Некоторые особенности заключения договора на поставку

Важным этапом внедрения систем АП является заключение договора на поставку. Необходимо уделить пристальное внимание данным договорам, особенно на случай расторжения сделки, чтобы гарантировать защиту ваших прав. В ряде случаев потребуется помощь юристов. Лучше составлять два раздельных договора, на поставку системы и ее обслуживание.

Требуйте, чтобы все требования к системе и ее компонентам были отражены в тексте договора. В данном случае вы будете юридически защищены при невыполнении поставленных условий поставщиком. Не следует соглашаться на 100% предоплаты, особенно если производится закупка нового программного или технического обеспечения. Внесение окончательной оплаты заказчик должен обусловить демонстрацией работы системы на своем предприятии.

В договоре следует остерегаться пункта об ответственности за несанкционированное копирование программного обеспечения, установленного на предприятии поставщиком. Особенность данного вида товара в том, что фактически пользователь берет его в аренду, без права последующей продажи. Опасения производителей программного обеспечения по поводу несанкционированного копирования весьма обоснованы. Так даже в провинциальных городах, в официально зарегистрированных торговых точках, можно всего за $2 приобрести оптический диск с AutoCAD 2000. В то время как даже учебные версии AutoCAD 2000 у дилеров стоят в пределах $200 (май 2001 г). Каждый сотрудник, имеющий доступ к вычислительной системе, в состоянии при некоторой сноровке произвести несанкционированное копирование программного обеспечения. Если он это сделает, вынесет за пределы предприятия и продаст, то ответственность может лечь на предприятие. Поэтому лучше, если поставщик сам обеспечивает невозможность несанкционированного копирования за счет установки защит. Тем более, что арсенал подобного рода средств весьма широк, и ваш поставщик, несомненно, владеет им.

Договор на поставку может содержать пункты, вынуждающие поставщика обеспечить в будущем свойства системы (если они в настоящее время недоступны), которые удовлетворят вашим потенциальным требованиям.

Хорошо составленный договор должен включать следующие пункты: конкретную и детализированную спе­цификацию функций системы; согласованный срок поставки; санкции, если согласованный срок будет нарушен или система не будет выполнять функций, отраженных в спецификации.

Как правило, поставщики систем АП включают в текст договора на поставку пункт об ограничении перемещений системы. Нежелательность перемещения обусловлена тем, что приходится отключать соединительные кабели, производить последующую сборку, подключение и тестирование. Поэтому заказчик должен ответственно подходить к выбору помещений для установки системы, учитывать при этом возможные изменения в структуре предприятия. Разумеется, помещение для установки ЭВМ и иных компонентов системы АП должно удовлетворять ряду специфических требований, о которых чуть позже.

Договор на обслуживание технического обеспечения можно не заключать, а работать по системе вызовов в случае поломок или сбоев, оплачивая каждый в зависимости от понесенных затрат. Однако, такой вариант не рекомендуется, поскольку в общем случае оказывается эквивалентным по затратам и менее удобным, чем техническое обслуживание по договору. Дело в том, что почасовые тарифы и затраты на ремонт (замену) деталей столь велики, что единичное обслуживание часто стоит так же дорого, как целый год технического обслуживания того же оборудования по договору. Обслуживание по вызовам также чревато более медленной реакцией на вызовы, связанные с отказами оборудования и отсутствием профилактических работ.

Самообслуживание также нежелательно, так как требует наличия в штате предприятия специалистов соответствующей квалификации и запаса деталей. Это может существенно увеличить капиталовложения на внедрение системы АП (хранение запаса деталей может добавить 10% к первоначальной стоимости системы).

Принимая окончательное решение, следует, безусловно, учитывать масштабы системы АП и вашего предприятия. Если у вас установлено несколько рабочих станций САПР, например, AutoCAD или Компас, то учитывая, что современные мини- и микро-ЭВМ, особенно собранные и протестированные в производственных условиях, могут месяцами работать без сбоев, может есть смысл работать по системе вызовов. Если у вас крупное предприятие, на котором развитые ремонтные службы для уже установленных систем, например АСУ, программно-управляемого оборудования, то может есть смысл, доукомплектовать сервисные службы специалистами соответствующего профиля и самим обслуживать систему АП. Во всяком случае, на АО АвтоВАЗ системы АП обслуживают свои специалисты.

Техническое обслуживание аппаратуры по договору возможно как поставщиком, так и ремонтными фирмами. У каждого варианта здесь также есть достоинства и недостатки. Достоинства при техническом обслуживании со стороны поставщика следующие: наличие специализированных сервисных служб, имеющих высокую квалификацию; быстрый до­ступ к запасным частям и комплектующим; внутрифирменные связи, позволяющие обратиться к нужным специалистам в случае возникновения нестандартных сбоев; сервисные службы владеют информацией о послед­них изменениях и, вероятно, будут под­держивать вашу систему на высоком техническом уровне.

Достоинства при обслуживании ремонтными фирмами: меньшие финансовые затраты; успешное обслуживание систем, состоящих из компонентов от разных поставщиков.

Следует проявить внимание к следующим вопросам. В договоре на техническое обслуживание желательно указать гарантированное время реакции с момента, когда вы сделали вызов. Внесение в договор такого пункта не означает, что техника обязательно будет починена за это время. Данный пункт обязывает откликнуться на вызов за указанный срок. Время обслуживания системы, указанное в договоре, должно быть согласовано с режимом работы системы на вашем предприятии. Если вы планируете двусменную работу системы АП разумно предусмотреть охват временем технического обслуживания обеих смен. Если предприятие сервиса в 17 ⁰⁰ закончило работу, а в 18 ⁰⁰ у вас произошел сбой, то ремонтные работы начнутся только на следующий день. Если при этом остановились производственные линии, то вы можете легко оценить убытки за 8 часов простоя.

Иногда предприятия сервиса предлагают как вариант гарантированное время на­работки на отказ. При включении в договор этого пункта необходимо учесть, что гарантией охватывается только то время суток, на которое заключено соглашение о техническом обслуживании. Кроме того, необходимо указать на обеспечение работоспособности тех компонентов системы, поломка которых может затормозить производственный процесс. Например, вышел из строя единственный графопостроитель, а система в порядке и нормально работает. Однако сдать работу вовремя не удастся из-за невозможности распечатки чертежей. Поэтому следует рассчитать время допустимых простоев системы и ее компонентов, прежде чем тратить лишние деньги на обеспечение гаран­тированного времени наработки на отказ. Бывает выгоднее поставить резервное оборудование или заключить договор на круглосуточное обслуживание при возникновении сбоя в системе. При внесении в текст договора пункта на круглосуточное обслуживание при сбое предприятие сервиса будет вести ремонт непрерывно, за счет привлечения резервного персонала, вплоть до устранения поломки. Если неисправность возникла в пятницу, устранена в субботу, за счет организации сверхурочных работ можно поправить ситуацию в выходные.

Можно рекомендовать включение в договор о техническом обслуживании пункта о привлечении вышестоящих, вплоть до разработчиков системы, специалистов через обусловленное время простоя. В ряде случаев, сотрудники филиала не в состоянии без привлечения помощи со стороны справиться с отказом системы, но руководству, как правило, политически невыгодно быстро признать свою несостоятельность перед вышестоящей инстанцией. При наличии в договоре такого пункта вы будете застрахованы от длительных простоев.

Договор о техническом обслу­живании программного обеспечения в общем случае подразумевает, что вы не являетесь его собственником, а только арендуете и имеете право на поддержку техническим обслуживанием, если в программном обеспечении обнаружены ошибки. Поиск ошибок в программном обеспечении является более трудным и длительным, чем решение проблем с техническим обеспечением. Иногда на это уходят месяцы. Многие ошибки остаются не найденными до тех пор, пока не выпускается новая версия программного обеспечения. Уровень обязательств поставщика по договору относительно поддержки программного обеспечения должны быть пропорциональными уровню зависимости вашей экономической деятельности от программного обеспечения. Важно включить в договор фразу, утверждающую, что поставщик будет исправлять ошибку, или обеспечивать «обходной» вариант, или принимать некие иные меры, если у вас возникнут проблемы с программным обеспечением. Рекомен­дуется пункт о привлечении специалистов более высокого уровня, аналогично обслуживанию технического обеспечения. Вообще, старые, утвердившиеся фирмы проявляют большую заботу об обслуживании своего программного обеспечения, да и программные продукты у них содержат меньше ошибок, более доработаны.

Следует иметь доступ к исходному тексту программного обеспечения (для на­дежности) на случай банкротства поставщика. В тех случаях, когда поставщик обеспечивает исходный текст, ваши программисты могут обеспечить определенную степень технического обслуживания программного обеспечения. Впрочем, любые изменения и поправки, вносимые ими в программное обеспечение, не станут частью официальной вер­сии программного обеспечения поставщика. Поэтому: поставщик не будет обслуживать модифицированную вами версию и может аннулировать гарантию; поставляемые вам последующие версии программного обеспечения не будут со­держать ваших изменений, и поэтому ваши программисты будут вынуждены каждый раз вносить эти изменения; изменения могут неявно повлиять на систему, вызвав неожиданные необъяснимые сбои. Поэтому, в отличие от обслуживания своими силами технического обеспечения, лучше держать руки подальше от программного обеспечения, если предлагаемые изменения не настолько тривиальны, что их внесение или удаление является делом нескольких минут.

Не рекомендуется заключать с вашими собственными клиентами договора, если программное обеспечение, требуемое для реализации обязательств по ним, не проверено в производственных условиях. Если система работает некорректно, и ваши клиенты понесли из-за этого ущерб, то ответственность будет возложена на вас, а не на поставщика программного обеспечения.

Все большее количество предприятий попадают в зависимость от своих информационных систем. Автор был свидетелем в высшей степени эмоциональной реакции сотрудников бухгалтерии на исчезновение баз данных в 1С бухгалтерии в самом конце квартала. Точно так же, как неисправный компьютер, программное обеспечение (или операционная система), если оно функционирует неправильно, остановит работу системы АП. Поэтому многие пользователи начинают требовать столь же обязательного охвата отказов программного обеспечения, что и отказов аппаратуры. Поставщики работают в направлении обеспечения более компетентной поддержки. К числу способов усиления поддержки программного обеспече­ния относятся: круглосуточная прямая телефонная связь по проблемам программного обеспечения; соединения с сетью поставщика, позволяющие ему искать не­исправности в вашей системе со своего предприятия; пункт в договоре о штрафе за отказ программного обеспечения; ограничение времени реакции на сообщение о неисправности программного обеспечения (обещание поставщика по крайней мере, попытаться ликвидировать эту неисправность, в пределах установленного лимита времени); пункт о привлечении специалистов более высокого уровня.

Очевидно, лучше всего предусмотреть большинство из этих мер в вашем договоре. Однако это будет стоить дороже. Любые виды договоров о техническом об­служивании являются просто страховками. Они не гарантируют отсутствие сбоев, просто переносят риск на других за определенную плату.