Аналітичний облік запасів на складі та в бухгалтерії

Запаси на підприємствах зберігаються у спеціалізованих та інших місцях зберігання (склади, комори тощо). Склади можуть бути загального та спеціалізованого призначення (центральні, проміжні, експедиторські та інші). Організація зберігання запасів на підприємстві здійснюється залежно від виду запасів, технології виробництва, умов постачання, умов збуту тощо.

Для запасів, що не належать підприємству, виділяються окремі місця зберігання від інших запасів.

Кожному складу присвоюють постійний номер, який надалі зазначається на всіх документах при оформленні операцій з руху запасів на даному складі.

Приймання, зберігання, відпуск та облік запасів в місцях їх зберігання здійснює матеріально відповідальна особа.

Керівник підприємства відповідно до Закону України „Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” затверджує перелік посадових осіб, яких наділяє правом підписувати документи на отримання та відпуск з місць зберігання запасів, давати дозвіл на вивезення запасів з підприємства та отримання їх від інших підприємств.

При прийманні запасів матеріально відповідальна особа проводить перевірку відповідності запасів асортименту, кількості, вазі, обсягу площі і якості, які зазначені у супровідних документах.

В місцях зберігання кожна однорідна група (вид) запасів повинна позначатися матеріальним ярликом (форма № М-16), який прикріплюється до місця зберігання запасів.

Матеріально відповідальними особами у місцях зберігання запасів ведеться кількісний облік руху запасів (крім підприємств, які застосовують метод ціни продажу).

Облік запасів на складі повинен здійснюватися із застосуванням картки складського обліку матеріалів (форма № М-12).

Картки складського обліку оформляються матеріально відповідальною особою в одному примірнику на основі первинних документів у відповідності з номенклатурою запасів. Записи в картці роблять у день, коли оприбутковано або відвантажено матеріали на основі первинних документів.

Якщо протягом дня відбулось декілька однакових (або однорідних) операцій за кількома документами, може бути зроблено один запис з відображенням номерів документів або номера реєстру, який складається за цими документами, та загальної кількості запасів. При незначній номенклатурі запасів замість карток складського обліку може застосовуватися книга обліку залишків запасів на складі.

У визначений термін матеріально відповідальні особи подають усі первинні документи з надходження та вибуття запасів до бухгалтерської служби.

На підприємствах, які відображають запаси за оперативно-бухгалтерським методом, для відображення залишків запасів на складі підприємства на кінець звітного періоду може застосовуватися відомість обліку залишків матеріалів на складі (форма № М-14). Відомість заповнюється на підставі даних карток складського обліку матеріалів, перевіреними бухгалтерією. Відомість обліку залишків матеріалів на складі комірник подає до бухгалтерії у встановлений строк (зазвичай раз на місяць – на кінець звітного періоду) у двох примірниках. Дану відомість складають у кількісному вираженні за тими матеріалами, за якими відбувався рух у звітному місяці. Правильність оформлення первинних документів і складання відомості залишків бухгалтерія перевіряє відразу ж після їх одержання. Потім один примірник відомості із зауваженнями і вказівками повертають на склад.

Замість відомості залишків матеріалів на складі матеріально відповідальна особа має право звітувати перед підприємством за іншим документом – матеріальним звітом (форма № М-19). Матеріальний звіт складає матеріально відповідальна особа винятково в кількісному вираженні та в одному примірнику й подає до бухгалтерії після закінчення місяця. Розцінку надходження й використання матеріалів бухгалтерія проводить безпосередньо в матеріальному звіті. До матеріальних звітів, як правило, включають всі матеріали, які були і є на складі, незалежно від того, був рух цих матеріалів у звітному місяці чи ні.

Разом із матеріальним звітом до бухгалтерії подають усі первинні документи на оприбуткування й відпуск матеріалів із зазначенням кількості документів та їх номерів окремо щодо приходу й видатку.

З метою своєчасного проведення уцінки запасів, а також для контролю за відхиленням фактичного залишку запасів від встановлених норм та виявлення запасів, що тривалий час не використовуються, може застосовуватися сигнальна довідка (форма № М-18).

Перевірка фактичної наявності запасів, їх стану та умов зберігання забезпечується інвентаризацією. Проведення інвентаризації здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 28.02.2000 р. № 419 “Про затвердження Порядку подання фінансової звітності” та Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 11.08.1994 р. № 69.

Інвентаризаційний опис товарно-матеріальних цінностей (форма № М-21) оформлюють при знятті натуральних залишків товарно-матеріальних цінностей за кожним окремим складом, ділянкою, об’єктом, які знаходяться у матеріально відповідальної особи. В описі вказують найменування матеріалів, їх номенклатурні номера, тип, сорт, розмір та інші ознаки.