Объяснительная записка

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Текст таких записок должен быть убедительным, содержательным.

Структура объяснительной записки:

- кому адресована: должность, Ф.И.О;

- кем написана: Ф.И.О., должность;

- с какого времени работает в данной организации;

- вид нарушения;

- изложение причин, обстоятельств нарушения;

- дата нарушения.

ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА

Директору центра «Кадры»

Иванову Н. И.

преподавателя

Григорьева Г.И.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

о срыве занятий в группе секретарей-референтов

09.04.98 г. на занятия по делопроизводству пришло только трое слушателей из состава группы 19 человек.

В результате этого занятие пришлось отменить.

Преподаватель Г.И. Григорьев

Деловое письмо

Автор делового письма - лицо юридическое. Цель письма - информировать и убедить адресата. Деловое письмо, как правило, составляется по одному конкретному вопросу.

Структура делового письма:

1. Заголовок:

1) адрес отправителя (чаще всего есть на типографском бланке);

2) официальное обозначение адресата.

2. Обращение.

3. Основная часть:

1) повод для письма;

2) конкретные предложения, просьбы, рекомендации или ответная
реакция на предложения партнера.

4. Заключение:

1) выражение надежды на ответ, на положительное решение вопроса;

2) подпись с указанием должности.

Протокол

Решение, принятое коллективом, обретает законную силу после того, как оно официально зафиксировано в соответствующем документе. Таким документом является протокол совещания (заседания, собрания).

Структура протокола:

Протокол №_________ От______________ (дата) Заседания_______________ Председатель:____________ Секретарь:________________ Присутствовали:_______________ Повестка дня: 1. Тема рассматриваемого вопроса, форма предъявления информации (доклад на тему..., отчет о...). Фамилия, инициалы докладчика. 2. Дополнительные вопросы, выносимые на обсуждение (возможно: «Разное»). Слушали: Ф.И.О.______________ Текст выступления прилагается или записываются основные мысли выступающего. Выступили: 1. Ф.И.О.________ (замечания, одобрение, предложения по поводу выступления). 2.... Постановили: 1. Утвердить... 2. Установить сроки... 3.... Далее по каждому из следующих вопросов повестки дня соблюдается тот же принцип записи: слушали - постановили. Председатель подпись Секретарь подпись

В постановляющей части важно точно формулировать каждый пункт, чтобы исключить возможность неоднозначного толкования.

Отчеты

Отчеты о своей деятельности помогут вам:

• понять, что получилось хорошо и почему;

• выделить те способы деятельности, которые были не такими эффективными, как вы надеялись. Это надо для того, чтобы вы могли избежать повторения ошибок в будущем;

• поразмыслить над результатами своей деятельности и найти способы, которые позволили бы подойти к ситуации иначе.

Отчеты наиболее эффективны, если вы:

• обращаетесь к своим первоначальным целям;

• даете детальные комментарии;

• описываете примеры предпринятых вами действий.

Отчеты имеют смысл в том случае, если вы:

• честно и критично оцениваете свою деятельность;

• получаете отзывы, касающиеся вашей деятельности, от других;

• реалистично смотрите на то, что может, а что не может быть достигнуто.