При согласовании заголовков дел следует учитывать, что

- заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

- заголовки типа "Общая переписка", "Разные документы", "Справочные материалы" и т. п. не допускаются.

- заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться.

Состав заголовка дела образует следующие документы:

- название вида (журнал, переписка и т. п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. п.);

- название предприятия или его структурного подразделения;

- краткое содержание документов дела;

- название территории (местности), с которой связанно содержание дела;

- даты, (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово " Копии " - в конце заголовка.

Например: " Приказы главврача больницы по основной деятельности за 2005 год. Копии ".

В заголовке дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность учитывается во множественном числе. Например: "Протоколы заседания аттестационной комиссии за 2005 год".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: "Переписка с Мосбизнесбанком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности ".

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: "Годовой план больницы скорой медицинской помощи по капитальным вложениям на 2005 год".

В наименованиях дел, содержащих организационно - распорядительные документы, указывается вид документа и автор. Например: "Приказы главного врача по личному составу за 2005год".

В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в качестве заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: "Документы о приеме, сдаче и описании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)".

Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

В номенклатуру дел предприятия также включаются картотеки, журналы учета документов.

Графа 3 "Количество томов" заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 "Срок хранения и номер статьи по перечню" указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки: о не заведении дел ("Дело не заведено"), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, на которых взяты сроки хранения документов.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, но сформированных в течение календарного года в организации.

По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.