Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий.

При составлении номенклатуры дел организациям необходимо основываться на основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Номенклатура дел организации разрабатывается специалистом, ответственным за работу с документами, утверждается руководителем учреждения и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Различают три вида номенклатуры дел:

- типовую,

- примерную,

- номенклатуру дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы.

Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласовывается с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на ответственное хранение и утверждаются руководителем организации.

Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации или с ее руководителем.

Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает реквизиты:

- наименование вида документа

- дата,

- индекс,

- место составления,

- гриф утверждения,

- заголовок к тексту,

- текст,

- подпись,

- гриф согласования.

Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф:

- индексы дел;

- заголовки дел;

- количество дел (томов, частей);

- номер статьи по перечню;

- примечание.

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дел (томов и № статьи по перечню)	Примечание

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

- индекс структурного подразделения предприятия или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

- - порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности;

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названия разделов номенклатуры дел являются наименованиями структурных подразделений или направлениями деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно - распорядительную документацию, далее - содержащие плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.