Основные понятия. Предметной областью называется часть реального мира, подлежащая изучению для организации управления и автоматизации

Предметной областью называется часть реального мира, подлежащая изучению для организации управления и автоматизации, например, предприятие, вуз и т.д.

База данных (БД) – это поименованная совокупность структурированных данных предметной области.

Структурирование – это введение соглашений о способах представления данных.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных средств, необходимых для создания, хранения и редактирования БД, а также поиска и выдачи необходимой информации из БД.

MS Access относится к так называемым реляционным СУБД (Relation – связь, отношение).

Основу реляционной БД составляют таблицы. Они содержат данные об однотипных объектах. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте и называется записью. Каждый столбец таблицы, в котором хранятся однотипные данные различных объектов, называется полем. Данные одного столбца имеют одинаковые свойства и тип, например, числовой, текстовый, или дата.

В записи обязательно должно быть ключевое поле (простой ключ) или несколько ключевых полей (составной ключ), которые однозначно определяют запись.

Таблицы между собой связаны. Связь производится по ключам и может иметь один из видов:

- 1:М (1:¥), один ко многим;

- 1:1, один к одному.

Работу пользователя в любой СУБД можно представить в виде схемы (рис. 2.1).

На этапе создания структуры БД нужно определить:

- количество таблиц;

- перечень полей, из которых состоят таблицы;

- типы и размеры полей;

- ключевые поля в таблицах;

- связи между таблицами (схема данных).

Данные можно вводить в стандартном режиметаблицы или с помощью экранных форм, специально разработанных пользователем.

Обрабатывать данные можно специально разработанными программами, или с помощью запросов. Запросы бывают нескольких типов. Самым распространенным типом является запрос на выборку. Результатом выполнения запроса является таблица с временным набором записей.

Рисунок 2.1 – Схема обобщенной технологии работы в СУБД

Любая СУБД позволяет вывести на экран и принтер информацию из режимов таблицы или формы. Такой способ используется как черновой вариант. Для более качественного и наглядного вывода данных пользователь может использовать специальное средство построения отчетов.