Создание сводной таблицы. Рассмотрим процедуру создания сводной таблицы на примере следующих данных

Рассмотрим процедуру создания сводной таблицы на примере следующих данных:

Скроем сведения о месячных продажах

Откроем меню данные и выберем команду Сводные таблицы. Откроется окно мастера создания сводных таблиц и диаграмм. На первом этапе следует определить исходные данные для создаваемой сводной таблицы. Мы используем имеющуюся таблицу, поэтому оставим переключатель «в списке или базе данных Microsoft Excel» (по умолчанию). Если исходные данные содержаться во внешней базе данных, то следует изменить положение переключателя.

Переход к следующему этапу осуществляется щелчком по кнопке Далее.

На втором этапе надо указать диапазон исходных данных для создания сводной таблицы. Если данные были предварительно выделены до запуска мастера, то координаты нужного диапазона уже будут введены в поле Диапазон. В противном случае следует щелкнуть по кнопке на правой границе поля. Диалоговое окно свернется в узкую полоску, освободив экран. Выделим необходимый диапазон и опять щелкнем на кнопке справа для возвращения к диалоговому окну. Щелкнем Далее.

На следующем этапе следует указать местоположение создаваемой таблицы.

Возможны два варианта:

r разместить на новом листе;

r разместить на существующем листе.

По умолчанию предлагается создать таблицу на новом листе. Оставим этот вариант и щелкнем Готово для завершения процедуры.

Откроется новый лист рабочей книги с шаблоном макета сводной таблицы. Одновременно появится палитра со списком полей сводной таблицы и панель инструментов Сводная таблица.

Шаблон содержит несколько областей:

r поля строк;

r поля столбцов;

r поля страниц;

r поля данных.

В зависимости от того, какой элемент из палитры полей будет перемещен в конкретную область, внешний вид таблицы сильно измениться. Все доступные поля использовать вовсе необязательно. Главная задача – получить структуру максимальной наглядности и информативности. Если вариант размещения какого-либо элемента нас не устраивает. Можно перетащить его на другую позицию или вообще вывести из шаблона, чтобы попробовать другой вариант.

В палитре списка полей несколько элементов:

r Производитель оборудования

r Тип камеры

r январь

r февраль

r март

r 1-й квартал

r апрель

r май

r июнь

r 2-й квартал

Перетащим элемент Производитель оборудования на область шаблона «поля строк» Вид и форма шаблона изменятся. В нем появится список производителей с заголовком, рядом с которым находится треугольная стрелка, с помощью которой открывается список активных элементов. Вначале активны все элементы и будут видны все производители оборудования в списке.

Перетащим элемент Тип камеры на область «поля страницы». На шаблоне появится новый элемент и дополнительное поле со списком. По умолчанию на нем указано Все, т.е. данные приводятся по всем видам камер.

Для завершения операции перетащим из списка элементов поле «1-й квар тал» в большую область «поле данных» на шаблоне. Сводная таблица примет законченный вид: появится не только внешнее поле Сумма по полю 1 квартал, но и столбец Итого с данными о продажах за этот период.

Сводная таблица позволяет быстро проанализировать результаты продаж по любому производителю техники или любой группы производителей, а также по типу фотокамеры. Для этого щелкнем на кнопке, открывающей список, и уберем галочки с неинтересных нам элементов. Результат в столбце Итого будет моментально меняться в зависимости от выбранных значений.

Перетащим в область данных еще один элемент из списка палитры элементов, например, 2-й квартал. Когда указатель находится над областью сводной таблицы, рядом с курсором появляется пиктограмма. Пиктограмма рядом с курсором разбита на четыре части, соответствующие областям шаблона. Синим цветом отмечается область, в которую будет помещено перетаскиваемое поле.

Новый элемент сразу усложнит строение таблицы. Для каждого элемента строки появятся два поля с данными по 1-му и 2-му кварталам. Для упрощения оставим в списке лишь фирмы Canon и Olympus.