Документаційне забезпечення наради

Підготовка документів для учасників наради має за мету:

- скоротити час на викладення доповіді;

- переконатися в тому, що усі ознайомлені з положеннями і фактами, які обговорюватимуться на нараді;

- сконцентрувати увагу учасників на тих питаннях, які доповідач вважає основними.

Документи, які перед початком наради роздають учасникам, містять основні тезиси, висновки, пропозиції, а також описи, витяги з директивних і нормативних документів, статистичний матеріал, схеми тощо.

Відповідальним етапом проведення наради є протоколювання, тобто фіксація процесу обговорення внесених до порядку денного питань.

Під час наради, або відразу після її закінчення необхідно зібрати тексти доповідей та тези виступів, що не були подані організаторам заздалегідь. Фіксувати хід наради можна з допомогою стенографування, аудіо- та відеозапису.

Стенограма і фонограма - дослівний запис усіх виступів, запитань, відповідей, реплік. До такої роботи слід запросити фахівців. При стенографуванні і аудіозапису слід враховувати, що стенографістки можуть не знати прізвищ усіх, хто виступав, подавав репліки і ставив запитання. За аудіозаписом не завжди можливо визначити по голосу, хто саме говорив, якщо людину не відрекомендували. Тому необхідно фіксувати під час наради прізвища всіх промовців, що дасть можливість ідентифікувати кожний виступ. У розшифровані стенограми і фонограми, як правило, вносять редакційні виправлення. Втім, це досить дорогий вид документування. Його доцільно використовувати лише під час проведення важливих заходів, коли передбачено публікацію матеріалів наради.

Протокол - організаційно-розпорядчий документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на нарадах.

Протокол оформлюють на підставі записів, зроблених під час засідання. У тих випадках, коли засідання стенографують або здійснюють аудіозапис, протокол складають після розшифрування записів. Вести запис під час засідання має секретар або спеціально призначений співробітник. Від його кваліфікації, вміння усвідомити обговорювані питання і розібратися в їх суті залежить якість запису виступів. Тому призначення особи, яка вестиме протокол, є відповідальною частиною підготовки засідання.

Протокол оформлюють на загальному чи спеціальному бланку установи або на чистих аркушах паперу. До формуляра входять: назва установи-автора, назва виду документа (протокол), дата, номер, місце проведення наради, заголовок, текст, підписи.

У протоколі проставляють дату проведення наради, а не остаточного оформлення або підписання протоколу. У випадку, коли засідання триває кілька днів, зазначають дату початку і закінчення засідання.

Номер протоколу є порядковим номером проведення наради від початку календарного року (у навчальному закладі - від початку навчального року).

У реквізиті "місце проведення засідання" зазначають місто, де відбулося засідання.

Заголовок протоколу відповідає на запитання "чого?" і містить зазначення виду колегіальної діяльності (нарада, засідання, збори) та назву колегіального органу в родовому відмінку. Назву виду засідання узгоджують з назвою колегіального органу. Заголовок пишуть з великої літери (наприклад: "Наради директорів", "Засідання колегії", "Зборів трудового колективу").

Після оформлення заголовка (це можна зробити до початку проведення наради) розпочинають складання тексту. Текст протоколу розподіляють на дві частини:

перша - вступна, де зазначають прізвище та ініціали головуючого, секретаря, присутніх осіб і порядок денний;

друга - основна, де фіксують хід наради.

Слова "Голова", "Секретар" друкують (одне під одним) без абзацного відступу з великої літери; після тире зазначають прізвища та ініціали головуючого й секретаря. Наприклад: Голова - Чернова С.О.. Секретар - Гончаренко Т. М.

У протоколі наради постійно діючого колегіального органу список присутніх постійних членів складають в алфавітному порядку без зазначення посад. Далі записують прізвища запрошених осіб із зазначенням їхніх посад. У протоколах розширених зборів і засідань, на яких присутні понад 15 осіб, вказують лише кількість учасників, а список із прізвищами додають, про що роблять відповідний запис у протоколі. Наприклад: Присутні: 48 осіб (список додається).

Далі наводять порядок денний. У цій частині протоколу перелічують питання, винесені на нараду. Слова "Порядок денний" друкують без абзацного відступу, в кінці ставлять двокрапку. Кожне питання нумерують і друкують з абзацу. Формулювання питань порядку денного, як вже зазначалося вище, може починатися з прийменника "про", але можливий і інший варіант, коли питання формулюють у називному відмінку. Після кожного питання зазначають прізвище та ініціали доповідача.

У ряді випадків, наприклад, при протоколюванні великих нарад порядок денний може бути доданий до протоколу. Тоді його не вносять до тексту, а роблять лише посилання:

Порядок денний засідання додається.

Основна частина тексту протоколу поділяється на розділи, що відповідають пунктам порядку денного.

У кожному розділі мають бути такі частини: "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "УХВАЛИЛИ", ("ВИРІШИЛИ").

Ці слова зверху та знизу відокремлюють двома інтервалами й друкують великими літерами, кожне з нового рядка без абзацного відступу, після них ставлять двокрапку.

Словом "СЛУХАЛИ" починають кожний розділ. Його друкують в одному рядку з цифрою, що позначає порядковий номер питання.

Прізвище та ініціали доповідача та тих, хто брав участь в обговоренні, зазначають з нового рядка з абзацу (після прізвища з ініціалами ставиться тире). При цьому посаду доповідача не вказують, тому що вона вже зазначена в порядку денному. Після прізвища та ініціалів тих, хто бере участь в обговоренні, посаду краще зазначити.

У протоколі мають фіксуватися всі міркування щодо розглядуваних питань і всі ухвалені рішення.

Зміст виступів викладають від третьої особи однини. За наявності текстів (або тез) доповідей і виступів їх додають до протоколу, а через тире після прізвища доповідача зазначають:

Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається.

Після кожного виступу в протоколі фіксують запитання (якщо вони були) і відповіді в порядку надходження, наприклад:

Баліка С. В.- яких заходів вжито щодо ліквідації аварії?

Іванова К. М. - о 6-й годині ранку відновлено енергопостачання.

Якщо через припинення обговорення учасники, які мали виступити, не отримали слова, вони передають головуючому на засіданні письмові доповіді, пропозиції, зауваження, що додаються до протоколу.

Наприкінці кожного розділу записують рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти й підпункти, які нумерують арабськими цифрами. Рішення, як і всі розпорядчі документи, має бути конкретним і містити складові частини: кому, що зробити і в які терміни.

У деяких випадках, а при виборах посадових осіб - обов'язково, у протоколі зазначають результати голосування з кожного пункту окремо.

За наявності особливої думки щодо прийнятого рішення, її можна викласти на окремому аркуші, підписати та додати до протоколу. У протоколі після запису відповідного рішення наводять особливу думку.

За обсягом фіксованих даних протоколи поділяють на стислі та повні.

Стислий протокол містить зазначення прізвища доповідача, тему доповіді, прізвища промовців, рішення. За такими протоколами важко судити про перебіг наради. Стислий протокол доцільно оформляти тільки за наявності стенограм або коли тексти доповідей і виступів додають до протоколу. Стисло протоколюють також оперативні наради.

Повний протокол містить записи виступів доповідачів та інших учасників наради, відбиває роботу колективу, процес вироблення рішення в зіткненні думок, у дискусіях. У повному протоколі фіксують також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Під час засідання, звичайно, складають лише чернетку протоколу. У п'ятиденний термін протокол уточнюють, вивіряють згідно зі стенограмами і аудіозаписами, редагують та оформлюють. Якщо до протоколу додають стенограму, то про це роблять запис після першої частини протоколу: "Нарада у заступника голови комітету стенографувалася. Стенограма додається". Остаточно підготовлений протокол підписують голова і секретар.

Рішення колегіальних органів доводять до виконавців у вигляді окремих документів - постанов і рішень; в установах, що діють на основі єдиноначальності, оформлюють наказами. У решті випадків роблять витяги з протоколів.

Протоколи формують у справи разом з документами (по одному примірнику), створеними в процесі підготовки засідання: порядком денним, запрошеннями, списками учасників засідання і запрошених осіб, доповідями або тезами виступів, довідковими матеріалами з обговорюваних питань, проектами рішень і підсумкових документів та іншими документами, переданими учасниками під час засідання.