2015-06-28
560
Программа работы
1. Изучение понятия базы данных в Excel.
2. Изучение способов сортировки данных.
3. Использование фильтров.
4. Использование экранной формы.
5. Подведение промежуточных итогов.
Краткие сведения
Понятие базы данных в Excel
Под базой данных понимается совокупность взаимосвязанных данных, хранящихся на машинных носителях информации и обрабатываемых с помощью системы управления. Таким образом, база данных кроме взаимосвязанных данных включает в себя совокупность программных средств для управления ими.
Данные, организованные в Excel в виде таблицы или списка, также часто называют базой данных. Конечно, такая база данных не сравнима с профессиональными СУБД, но вполне может называться базой данных, так как содержит взаимосвязанные данные, для управления которыми в Excel содержатся специальные команды и функции. Кроме того, в Excel содержится специальная программа MS-Query, позволяющая работать и с более мощными СУБД.
Каждую строку таблицы Excel можно рассматривать как запись. Запись состоит из взаимосвязанных полей, которым соответствуют клетки таблицы. Под полем понимается так же столбец таблицы. Каждое поле имеет имя.
Наиболее простой операцией по обработке данных является их сортировка по одному или нескольким ключам, то есть условиям.
Сортировка данных
Пусть у нас имеется неотсортированная таблица «Ведомость», представленная на рис. 7.1.
Самый простой способ сортировки можно выполнить с использованием пиктограмм 
на панели инструментов Стандартная.
Пусть нам необходимо отсортировать нашу ведомость в алфавитном порядке. Для этого необходимо выделить блок В4:Е8 и щелкнуть на пиктограмме 
Рис. 7.1 Исходная таблица для сортировки
В результате получим ведомость, отсортированную в алфавитном порядке (рис. 7.2).
Рис. 7.2 Таблица «Ведомость», отсортированная в алфавитном порядке
Аналогичную сортировку и более сложные её виды можно производить с помощью меню Данные-Сортировка (Data-Sort...). В результате использования этих команд появится диалоговое окно Сортировка диаnaзoнa(Sort...) (рис. 7.3).
Рис. 7.3 Диалоговое окно Сортировка диапазона
В самом низу окна содержатся два индикатора, в которых необходимо отметить, как идентифицировать поля. Если при выделении таблицы выделена строка с именами полей, то необходимо сообщить системе об этом, то есть щелкнуть по индикатору Подписям [первая строка диапазона] (Header Row), в противном случае нужно активизировать индикатор Обозначениям столбцов листа (No Header Row).
В первом случае сортировка будет проводиться по именам полей, которые можно выбрать в поле Сортировать по (Sort By). Во втором случае сортировка будет проводиться по именам столбцов (Столбец А, Столбец В и так далее). Напротив поля сортировки указаны индикаторы сортировки по в озрастанию (Ascending) и по убыванию (Descending).
Отсортируем нашу таблицу по полю «Отработано дней» по убыванию. Для этого проделаем следующие операции:
· выделим диапазон АЗ:Е8;
· вызовем команды Данные-Сортировка (Data-Sort.);
· с помощью индикатора Подписям (Header Row) укажем, что выделенный блок таблицы содержит строку с именами полей;
· в поле Сортировать по (Sort By) щелкнем на стрелке и из списка полей выберем поле Отработано дней;
· укажем, что сортировка будет производиться по убыванию;
· щелкнем на ОК.
В результате получим таблицу, отсортированную по полю Отработано дней (рис. 7.4).
Рис. 7.4 Ведомость, отсортированная по полю Отработано дней
Таблицу можно отсортировать по нескольким ключам. Для этого в поле Сортировать по нужно указать первый ключ сортировки, а в поле Затем по второй (см. рис. 7.3). Пример отсортированной таблицы по двум ключам представлен на рис. 7.5.
Рис. 7.5 Ведомость, отсортированная по убыванию
двух полей Отработано дней и Начислено, тыс.руб.
Кроме того, диалог Параметры (Sort options) (см. рис. 7.3) позволяет установить порядок сортировки по первому ключу - обычный или устанавливаемый пользователем, учет регистра символов и направление сортировки - сверху вниз (по строкам) или слева направо (по столбцам).
