Основные требования к составлению номенклатуры дел

Для обеспечения правильного и качественного составления номенклатур дел персоналу служб делопроизводства следует учитывать определенные требования к организации этой работы и методике ее проведения. Составлению номенклатуры дел должна предшествовать серьезная подготовительная работа по изучению состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности учреждения.

Наименование дел в номенклатуре должно кратко, четко и конкретно отражать состав и содержание документов, которые предполагается группировать в дела. Заголовок дела должен отражать содержание документов в сочетании с определенным видом этих документов.

События, факты, зафиксированные в документах, должны быть отражены в наименованиях дел с точностью, исключающей возможность различных толкований. Наименование дела должно ясно ориентировать, какие документы могут быть включены в него и какой статье перечня это наименование соответствует.

Вносить в номенклатуру наименование дел, которые не дают представления об основном содержании и видах документов, нельзя. Составление заголовков типа "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т.п. не допускаются.

Заголовок дела проектируется на основе изучения содержания комплексов документов, образовавшихся в предыдущие годы или использования классификатора вопросов деятельности учреждения.

Термин "дело" употребляется в заголовке, когда объединяют различные по видам документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу.

ФОРМИРОВАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.