Правило № 5. Задачи первой части разговора: а) привлечь внимание; б) добиться атмосферы взаимного доверия

Добиться устойчивого внимания непросто, потому что мы плохие слушатели. Больше любим говорить, чем слушать. Как же добиться внимания?

Если вы будете говорить только о ваших проблемах, не затрагивая интересов собеседника, на успех рассчитывать трудно. Подумайте, как связать ваш вопрос с проблемами собеседника или найдите, что его может заинтересовать в вашем предложении – иначе говоря, начинайте разговор с темы, интересующей собеседника.

Атмосфера взаимного доверия также совершенно необходима для позитивного исхода беседы. Недружелюбно настроенный собеседник будет отвергать даже разумные предложения, просто перенося на них негативное отношение к их автору. Создается атмосфера взаимного расположения несложными приемами.

Первое, с чего необходимо начать, – это пунктуальность инициатора беседы. Если приглашенному приходится дожидаться, то невольно накапливается раздражение, которое может вылиться в агрессивный настрой. Если же обстоятельства не позволяют вовремя начать беседу, необходимо известить об этом приглашенного, извиниться и предложить другое время встречи.

Способствуют непринужденной, доброжелательной атмосфере беседы такие слова, как "рад вас видеть", "хорошо, что зашли", похвалить за что-то, сделать комплимент.

Правило № 6. Подчиняйте свою тактику цели разговора

Направление беседы можно регулировать с помощью задаваемых вопросов. Вопросы можно поделить на закрытые и открытые.

Открытым называется такой вопрос, на который нельзя ответить односложно (да, нет, не знаю), а приходится, отвечая на него, рассказывать. Например: "Расскажите, пожалуйста...", "Что вам известно про...", "Как вы думаете...?", "А почему?", "Ваше мнение?", "Ваши предложения?", "Чем вы это объясните?"

Открытые вопросы являются незаменимыми, когда целью является получение информации.

Противоположностью открытым вопросам являются вопросы закрытые, т.е. такие, на которые необходимо ответить "да – нет". Такие вопросы эффективно использовать для достижения следующих целей: убедить, получить согласие, подвести к отказу от чего-либо, преодолеть сопротивление. Например, нужно дать поручение сотруднику, который (руководитель знает по опыту) будет спорить, доказывать, что это дело не входит в его обязанности и т. п. Возможен такой вариант диалога:

Руководитель: вы были на совещании по вопросу о...?

Подчиненный: Да, был.

Руководитель: Вы, конечно, обратили внимание на пункт четвертый решения?