Завдання, зміст і форми методичної роботи в архівних установах

На основі результатів наукових досліджень, вивчення і узагальнення практичного досвіду діяльності архіви проводять методичну роботу, спрямовану на створення і впровадження найдоцільніших прийомів і методів конкретних робіт. Методичнаробота архівів полягає у розробленні і вдосконалюванні методів проведення архівних робіт та впровадження їх у практику.

Основними формами методичної роботи є:

- розроблення актуальних питань методики архівної справи, підготовка на цій основі інструкцій, рекомендацій та інших методичних посібників;

- впровадження розроблених документів у практичну діяльність архівних установ;

- обговорення і вирішення методичних питань, що виникли під час роботи, на засіданнях методичних рад, комісій, методичних нарадах;

- вивчення і узагальнення передового досвіду роботи у галузі архівної справи та документознавства, його поширення шляхом підготовки оглядів та статей для публікації на сторінках архівознавчих періодичних видань, доповідей та повідомлень на конференціях, нарадах, семінарах;

надання методичної допомоги працівникам архівних установ, діловодних служб інших організацій, відомчих архівів.

До методичної роботи відносять і складання номенклатур справ і схем систематизації, історичних довідок про фонди і огляди робіт, підготовку повідомлень щодо методичних питань, складу документів для співробітників архівних установ.

ЦДА є науково-методичними центрами в галузі архівної справи.

Державні архіви Автономної Республіки Крим та областей є в свою чергу регіональними науково-методичними центрами.

Різновидами методичних посібників є методичні рекомендації, пам'ятки, робочі інструкції, методичні листи, номенклатури справ для установ і закладів, схеми систематизації документів фондів, історичні довідки до фондів, огляди окремих ділянок роботи з метою обміну досвідом тощо. Спільна риса всіх типів методичних посібників – їхня практична спрямованість.

“Методичні рекомендації” укладають як для галузевого (внутрішнього), так і для позагалузевого (зовнішнього) використання. Методичні посібники першого типу репрезентують ефективні форми організації праці та нові технології, що ґрунтуються на результатах наукових досліджень і вивчення досвіду роботи архівних та інших закладів. Методичні рекомендації для співробітників діловодної та архівної служб міністерств і відомств України готують архівні установи на основі відповідних нормативно-методичних документів, аналізу і узагальнення практичної діяльності, обґрунтовують нові підходи до організації і методики проведення окремих видів робіт, і виконання технологічних процесів.

“Пам'ятка” як методичний посібник має вужче прикладне значення. Вона призначена для детального опису окремих операцій і прийомів праці й може бути як самостійним документом, так і додатком до іншого нормативно-методичного документу.

“Інструкція” регламентує порядок виконання роботи, подає зміст окремих процесів і послідовність виконання дій. Робочі інструкції визначають організацію і методику роботи щодо конкретного завдання: підготовки збірника до видання, підготовки виставки, опрацювання фонду.

Підготовка методичних посібників включає такі етапи: розроблення плану, підготовка проекту, рецензування і обговорення методичною комісією (ЕПК, ЕК), доопрацювання проекту з урахуванням зауважень і пропозицій, остаточне оформлення проекту і затвердження посібника керівництвом архівної установи.

Нормативні документи і методичні розробки реалізуються в практику роботи архівів згідно планів впровадження. Впровадження нових методичних розробок шляхом консультації співробітників та надання їм допомоги безпосередньо на робочих місцях є ще однією формою методичної роботи. Його підрозділяють на експериментальне і практичне.

Експериментальне (дослідне) впровадження є початковою стадією, яка забезпечує підтвердження основних положень розроблюваної теми ще до її завершення. Експериментальне впровадження передбачається в планах робіт як один з етапів розроблення теми.

Практичним впровадженням є затвердження видання (тиражування) та введення в дію нормативних документів і методичних розробок або використання положень і висновків теоретичних та прикладних досліджень у науково-дослідній, методичній та практичній діяльності архівів.

Значну роль у вирішенні питань організації та методики роботи архівних установ, узагальнення та поширення передового досвіду відіграють періодичні видання.Науково-практичний журнал “Архіви України”, науковий щорічник УДНДІАСД “Студії з архівної справи та документознавства” публікують статті та повідомлення, присвячені методичним аспектам діяльності архівних установ.