2015-06-05
507
Разумеется, что самый важный этап организации переговоров – это собственно подготовка самих переговоров.
Во-первых, для организации встречи необходимо точно знать должности и ранг приезжающих. Незнание этого может привести к занижению статуса самих переговоров, что неблагоприятно повлияет на их ход. Подобное недоразумение может даже привести к отказу от заключения торговой сделки.
Во-вторых, необходимо учитывать, что зарубежные делегации приезжают на сравнительно непродолжительный срок – не более пяти рабочих дней, поэтому следует провести деловые встречи в интенсивном режиме. Это будет полезно как для зарубежных партнеров, так и для российской стороны.
Наилучшим временем начала переговоров считается время с 10.00 до 12.30 и с 15.00 до 18.00. Если назначить встречу позднее 12.30, то это может быть расценено как приглашение по окончании переговоров на обед, а позднее 18.00 – на ужин.
Помните, что принимающая сторона должна быть в сборе за 5-7 минут до начала запланированного времени переговоров.
Процесс переговоров включает в себя три обязательных этапа.
Официальное представление присутствующих и обмен визитными карточками.
Ознакомление гостей с программой их пребывания. На этом этапе происходит обмен мнениями и пожеланиями, и окончательно согласуется программа пребывания.
Переговоры. Целесообразно дополнительно предоставить гостям программу переговоров, которая предварительно была направлена и согласована с деловым партнером.
Оптимальное время проведения одного раунда переговоров – не более 3 часов.
За 10-15 минут до окончания заседания производится оперативное уточнение графика работы и подводятся предварительны итоги работы, после чего объявляется перерыв (кокус). После перерыва заседание возобновляется, и полномочия председательствующего руководителя одной стороны передаются руководителю другой стороны. Перерывы между заседаниями, как правило, используются для подготовки необходимых документов.
По окончании процесса переговоров делегации фотографируются, обмениваются подарками и дают интервью представителям СМИ, после чего обычно принимают участие в торжественно приеме.
