Порядок документирования хозяйственных операций, движение и сроки передачи документов в бухгалтерию для принятия к учету регламентируются графиком документооборота.
Документооборот – опись документов и регламентация процесса их:
- создания,
- движения или получения от других подразделений, внешних контрагентов,
- утверждения,
- принятия к учету,
- обработки,
- передачи их в архив.
Т.е. документооборот – это движение документа от момента его составления до сдачи в архив.
Документооборот состоит из следующих потоков:
- поступающих (входящих) документов, например, товарная накладная и счет-фактура поставщика материалов, а также письма, запросы, справки от контрагентов;
- отправляемых (исходящих) документов, например, товарная накладная и счет-фактура продавца, передаваемые покупателю продукции, а также письма, запросы, справки передаваемые контрагентам;
- внутренних документов, например, приходный ордер, расходный кассовый ордер, а также документы, которые обеспечивают решение задач в пределах данной организации в виде протоколов, актов, докладных записок и т.д.
|
|
Основные этапы документооборота:
- составление и оформление документов;
- движение документов по рабочим местам;
- поступление документов в бухгалтерию;
- обработка документов в бухгалтерии;
- передача документов в архив.
Разрабатывается график документооборота, который утверждается руководитель организации и способствует усилению контрольной функции бухгалтерского учета. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке, обработке и хранению документов. Указывается, по каким инстанциям, и в какой последовательности проходит документ.
График документооборота:
а) обеспечивает контроль за оформлением документа, рациональным обеспечением условий труда;
б) устанавливает ответственность исполнителей за своевременное правильное создание документа, его исполнение и передачу в архив;
в) обеспечивает своевременное составление бухгалтерской отчетности.
Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно по окончании операции. Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает список лиц, имеющих право подписывать первичные документы.
Все документы, поступившие в бухгалтерию, тщательно проверяют. Только после бухгалтерской проверки документы могут служить основанием для записи на счетах. Неверно оформленные документы возвращают для исправления.
Каждый документ должен быть проверен:
|
|
Ø с формальной стороны – проверяется соблюдение формы, наличие и правильность заполнения реквизитов, включая подписи распорядителей и исполнителей;
Ø по существу – выяснение необходимости, целесообразности и законности операции, указанной в документе, соответствия ее плановым заданиям, сметам, нормативам и т. п.;
Ø арифметически – заключается в выявлении правильности вычислений и итоговых подсчетов в документах.
После указанных процедур производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в:
Ø группировке состоит в подборе и объединении первичных документов в однородные по содержанию;
Ø таксировке документов – это проставление в них наряду с количественными показателями операции ее денежного выражения (оценка операции);
Ø контировке – составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение переноса информации из документа на счета бухгалтерского учета.
Бухгалтерская обработка завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных документов.