Консолидация

Бірнеше парақтар нәтижелері бойынша қортынды жасау және есеп құру үшін жеке парақтардағы деректерге негізгі парақта консолидация жасалады. Консолидация жасалатын парақтар негізгі парақ орналасқан кітапта, немесе басқа кітапта болуы мүмкін. Консолидациялаған деректерді жаңартуды және жалпылауды үнемі не қажеттілікке байланысты жүргізуге болады.

Мысалы, әр аймақтық өндірістердің шығыс парақтары болса, онда консолидацияны осы деректерді шығыс корпоративтік парағына айналдыруға болады. Бұл негізгі парақта барлық өндірістер бойынша жалпы және аралық сату көлемдері, қоймадағы ағымды тауарлар саны және жоғары сұранысты өнімдер жөнінде мәліметтер орын алуы ммкін.

Деректерді консолидациялаудың екі әдіс жолы бар.

Орналасуына байланысы консолидация. Бұл әдісті қолдануға болады, егер әртүрлі көздегі деректер бір текті реттелген болса және олар бір шаблонмен дайындалған болса, яғни бағандар мен жолдар бірдей аталған болса.

Категорияға байланысты консолидация. Бұл әдіс қолданылады, егер әртүрлі көздегі деректер әртүрлі реттелген болса, бірақ бағандар мен жолдар бірдей аталған болса (мысалы, кестелер бірдей үлгімен жасалған бірақ элементтері әртүрлі немесе элементтерінің саны әртүрлі).

Деректерді консолидациялау үшін «Деректер» қосымшасының «Деректермен жұмыс» тобындағы «Консолидация» бұйрығы қолданылады. Консолидация жасау үшін формулаларды немесе жинақтау кесте есебін пайдалануға болады.

Консолидациялау жүргізу үшін орындалады:

1) Консолидацияланатын әрбір парақта деректерді төменде көрсетілгендей дайындау керек.

· Деректердің барлық диапазондары тізімдік пішім түрінде көрсетілуі керек: бағандардың бірінші жолында баған есімдері жазылған, басқа жолдарда біртекті деректер орналасқан, бос жолдар мен бағандар жоқ.

· Әрбір диапазон бөлек парақтарда болуы қажет. Диапазондар консолидация жасалатын парақта болмауы керек.

· Диапазондардың үлгілері бірдей болуы қажет. Егер консолидация жиі жасалып отырылуы керек болса, онда парақтарды бірдей үлгілі шаблон көмегімен жасаған дұрыс.

2) Негізгі бетте консолидацияланған деректер орналасатын аумақтың жоғарғы сол жақ бұрышын шерту.

3) «Деректер» қосымшасының «Деректермен жұмыс» тобындағы «Консолидация» бұйрығын орындату. «Консолидация» сұқбат терезесі шығады (сурет. 9).

4) «Функция» өрісіндегі стрелканы шертіп, ашылған тізімнен қортынды функциясын таңдау.

5) Егер консолидация жасалатын деректер бар парақтар сол кітаптың ішінде болса, төмендегі әрекеттерді орындау керек:

А) Парақтағы деректерді белгілеуге мүмкіндік алу үшін «Сілтеу » өрісіндегі сұқбат терезесін кішірейтіп жабатын тиекті басу;

Б) Деректері консолидацияланатын беттің жарлығын шертіп, ондағы кестенің қажетті диапазонын белгілеп, «Консолидация» сұқбат терезесін толық ашу тегін шерту;

В) «Консолидация» сұқбат терезесінде «Қосу» тиегін шерту және А мен Б әрекеттерін барлық қажетті диапазондарды қосу үшін қайталау;

Г) Консолидацияны жаңарту әдісін таңдау:

· «Бастапқы деректермен байланыс құру» алдына жалауша қойылады;

· «Есім ретінде қолдану» тобында бастапқы диапазондардың қай жерінде есімдер орналасқанын көрсету үшін не «Жоғарғы жолдағы жазулар», не «Сол жақ бағандағы мәндер», не олардың екеуінің алдына жалауша қою керек.

5. Жинақтау кестесі және диаграммасы.

Консолидациялауға арналған диапазондар бойынша жинақтау кестесін және диаграммасын құруға болады. Жинақтау кестесінің есебі Microsoft Excelдің қортынды деректер бар және талдау жасауды жеңілдететін интерактивті есебі. Бұл әдіс категория бойынша консолидация жасауға ұқсас, категорияларды реттеуге мүмкіндік тудырады.

Жинақтау кестесі есебі өте үлкен деректер жиынының қосындысын есептеу қажет болғанда өте пайдалы.

Жинақтау кестесін және диаграммасын құру үшін орындау керек:

1. Кесте ішіндегі кезкелген ұяшықты шерту.

2. «Ендіру» қосымшасының «Кесте» тобындағы «Жинақтау кестесі» пиктограммасын шерту;

3. «Жинақтау кестесін құру» сұқбат терезесінде (сурет 10) «Кестені не диапазон таңдау» жобасын таңдап, егер онда көрсетілген диапазон жарамайтын болса, онда «Кесте не диапазон» өрісінде кестеден қажетті диапазонды көрсету;

4. Жинақтау кестесін қайда орналастыру қажет екендігін көрсету үшін «Жинақтау кестесін құру» сұқбат терезесінде орындау керек:

А) Жаңа парақ құру және онда жинақтау кестесін орналастыру үшін «Жаңа бетке» бұйрығын шерту керек;

Б) Жинақтау кестесін ашылған парақта орналастыру үшін «Бар парақта» алдына белгі қойып, «Диапазон» өрісін шертіп, парақта жинақтау кестесі орналасатын ауданның сол жақ жоғарғы бұрышын шерту керек;

5. «ОК» батырмасын шерту;

6. «Жинақтау кестесі өрістерінің тізімі» сұқбат терезесінде (сурет 11) орындау керек:

А) «Есепке қосылатын өрістерді таңда» өрісіндегі керекті өрістер есімдерін қажетті ретте шертіп «Жолдар есімдері» өрісіне аудару;

Б) «Есепке қосылатын өрістерді таңда» өрісіндегі өрістер есімдерінен қажеттілерін керекті ретте шертіп «Мәндер ∑сы» өрісіне аудару;

7. «Жинақтау кестесі өрістерінің тізімі» терезесін жап;

8. «Жинақтау кестелерімен жұмыс. Сипаттамалар» қосымшасы «Сервис» тобындағы «Жинақтау диаграммасы» бұйрығын шертіп жинақтау диаграммасын алуға болады;

9. Жинақтау кестесіндегі «+» не «-» немесе немесе жинақтау кестесінің бірінші жолындағы не жинақтау диаграммасының төменгі жағындағы қол сүзгісінің белгісін шерткен соң қосу (жалауша қою) не жасыру (жалаушаны алып тастау) арқылы диаграммада керекті элементтерді ғана көрсетуге болады.

11. САБАҚ ҚҰРЫЛЫМЫ:

11.1. ӨЗДІК ЖҰМЫС

1. Оқытушыдан тапсырма алу.

2. Деректер қорын құру тапсырмасында көрсетілген құжатты және онда көрсетілген парақты ашу.

3. Тапсырмада көрсетілген түрде қордың кесте бағандарының тақырыптарын енгіз.

4. Тапсырма бойынша деректерді кестеге енгіз. Қажет болса кесте бағандарының енін пішімде.

5. Кестедегі деректерді тапсырма бойынша сұрыпта.

6. Сұрыптау нәтижесін дәптерге жаз.

7. Кестедегі деректерді тапсырма бойынша сүзгіле.

8. Сүзгілеу нәтижесін дәптерге жаз

9. Екінші тапсырманы орындау үшін «Аралық қортындылар, жинақтау кестесі және консолидация» құжатын ашып орында:

А) Алдыңғы, Өткен және Қазіргі парақтарындағы кестелердің көшірмесін АрҚортАлд, АрҚортӨт, АрҚортҚаз парақтарында алып, осы парақтарда аралық қортынды кестелерін құр;

Б) ЖыйКестАлд, ЖыйКестӨт, ЖыйКестҚаз парақтарында жинақтау кестесін құр

· қала және ай үшін А1 ұяшығынан бастап;

· ай және қала үшін А21 ұяшығынан бастап;

· әр жинақтау кестесіне диаграмма құр.

12. «Консолидация» парағында Алдыңғы, Өткен және Қазіргі парақтағы деректерге консолидация жүргіз.

11.2. Оқытушымен жұмыс:

- Қателiк жiберілген кезде, не түсiнiксiз жағдайлар болғанда оқытушыны ескерту керек

- Сабақ соңында iстелген жұмыстын есебiн мұғалiмге көрсетiп, сынақ баға алу керек

11.3. Негiзгi және қортынды бiлiм деңгейiн бақылау:

- Компьютерде тестелу

- Оқытушының тақырып сұрақтары бойынша әңгiмелесуi

9. Әдебиеттер

Негiзгi әдебиеттер:

1. Адибаев Б.М. және басқалар, Информатика, Алматы, 1997, бет, 80-89.

2. Камардинов О., Информатика, Алматы, “Ғылым” БО, 2004, 205 – 211.

3. Изтлеуов М.К. және басқалар, Ақтөбе, 2005, 260 – 274.

Қосымша әдебиеттер:

1. Ефимова О., Морозов В., Шафрин Ю. Курс компьютерной технологии, 1-том, Москва, АБФ, 1998, бет, 452-477.

2. Ефимова О., Морозов В., Шафрин Ю. Курс компьютерной технологии, 2-том, Москва, АБФ, 1998, бет. 268-278.

3. Микляев А.П., Настольная книга пользователя, Москва, бет, 329-366.

4 Пасько В., Колесников А., Самоучитель работы не персональном компьютере, Киев, 2000, бет, 309-328.