Письма негативного содержания

Негативные письма очень сложны в написании. При составлении писем такого типа вам обязательно нужно учитывать психологические особенности получателя письма. Вы должны постараться предугадать реакцию читателя на ваше письмо и сообщить отрицательную информацию таким образом, чтобы это не выглядело оскорблением. Грамотно написав письмо негативного содержания, можно не только избежать конфликта, но и приобрести себе друга или клиента. Основным способом сообщения неприятных известий является использование непрямого плана. При непрямом плане в начале вы как бы подготавливаете получателя письма, а потом сообщаете отрицательную информацию. Однако в некоторых случаях лучше использовать прямой план. Например, если вы точно знаете, что этот человек ждёт от вас прямой честности. Выбор этих планов напрямую зависит от психологии конкретного получателя и ситуации. Прямым планом обычно пользуются при выражении соболезнования по поводу трагедии или утраты. В остальных случаях непрямой план является самым удобным и правильным. Не забывайте, что при любых обстоятельствах очень важно сохранить с клиентомпартнёром дружеские и профессиональные отношения.

Подготовка к сообщению плохих новостей помимо человеческого мотива имеет и чисто практическую пользу. Во время этой подготовки у читателя есть некоторое время, возможность взвесить все "за" и "против". Следовательно, он более адекватно воспримет неприятные вести. Ваша первейшая задача в таких письмах убедить читателя, что всё происходит в его интересах и для его выгоды. И если вы напишите письмо в доброжелательном, тактичном, вежливом дипломатичном тоне, то читатель даже может согласиться с правильностью ваших действий.

При написании письма негативного характера необходимо соблюдать определённые правила, придерживаться следующей структуры:

• Во вводном абзаце вы должны создать атмосферу доброжелательности и расположить к себе получателя письма. Обязательно скажите ему насколько вам приятно с ним сотрудничать. Сохраняйте нейтральность, так как целью вашего вводного абзаца является плавное подведение читателя к логическому рассмотрению сложившейся ситуации. Не забудьте выразить читателю своё уважение и признательность, подчеркните его интересы.
• Логическое объяснение ситуации всегда должно идти перед негативной информацией. Пишите его тактично, вежливо и сдержано. При этом тон письма должен быть позитивным. Например, используйте слово "ситуация" вместо "проблема" и т.п. Если разместить негативную информацию в том же абзаце, что и логическое объяснение, то акцент письма будет смещён с негативности ситуации на объяснение причин. В этом же абзаце желательно предложить альтернативное решение проблемы. Чтобы достичь большей эффективности, в своём письме отказе лучше говорить о том, что можно сделать, а не что нельзя. По возможности выражайте отрицательную информацию кратко. Будьте позитивны и избегайте извинений и сожалений, так как они только подчеркнут негативность ситуации.

В конце письма вы должны постараться отвлечь мысли читателя от возникшей проблемы и показать ему, что вы цените ваши с ним деловые и личные отношения. Делайте концовку своего письма максимально личной, тёплой, оптимистичной, не касающейся данной проблемы.

Примеры

1.
Sara,

Tomas Crown
Administrator

2.
Dear Mr. Nichols,

Yours faithfully,