В одной ячейке можно размещать практически неограниченное количество информации

Размеры таблицы позволяют обрабатывать огромные объемы информации, однако на практике работают обычно лишь с верхней левой частью таблицы.

Как и все программы интегрированной системы MicroSoft Office, табличный процессор Excel имеет удобный и комфортный интерфейс пользователя (рис. 1).

Рисунок 1 – Окно программы Excel

MS Excel имеет стандартный интерфейс Windows-приложения.

Основными элементами окна программы Excel являются:

Ø в Главном меню – опция Данные;

Ø Таблица;

Ø строка заголовка документа;

Ø строка меню;

Ø панель инструментов;

Ø панель форматирования;

Ø поле имен;

Ø строка формул;

Ø рабочий лист;

Ø строка состояния;

Ø Ярлыки рабочих листов;

Ø Кнопки навигации по рабочей книге.

Ø полосы прокрутки.

Отличие окна Excel от аналогичного окна программы Word заключается в наличии ряда новых элементов и особенностях построения рабочей области (рабочего листа), их мы и рассмотрим.

Поле имен содержит адрес активной ячейки (вспомним, что активная ячейка на рабочем листе выделяется черным прямоугольником).

Строка формул предназначена для показа или ввода в активную ячейку данных или формул.

Ниже строки формул находится заголовок столбцов, а в левой части экрана – заголовок строк. В левой части заголовка столбцов имеется пустая кнопка для выделения всей таблицы.

Ниже рабочего листа имеется строка с ярлычками листов, позволяющая переходить от одного рабочего листа к другому в пределах рабочей книги.

Возможности форматирования Excel позволяют изменить общий вид окончательной таблицы.

Строка меню, панель инструментов и панель форматирования программы Excel содержат практически те же элементы управления, что и соответствующие панели программы Word. Но есть и дополнительные элементы управления (рабочие инструменты). Рассмотрим их.

В пункте меню Правка есть команды Заполнить, Очистить имеющие свои собственные ниспадающие подменю (справа от названия указана стрелка , которая означает, что при выборе этой команды появится не диалоговое окно, а дополнительное подменю), в пункте Вставка – команды Ячейки, Строка, Функции, Имя и т.д.

Вместо пункта Таблица в Excel включен пункт Данные, который предназначен для сложных манипуляций с содержимым ячеек таблицы.

На панели инструментов и панели форматирования Excel имеется ряд кнопок со специфическим назначением. В частности, группа кнопок, изображенная на рисунке 2, предназначена для выполнения следующих действий.

Рисунок 2 – Пиктограммы панели инструментов

С помощью первой пары кнопок выполняются операции, упрощающие ввод функций в ячейку электронной таблицы. Если щелкнуть на кнопке со знаком å, то в текущей ячейке появится заголовок функции =СУММ(....), аргументами которой являются адреса ячеек, данные из которых необходимо просуммировать. После щелчка на кнопке f_x на экран поступит диалоговое окно Мастер функций, с помощью которого можно выбрать и отредактировать функцию, вводимую в текущую ячейку.

Следующие две кнопки позволяют сортировать выделенные столбцы по строкам в порядке возрастания (A-Я) или убывания (Я-A), соответственно, если содержимым ячеек являются слова – то по алфавиту, а если числа – то по абсолютному значению.

Оставшиеся три кнопки группы обслуживают графические операции Excel:

- после щелчка на левой кнопке (Мастер диаграмм) можно нарисовать на рабочем листе прямоугольную рамку, а затем, после ответов на вопросы диалоговых окон Мастера диаграмм построить в рамке произвольную диаграмму;

- кнопка в центре позволяет создать на рабочем листе изображение географической карты мира или отдельных регионов;

- правая кнопка предназначена для запуска панели инструментов Рисование, с помощью которой можно создать на рабочем листе такой же рисованный объект, как и в документе Word.

На рисунке 3 показаны кнопки панели форматирования Excel, отсутствующие на панели форматирования Word.

Рисунок 3 – Пиктограммы панели форматирования

Назначение первых трех кнопок пояснения не требует. Кнопка с буквой " а " позволяет выровнять текст как целое по центру объединенных в строке ячеек.

Следующие пять кнопок предназначены для форматирования числовых данных, в частности:

- кнопка с изображением денег позволяет перевести число в текущей ячейке в денежный формат (предварительно необходимо задать используемую денежную единицу);

- кнопка с изображением " % " умножает число в текущей ячейке (или числа в выделенных ячейках) на 100 и помечает его знаком % (т.е., дает возможность представить данные в процентах);

- кнопка " 000 " позволяет установить разделитель чисел (запятую) в представлении числа;

- две последующие кнопки позволяют увеличить (уменьшить) точность представления числа (т.е. увеличить (уменьшить) количество знаков после точки, один щелчок - один знак).

Рассмотрим некоторые правила работы с электронной таблицей.

Настройка экрана Excel. Как и программа Word, Excel предусматривает несколько вариантов настройки экрана.

Для приведения окна к стандартному виду необходимо выполнить ряд операций:

1. Если после вызова программы Excel ее окно не занимает всего экрана, необходимо щелкнуть на кнопке развернуть в заголовке программы.

2. Окно документа также должно быть полноэкранным (кнопки управления окном должны находится под кнопками управления программой). При необходимости развернуть окно документа.

3. Чтобы выдать на экран обе панели инструментов, необходимо активизировать соответствующие переключатели в диалоговом окне Панели инструментов вызываемом из меню Вид.

4. Многие элементы окна можно выводить (или не выводить на экран) с помощью переключателей диалогового окна Параметры меню Сервис.

Для установки требуемых параметров необходимо активизировать вкладку Вид и активизировать следующие переключатели:

- строку формул;

- строку состояния;

- индикаторы примечаний;

- сетку и т.д.