Фильтрация списка позволяет выделить из беспорядочного собранных записей группы данных, отвечающих определенному критерию. Однако во многих случаях группировка данных планируется еще на начальной стадии создания таблицы. Информация записывается в определенном порядке, облегчающем ее последующее восприятие. Например, прайс-листы крупных фирм содержат не просто список имеющегося ассортимента товаров, а разбиты не несколько крупных товарных групп, которые в свою очередь, могут быть разделены на более мелкие подгруппы.
Такой метод можно назвать структурным. Весь массив разбивается на несколько уровней вложенности, а каждый подраздел представляет собой определенный уровень структуры. Для нахождения интересующих данных не требуется изучать весь список, нужно лишь пролистать его в поисках нужной структурной группы.
Для организации информации таким образом Excel располагает специальным средством структурирования.
Рассмотрим структурирование табличных данных на примере таблицы: