Тема 5. Работа со списками (базами данных)

Цель работы: овладеть навыками работы со списками (базами данных) в Excel, освоить средства сортировки, поиска и фильтрами данных, а также формирования промежуточных итогов.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ЭТ В ВИДЕ СПИСКА

Список - это один из способов организации данных на рабочем листе. Данные, организованные в список, в терминах Excel часто называются базой данных (БД). При этом строки таблицы называются записями базы данных, а столбцы - полями. Чтобы преобразовать таблицу Excel в список, необходимо присвоить столбцам таблицы имена, которые будут использоваться в качестве имен полей. Имена полей должны располагаться в первой троке списка, причем каждое имя - в одной ячейке (при этом возможен перенос по словам).

Строки списка должны содержать данные одного типа. Рекомендуется отделять список от других данных на рабочем листе (в том числе от итоговой строки) хотя бы одной пустой строкой. Это поможет Excel автоматически выделить список при сортировке энных или выполнении фильтрации.

СРЕДСТВА ОБРАБОТКИ СПИСКОВ В EXCEL

Excel предоставляет различные возможности и функции обработки списков:

· ввод, просмотр и редактирование списка с использованием формы данных;

· сортировка данных списка по одному или нескольким ключам сортировки (не более трех);

· поиск данных с использованием формы данных;

· отбор записей из списка с использованием автофильтра и расширенного фильтра;

· получение промежуточных итогов по группам записей.

ВВОД, ПРОСМОТР И РЕДАКТИРОВАНИЕ СПИСКА С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ФОРМЫ ДАННЫХ

Для ввода, просмотра и редактирования данных списка удобно использовать форму данных. Чтобы открыть окно формы, следует задать Данные-Форма. В диалоговом окне, имеющем заголовок, совпадающий с именем текущего рабочего листа, можно выбрать одну из следующих возможностей:

· Добавить - ввод новой строки в список;

· Удалить - удаление текущей строки из списка;

· Вернуть - восстановление данных;

· Назад - перемещение на одну строку назад по списку;

· Далее - перемещение на одну строку вперед по списку;

· Критерии - задание критериев поиска данных;

· Закрыть - завершение диалога.