Задача 2: Сбор данных для конкретной ситуации

Как определить, какие данные необходимы для конкретной ситуации?

Анализ целей консультирования:

- что произошло? (событие),

- с кем? (люди),

- когда? (даты),

- где? (место),

- почему? (проблема),

- как принималось решение? (действие, поведение).

Использование следующих методов сбора данных:

- интервью с сотрудниками,

- наблюдение за рабочими процессами (совещания, заседания фокус-групп),

- наблюдение за нерабочими процессами (шутки, «посиделки за чаем», сплетни),

- изучение первичной документации (переписка, плановые обзоры, финансовые и другие отчеты) и вторичной документации (статистические материалы, отраслевые и региональные отчеты, публикации, выступления),

- анализ ситуации относительно внутренних переменных организации, а также относительно корректно поставленной задачи (см.выше),

- письменное описание ситуации.

Напомним, что консультант работает с информацией, а, значит, сбор данных является одним из главных инструментом его работы.

В ходе первого визита начинается сбор документированной информации: фиксируются схемы организационных структур, опубликованных в организации материалов, отчетов ранее посещавших компанию консультантов и т.д. Изучение таких документов раздвигает границы понимания проблем, делает конкретную ситуацию реалистичнее, уточняет то, что удается получить в ходе интервью.

Результатами первого этапа должны стать:

- детальный план конкретной ситуации;

- воссоздание в конкретной ситуации сбалансированного конфликта для выявления проблемы («В чем несоответствие факта и плана?»)

Второй этап - второй визит в организацию - конкретизация полученных данных для выхода на альтернативные решения по проблемной ситуации.

Третий этап и последующие этапы - визиты, позволяющие заполнить пустоты в тексте конкретной ситуации, уточнить данные, исправить ошибки, решить деликатные вопросы, возникшие при подготовке конкретной ситуации.

Наблюдение за жизнью организации не должно быть случайным. Консультанту не следует типизировать случайно подмеченные сцены - в любом случае полезно уточнить интерпретацию увиденного. Можно фиксировать сцены - зарисовать, сфотографировать, снять на пленку.

Эффективное интервьюирование определяет успех всех этапов по сбору данных. В этом случае необходимо:

- идти по организации сверху вниз: замеченные наверху конфликты получают внизу свою детализацию (внизу сотрудники боятся раскрывать общеорганизационные конфликты, но когда таковой обозначен руководителем, он становится предметом обсуждения на всех уровнях, включая низший).

- не объяснять каждому интервьюированному сотруднику миссию и цели консультанта, иначе персонал клиента может ощутить зависимость от миссии консультанта и может не раскрыться в полной мере.

- при проведении интервью принципиально соблюдать правило «двое против одного» (в случае, когда консультанты проводят интервью вдвоем, снижается субъективность восприятия и интерпретации полученной информации, следовательно, повышается качество конкретной ситуации).

- при проведении беседы только с одним человеком, для него создается неформальная обстановка, благоприятная для получения информации.

- соблюдать определенную структуру и качество вопросов (консультанту следует иметь при себе сборник типовых вопросов, так как задавать вопросы намного сложнее, чем отвечать на них)

- важно уметь чувствовать людей и организацию, собирать не только голые факты, но и эмоциональные проявления, атрибуты культуры организации – это способствует оживлению конкретной ситуации.

- при интервьюировании можно использовать методы аудиозаписи и записей в блокнот (аудио-запись представляет собой лишь вспомогательное средство, т.к. повторное прослушивание аудио-кассет занимает много времени).

- ход разговора должен направляться интервьюирующим, чтобы избежать увода беседы в сторону (при этом консультант должен быть настойчивым и последовательным)

- продолжительность интервью не должна превышать 1 - 1,5 часа (консультант должен ориентироваться на заботы клиента, а не на свои заботы; его основной задачей по завершении интервью является отсечение всех фантазий клиента и отбор из интервью только того, что нужно)

- важно изначально оговорить с клиентом условия конфиденциальности в отношении включаемых в конкретную ситуацию данных и неиспользуемого материала.