2014-02-12
4209
Оформление деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей. Коснемся оформления наиболее распространенного вида корреспонденции — делового письма.
При общей тенденции к унификации форм, использованию устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и стрёмлению к широкому применению средств механизации и автоматизации в делопроизводстве, различий в оформлении делового письма немало. Прежде всего это касается формуляра документа и состава реквизитов. На рис. 7. 1 приведен формуляр с указанием двенадцати зон размещения реквизитов, делового письма, используемого в англоязычных странах.
Можно выделить следующий типовой состав зон:
1. Заголовок письма (Issuer Field).
2. Ссылка на данные получатели и отправители (Reference Line).
3. Дата (Data).
4. Адрес (Address).
5. Указание на конкретное лицо (Attention Line).
6. Образование (Subject Line).
8. Текст письма (Body of the Letter).
9. Завершающая формула вежливости реквизитов (Complimentary Close).
10. Подпись (Signature).
11. Приложение (Enclosure).
12. Указание на рассылку копий (CC Notation).
Краткие сведенья о размещение и оформления реквизитов по зонам изложены ниже. В случаи отсутствия указаний по оформлению отдельных элементов реквизитов рекомендуется ориентироваться на требования, оговоренные ГОСТ Р. 6. 30 – 03, и приведенные примеры
 |
Требования к оформлению реквизитов
Реквизит 1. Заголовок письма.
Включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и тёлеграфный адрес с указанием индекса, номер телефона и телефакса. В заголовке может содержаться указание на род деятельности фирмы, характеристика ее как корпорации или компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd). Помимо предоставления фактической информации о фирме, заголовок определенным образом характеризует ее с другой стороны: необычная форма заголовка, его дизайн, эмблема фирмы (а иногда и ее девиз), применение цветной краски, использование особой бумаги — все это создает своеобразный образ фирмы. Читая письмо, вы, безусловно, прежде всего, интересуетесь его содержанием, однако невольно обращаете внимание и на оформление заголовка, которому мысленно даете оценку, иногда перенося ее и на деятельность самой фирмы. Удачное расположение компонентов заголовка, его оригинальная эмблема способствует созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо. В целях экономии времени при печатании реквизита поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствии знаков препинания.
Реквизит 2. Ссылка на данные получателя и отправителя.
Проводятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс дела,
Реквизит 3. Дата.
Встречаются две разновидности оформления дат — британская и американская. Британский способ подобен словесно-цифровому способу, принятому в российском делопроизводстве и применяемому в финансовой документации. Способ обозначения даты, принятый в США. Перед числительным, Обозначающим год, обычно ставится запятая. В последние годы все более заметной становится тенденция к минимальному употреблению знаков препинания в деловой корреспонденции. Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, посколькуцифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в различных странах. Допускается сокращение названий некоторых месяцев, имеющих много знаков в написании. Замена цифровым обозначением названий месяцёв в англоязычных странах не принята. Знаки препинания в обозначении дат допускается не указывать.
Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с компьютеризацией делопроизводство рёкомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элементы обозначения приводятся в следующей последовательности: год, месяц, день.
Реквизит 4. Адресат
Распространенными вариантами адресования письма являются: адресование фирме (при этом возможен случай, когда в названии фирмы указана фамилия) и адресование должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда она неизвестна, когда адресат мужчина или, женщина). Если письмо направляется фирме, то сначала указываются ее название, затем адрес в такой последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового района (при необходимости). При адресовании письма в США приводится сокращенное название штата, при адресовании в Англию название графства. Последней строкой указывается страна. Указание в адресе штата и графства связано с тем, что сама фирма или ее филиал, возможно, расположены в провинциальном населенном пункте, названия, которых не редко повторяются. Названия графств и штатов могут приводиться в сокращении. В том случае, когда в названии фирмы указана фамилия (несколько фамилий), перед названием приводится слово Messrs.
Если письмо адресуется управляющему фирмой такого же ранга, фамилия которого известна, то в этом случае фамилия приводится первой, затем указывается должность.
Приведенные способы характёрны для адресования письма менеджеру или президенту компании. При адресовании письма сотруднику более низкого ранга сначала указывают фамилию сотрудника, затем название фирмы, по возможности название отдела и, наконец, полный адрес.
Если письмо адресуется мужчине, то перед его фамилией следует писать Mr. сокращение от слова Mister. При адресовании делового письма замужней женщине следует указывать Мгs - сокращение от слова Мisttess. Для незамужней пишется полностью Miss.Вместо указания Мгs или Мiss можно применять универсальное сокращение - Мs. При печатании реквизита используют минимальное число знаков препинания.
Реквизит 5. Указание на конкретное лицо.
Реквизит предназначен для того, чтобы в случае отсутствия фамилии получателя в адресате указать фамилию конкретного должностного лица, кому именно следует читать данное письмо. Если фамилия должностного лица неизвестна, указывается название должности или отдела фирмы.
Строка с указанием должности или фамилии помещается непосредственно под адресом и особо выделяется (печатается другим шрифтом, в разрядки подчеркивается).Использование знаков препинания в реквизите — минимальное.
Реквизит 6. Обращение.
Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресом ипишется на отдельной строке. В деловой корреспонденций принято несколько форм обращений, различающихся своей «тональностью». Есть различие в употреблен знаков препинания в формуле обращения в США используют двоеточие, в Англии запятую (Dear Sir:, Dear Mr. Smith,)
Реквизит 7. Общее содержание Письма.
В отечественном делопроизводстве реквизит носит название «заголовок к тексту». Реквизит сжатой форме ориентирует делового партнера в содержании письма. В англоязычных странах нередко опускается.
Общее содержание письма предваряют основной текст, размешается на отдельной строке и всегда выделяется.
Реквизит 8. Текст письма .
Основной реквизит Делового письма, печатается ниже указания на его общее содержание через 3— 4 интервала. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно два: в первом содержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости. Смысловая часть должна излагаться деловым, однако Подчеркнуто уважительным тоном, отличаться ясностью лексики, быть логичной и убедительно
Заключительная фраза вежливости носит стереотипный характер. Если письмо носит характер приглашения, то под текстом письма с правой стороны встречается сокращение R.S.V.R., которое означает «пожалуйста, ответьте». Знаки в тексте письма употребляются в соответствии с правилами пунктуации.
Реквизит 9. Завершающая формула вежливости.
Реквизит размещается непосредственно под текстом письма справа Формула вежливости может носить, строго официальный, официальными менее официальный характер. При печатании реквизита поощряется открытая пунктуация.
Реквизит 10. Подпись.
Реквизит помещается под формулой и вежливости. При этом отдельной строкой приводится название фирмы, совпадающее с приведенным в заголовке. Затем приводится подпись лица с указанием занимаемой должности, иногда включается и название отдела. Рекомендуется открытая пунктуация.
Реквизит 11. Приложение.
Реквизит размещается в левой нижней части доцента отдельной строкой. Наименованию приложения предшествует слово Enclosure (сокращенно — Enkl., или Enc.). Нумерация и расстановка знаков препинания осуществляемся в соответствии с приведенными примерами.
Реквизит 12 Указание на рассылку копий.
При необходимости рассылки письма нескольким адресатам в левом нижнем углу, после указании на наличие приложений, пишется сокращение с и ставится двоеточие, с означает сагbom сору - т е. «копия». Затем указываются фамилии лиц и наименования организаций; куда направляются копии.
