Практическая работа № 2

Объединение таблиц с автоматизацией расчетов

Часто приходится заполнять несколько однотипных документов, несколько раз повторяя ввод одних и тех же данных. В этом случае удобно ввести текст и числа один раз, а во всех остальных документах просто вставить данные из пер­вого документа. Рассмотрим эту операцию на примере заполнения счета-факту­ры, счета и приходного кассового ордера. Вы заполняете только счет-фактуру, а остальные документы заполняются автоматически.

Вначале вам нужно самостоятельно оформить бланк «счет-фак­тура». Подробно об оформлении бухгалтерских бланков рассказано в работе № 1, на при­мере расчетной ведомости. При этом активно используйте форматирование. На­пример, чтобы вывести дату в виде 01 октября 2010 г., нужно задать дату 1.10.10 и выбрать нужный формат представления данных. После того, как бланк готов, можно заполнять все поля вручную, но удобнее автоматизировать заполнение некоторых полей.

Если вы при заполнении используете только сегодняшнюю дату, в поле да­ты вставьте формулу =СЕГОДНЯ(). В ячейки стоимости товаров введите произ­ведение количества на цену единицы, например =С11*D11.. Аналогично можно вычис­лить сумму налога с помощью формулы =E11*G11 и общую сумму по форму­ле =Е11+Н11. Также можно ввести в нужную ячейку ставку НДС. Введя фор­мулы в первую ячейку счета-фактуры, размножьте их на остальные строки. Чтобы в таблице не отображались нулевые суммы, можно применить особый формат ячеек. Выделите ячейки с формулами, вы­берите команду меню Формат → Ячейки, и на вкладке Число появившего­ся диалога выберите в списке форматов все форматы. Введите в поле формат # ##0,00;#;#. Точками с запятой разделяются варианты числа — положитель­ное, отрицательное и нулевое. Символ # указывает, что нули не выводятся. Первые символы описывают вывод числа в виде 7 876,00. Кстати, если заме­нить последний символ # в формате на тире, вместо нулей в таблице будут про­ставляться прочерки.

Суммирование и вычисление налога с продаж выполняется предельно про­сто. Чтобы вставить в счет-фактуру сумму прописью. вы можете добавить в таблицу лист с вычислением суммы прописью. Можете за­полнить для примера нужные ячейки в таблице, и просмотреть, все ли правиль­но выводится и рассчитывается. В результате вы получите таб­лицу (Рис.2.1).

Далее на основе информации из счета-фактуры составляем счет. Это сделать очень просто, так как информация в счете почти полностью повторяет информа­цию из счета-фактуры. Для счета рекомендуется использовать отдельный лист рабочей книги. После того, как вы сделаете или найдете бланк счета, вставьте в используемые ячейки ссылки на соответствующие ячейки листа счета-фактуры. При этом можно сослаться и на название и адрес продавца, вставив эти данные в заголовок счета (Рис2.2).

Если сумма прописью не помеща­ется на одной строке, выберите пере­нос по словам при установке формата. Кстати, чтобы сцепить сумму цифрами и сумму прописью, используйте фор­мулу =Лист1!B19&" "&Лист1!D19, конечно введя название листа со счетом-фактурой и указав нужные ячейки, содержащие соответствующие суммы.

На третьем листе рабочей книги создайте бланк приходного кассового ордера (Рис.2.3). Некоторые поля в этом бланке заполнить очень просто, достаточно вставить ссылку на нуж­ную ячейку счета или счета-фактуры. Мы же остановимся на заполнении нескольких ячеек, которые отсутству­ют в этих документах.

В приходном кассовом ордере рубли и копейки выводятся в разных ячейках. Если сумма из счета-факту­ры расположена на листе Лист1 в ячейке В19, то формула для выделе­ния рублей будет следующей: =ЦЕ-ЛОЕ(Лист1!В19). Поместите ее в нужную ячейку, например в F18, как в нашем случае. Для выделения копеек в следующую ячейку нужно ввести

=ТЕКСТ(ОКРУГЛ((Лист1!В19-F18)*100;0);"00"). Сумма в рублях вы­читается из общей суммы и умножа­ется на сто, после чего выводится в виде двух цифр, например 78 или 09. В поле основания нужно перечислить все товары, для чего можно применить операцию сцепления, например =Лист2!В12&" "&Лист2!В13&" "&Лист2!В14. Обратите внимание, что между отдельными названиями вставляются пробелы. Это не совсем удобно, но если поставить запятые, в случае пустой строки полу­чатся несколько запятых, расположенных подряд. Можно при заполнении сче­та-фактуры в конце каждого названия ставить точки. В этом случае названия в приходном кассовом ордере будут разделены точками.

Сохранив заготовку созданного документа, вы можете открывать ее при необходимости заполнения соответствующих документов. Заполнять нужно только поля в счете-фактуре, а остальные документы будут заполняться автома­тически. Вы можете распечатать нужное количество копий каждого документа. После заполнения можно сохранить таблицу в другом файле, чтобы оставить созданные документы в электронном виде.