Создание своего списка для автозаполнения

По дисциплине: «Информационно-коммуникативные технологии в профессиональной деятельности»

Практическая работа № 5

Тема: «Использование встроенных функций и операций в Excel. Использование логических функций»

Цель работы: получить практические навыки работы в программе Ms Excel, вводить и редактировать стандартные функции ЭТ Закрепить навыки использования логических функций.

Исходные данные:

ПК с конфигурацией не ниже требований:

· Процессор - Intel Pentium 333, Тактовая частота -333 Мhz, Кэш память- 128 Кб, шина -100 Mhz; Память - 128 Мб DIMM; Винчестер - 10 Gb;Видео карта TRIDENT 9806; Монитор; Клавиатура; Мышь Genius.

• Программное обеспечение: Операционная система Windows NT/XP. Приложения MS Office 2003 / 2007: MS Excel.

Перечень справочной литературы:

1. Михеева Е.В. Практикум по информационным технологиям в профессиональной деятельности: Учеб. Пособие для сред. проф. образования. – М.: Издательский центр «Академия», 2004.-256с.

2. Гончаров А. Microsoft EXCEL 97 в примерах - С-Пб: Питер, 1997.

Угринович Н., Босова Л., Михайлова Н. Практикум по информатике и информационным технологиям - М:Бином. Лаборатория Знаний, 2002

Краткие теоретические сведения

Автозаполнение ячеек.

Очень удобным средством, которое используется только в MS EXCEL, является автозаполнение смежных ячеек. К примеру, необходимо в столбец или строку ввести названия месяцев года. Это можно сделать вручную. Но есть гораздо более удобный способ:

· Введите в первую ячейку нужный месяц, например январь.

· Выделите эту ячейку. В правом нижнем углу рамки выделения находится маленький квадратик – маркер заполнения.

· Подведите указатель мыши к маркеру заполнения (он примет вид крестика), удерживая нажатой левую кнопку мыши, протяните маркер в нужном направлении. При этом радом с рамкой будет видно текущее значение ячейки.

Если необходимо заполнить какой-то числовой ряд, то нужно в соседние две ячейки ввести два первых числа (например, в А4 ввести 1, а в В4 – 2), выделить эти две ячейки и протянуть за маркер область выделения до нужных размеров.

Создание своего списка для автозаполнения

Наряду со встроенными в Excel списками автозаполнения, можно создать и свои списки. Например, Вы часто заполняете шапку таблицы словами: Дата, Артикул, Цена, Сумма. Можно их вписывать каждый раз или копировать откуда-то, но можно сделать и по-другому. Для того, чтобы иметь возможность быстро вносить в ЭТ списки фамилий или наименований товаров, можно создать такой список для автозаполнения.

Порядок действий:

1. Выбрать команду меню ФАЙЛðПАРАМЕТРЫ EXCEL.

2.В диалоговом окне ПАРАМЕТРЫ выбрать вкладку ОСНОВНЫЕ.

3.В правом поле выбрать кнопку ИЗМЕНИТЬ СПИСКИ. В открывшемся диалоговом окне ввести свой список, разделяя элементы списка запятыми.

4.Если в таблице уже есть готовый список, то в этом диалоговом окне в нижней части в поле ИМПОРТ СПИСКА ИЗ ЯЧЕЕК указать диапазон ячеек со списком и нажать кнопку ИМПОРТ.

В результате перед Вами что-то вроде этого (рис.1)

рис.1

Выбираете пункт НОВЫЙ СПИСОК – ставите курсор в поле Элементы списка и заносите туда через запятую наименования столбцов, как показано на рис.1. Нажимаем Добавить.

Теперь остается проверить в действии. Пишем в любую ячейку слово Дата и протягиваем, как описано выше. Excel заполнил нам остальные столбцы значениями из того списка, который мы сами только что создали. Вы можете изменять и удалять, созданные Вами списки, добавлять новые.