Подотчетные лица - это лица, с которыми у работодателя есть трудовые отношения, то есть сотрудники организации, которые получают денежные средства под отчет для последующих расходов на определенные цели в интересах выдавшей организации. Соответственно, денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами.
Предприятие может выдавать денежные средства подотчетным лицам:
- на хозяйственные нужды;
- на командировочные расходы;
- на оплату представительских расходов.
П. 4.4 Положения ведения кассовых операции № 373-П запрещает выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам.
Приказ со списком подотчетных работников не издается. Выплата денежных средств в подотчет производится на основании заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме.
Наличные деньги выдаются подотчетному лицу на основании:
- документа, удостоверяющего личность (например, паспорта);
- доверенности и документа, удостоверяющего личность.
|
|
Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами в ведется на активно – пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», который предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Бухгалтерский учет расходов на командировку
Организация обязана возместить расходы, связанные с командировкой. К таким расходам относятся:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
- иные расходы, произведенные работником с разрешения работодателя (например, оплату услуг связи или почты).
Перед отправлением в командировку работнику выдается из кассы аванс (денежные средства) на командировочные расходы.
Дебет 71 Кредит 50
- выданы деньги в подотчет.
Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки
Унифицированные формы первичных документов по учету командировочных расходов:
№ Т -10 а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
№ Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
|
|
№ Т – 9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
№ Т – 10 «Командировочное удостоверение» - на его основании определяется фактическое время нахождения в командировке.
По суммам, полученным на командировочные расходы, срок сдачи отчета по форме № АО - 1 определен:
- тремя днями - для командировок в пределах территории Российской Федерации;
- десятью днями для загранкомандировок.
К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные документы:
- авиа- и (или) железнодорожные, автобусные билеты, подтверждающие расходы на проезд;
- счета гостиниц, подтверждающие расходы на проживание;
- другие документы, подтверждающие произведенные расходы.
При заграничных командировках к авансовому отчету прилагаются ксерокопии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы (подтверждающие время пребывания работника в загранкомандировке).
В случае зарубежной командировки документы, составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык.
Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, утверждение авансового отчета руководителем и окончательный расчет по нему осуществляются в срок, установленный руководителем.
На основании авансового отчета производится списание командировочных расходов (рис 3):
Рисунок 3. Списание командировочных расходов
На своевременно невозвращенные подотчетные суммы указывается проводка
Дебет 94 Кредит 71
Бухгалтерский учет представительских расходов
Представительские расходы - это затраты предприятия по приему и обслуживанию представителей других предприятий, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) организации.
К представительским расходам относятся затраты:
- по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;
- по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;
- по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;
- по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.
Представительские расходы учитывается в составе расходов по обычным видам деятельности и списываются проводкой:
Дебет 25, 26, 44 Кредит 71
- учтена сумма представительских расходов.
Бухгалтерский учет хозяйственных расходов
Под расходами на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.
Законодательство не устанавливает ограничений на суммы, выдаваемые работникам под отчет на хозяйственные расходы
Списание сумм выданных в подотчет на хозяйственные расходы на основании представленных авансовых отчетов отражается проводками:
Дебет 08, 07, 10, 41 Кредит 71
- оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.
Дебет 20, 23, 29 Кредит 71
- списаны расходы подотчетного лица, необходимые для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.
Дебет 25, 26 Кредит 71
- оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.
Дебет 44 Кредит 71
- затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции (товаров), учтены в расходах на продажу.
Дебет 91/2 Кредит 71
- затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов.
Сумма НДС по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, списывается проводками:
|
|
Дебет 19 Кредит 71
- учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц;
Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
- произведен налоговый вычет.
Налоговый вычет по НДС предоставляют только при наличии счета – фактуры поставщика товаров (работ, услуг).