Прием посетителей

Сложнее вести беседы, происходящие по инициативе подчиненных. Ведь руково­дитель не знает заранее, о чем пойдет речь, и иногда даже не знаком с посетите­лем. Первая задача, которая встает перед руководителем, — создание социального микроклимата, располагающего к доверительному разговору. Нужно дать собесед­нику свободно высказаться, не прерывая его репликами и вопросами без особой на то надобности; не отвлекаться на переговоры по телефону и с сотрудниками, ко­торые порой бесцеремонно заходят к руководителю, как бы не замечая сидящего

у него посетителя. Если просьбы или требования посетителя обоснованны, руко­водителю следует дать понять ему, что он готов в пределах его компетенции по­мочь в решении рассматриваемых вопросов. При этом следует избегать поспешных обещаний, которые могут оказаться невыполнимыми. Последующий неоднократ­ный перенос сроков исполнения обещания, даже по объективным причинам, толь­ко ухудшит взаимоотношения с подчиненным.

Если требование подчиненного выходит за пределы закона или действующих положений, то следует подробно и аргументированно объяснить посетителю его неправоту. Самыми сложными являются просьбы, сами по себе справедливые, но по объективным причинам невыполнимые в обозримом будущем. В этой ситуа­ции нужно либо отказать, либо дать заверение вернуться к этому вопросу позднее, когда могут появиться возможности его решения.

Не следует раздражаться по поводу «непонятливости» посетителя, не внемлю­щего доводам; ведь подчиненный может иметь преувеличенные представления о возможностях руководителя.

Следует избегать прерывания приема по «неотложным делам», изменения уста­новленных дней и часов приема без внесения соответствующих поправок в име­ющееся расписание.

При приеме посетителей важное значение имеет расстановка мебели в каби­нете и местоположение руководителя. Если он сидит за своим столом, а стулья для посетителей расположены с другой стороны стола, то это указывает на то, что раз­говор будет официальным, и подчеркивает субординационные отношения при об­щении. Если же руководитель хочет добиться от посетителя какой-то услуги или хочет обозначить разговор «на равных», ему целесообразно выйти из-за стола и сесть напротив посетителя.

Важно принимать во внимание и расстояние между руководителем и посети­телем, соблюдая социальную дистанцию (1,2-3,5 м).

Таблица 16.1. Рекомендации и предостережения (ЦелуйкоВ. М., 2007, с. 290-291)