Подготовка к переговорам. Место проведения переговоров. Начало переговоров. Процесс переговоров

Любые виды деловой активности основываются на деловом общении, которое предполагает решение ряда стратегических и тактических задач с целью дальнейшего обоюдовыгодного сотрудничества.

Одна из таких важнейших задач – создание имиджа компании. Имидж компании складывается в результате многочисленных контактов специалиста или компании с деловыми партнерами. Поэтому нередко допущенная ошибка, непродуманное действие, неверное поведение во время переговоров могут привести к формированию негативного впечатления о компании, которое впоследствии сложно изменить.

Избежать подобных неприятностей поможет знание правил этикета подготовки и проведения переговоров.
Рассмотрим более подробно некоторые правила.

1. Правила встреч делегаций

Итак, деловые переговоры начинаются с того момента, когда одна из сторон выступила с предложением обговорить детали и условия сотрудничества. Когда вторая сторона принимает такое предложение, наступает один из важных моментов – подготовка к переговорам. Оттого насколько тщательно будут подготовлены переговоры, зависит не только их конечный результат, но и сам процесс их проведения.

Подготовка к переговорам включает в себя два основных этапа: решение организационных проблем и проработку самого процесса переговоров.

К организационным вопросам относятся следующие: повестка дня, дата, время начала переговоров, количество переговорных раундов, регламент переговоров, место проведения переговоров, состав участников и их полномочия.

Программа переговоров должна быть четкой, ясной и по возможности детальной. За составление такой программы, как правило, отвечает лицо, ответственное за прием делегации, и утверждается руководством компании. Программа включает в себя следующие пункты:

Встреча и проводы делегации

Размещение в гостинице

Питание, транфер, культурная программа

Деловая часть

Состав участников переговоров с обеих сторон

Ответственные за проведение мероприятия

Разработанную программу необходимо согласовать с приезжающей стороной, немаловажным моментом в этом процессе является уточнение и согласование вопросов:

Кто будет вести протокол переговоров