Глава 1 история зарождения и развития документирования на белорусских землях

Современное понимание содержания понятия «документ» сформировалось не сразу, а имеет достаточно длинную историю. В этой связи глубокое и всестороннее раскрытие данного понятия в исторической динамике приобретает большое значение.

В толковых словарях даются разные определения понятия «документ», подчеркивающие различные аспекты этого понятия: «Письменное официальное понятие удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя»; «Исторические документы – летописи, хроники, записки и т. п., свидетельствующие о каком – либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.»; «Вещественное доказательство; остаток старины, являющийся материалом к истории» [5, с.9]. Термин «документ» происходит от латинского слова «documentum». Появление документов связано с необходимостью дополнения звуковой речи в процессе общения людей. Это обеспечивает, прежде всего, закрепление, а также передачу той или иной информации. Носители, материальные предметы, на которых фиксировалась информация, выполняли в древние времена главным образом функцию свидетельства. Поэтому латинское слово «documentum» означало образец, доказательство, свидетельство.Этот термин в свою очередь произошел от глагола «docere» – учить, обучать. На базе этого слова были образованы слова «doceo»– учу, обучаю, «doctor» – ученый, «doctrina» – учение, и, наконец, «documentum» – то, что учит, поучительный пример. В этом значении слово документ использовалось Цезарем и Цицероном. Позднее оно приобрело юридическое значение и стало означать «письменное доказательство», «доказательство, почерпнутое из книг, подтверждающих записей, официальных актов». В качестве письменного свидетельства понятие «документ» употреблялось от средневековья до XIX в.

В белорусском языке этот термин почти не использовался. В XIII – начале XIV вв. все документы, которые создавались на территории Беларуси, именовались «грамотами». Начиная с XIV в. постепенно начинают использоваться названия «привилей» и «лист». Данные наименования становятся доминирующими в последующих веках. Они обозначали и законодательные акты, и акты управления государством и его территориями, и распорядительные документы, и частноправовые акты, и переписка и пр [20, с. 372]. Для обозначения частноправовых актов (купчие, продажные, меновные, «дельчие», «дарчие» и пр.) использовался также термин «запис».

Специальные исторические дисциплины, изучающие исторические источники, особое внимание уделяют группе письменных источников – документов. То есть, термин «документ» историческая наука рассматривает как важнейший исторический источник. Изучением документов в их ретроспективном качестве занимаются главным образом такие науки, как история и организация, теория и практика архивного дел – архивоведение.

Свои истоки история развития делопроизводства в Беларуси берет еще в IX-X вв. Дошедшие до нас письменные источники (летописи, свидетельства иностранцев), а также данные археологических раскопок позволяют проследить время и истоки возникновения предпосылок документирования и пути их развития. Возникновение документирования обусловлено двумя основными факторами:

v образованием государства, когда возникает потребность в документальном оформлении отношений между верховной государственной властью и населением, различными социальными группами, частными лицами, между государствами;

v возникновением и распространением письменности, которая создает средство для записи мыслей человека на различных материалах письма — камне, дереве, бумаге, пергаменте – и обмена мыслями на расстоянии и во времени[16, с. 21].

Первые государства на территории Беларуси, как свидетельствуют источники, возникают уже в VIII в. вместе с формированием кривичского, дреговичского и радимичского племенных союзов. В X в. наиболее известны Полоцкое, Смоленское, Туровское княжества. Среди них самым мощным в экономическом и политическом плане было Полоцкое княжество. К IX-X вв. относится распространение письменности у восточных славян (азбука Кириллы и Мефодия, созданная в 863 г.) Однако есть свидетельства, что восточные славяне задолго до кириллицы пользовались «чертами и резами» (болгарский писатель Храбр). На развитие русской письменности указывают договоры киевских князей с Византией 911, 944, 971 гг. [1, с. 9]. Самые ранние памятники белорусской письменности, сохранившиеся до наших дней, относятся к X-XV вв. Это надпись «Гороушна» на глиняной посуде, найденной археологами под Смоленском, и надпись на печати полоцкого князя Изяслава. Данный факт указывает на высокий уровень документирования на территории Беларуси уже в Х в. В XI в. на территорию Беларуси приходит летописание, создается Полоцкая летопись. В это же время в Полоцком и Турово-Пинском княжествах получает распространение такой известный памятник права, как «Русская правда» – сборник постановлений уголовного и процессуального права, составленный на основе древних славянских обычаев. С XII в. сохранились надписи на печати Ефросиньи Полоцкой, на кресте работы Лазаря Богши, многочисленные сочинения Кириллы Туровского на религиозные темы (проповеди, молитвы, поучения, каноны). XII в. не оставил нам более документальных памятников белорусской письменности, однако документы, сохранившиеся в соседних с Полоцким княжеством землях позволяют утверждать о распространении в этот период на Беларуси таких видов документов, как жалованные, рядные, договорные грамоты и др.[9, с. 345].

Таким образом, письменность получила достаточно широкое распространение на территории Беларуси в X-XII вв. Она использовалась в документировании всех сфер общественной и частной жизни людей. Кроме того, письменность использовалась и как средство создания документов, и как средство обмена информацией.

Важные, исторически значимые преобразования на белорусских землях приходятся на XIII-XIV вв. Развитие экономики, необходимость отражения внешней агрессии и отстаивания торговых интересов ведет к созданию централизованного государства — Великого княжества Литовского (ВКЛ). Все это предопределяет возрастание роли документирования. Процесс становления Великого княжества Литовского как суверенного государства начался с конца XII в. с объединения некоторых белорусских и литовких княжеств, и продолжался в XIII-XIV вв., когда в его состав вошли украинские и некоторые русские княжества. Институт создания документов, сформированный в XV-XVI вв., практически не изменялся в XVII-XVIII вв. до ликвидации государственности [10, с. 32].

Во главе державы стоял государь (господарь), который назывался великим князем, реже – королём. Правовой статус монарха Великого княжества Литовского характеризовался концентрацией в его руках широких властных полномочий. Он командовал вооружёнными силами, управлял внешней политикой, выдавал грамоты и издавал правовые акты, осуществлял контроль за управлением финансово-хозяйственной деятельности державы. Однако следует отметить, что власть великого князя была ограничена радой (паны-рада), в которую входили высшая светская и духовная знать, высокопоставленные должностные лица. Во время отсутствия господаря рада полностью управляла государством, функционировала в качестве исполнительно-распорядительного, законодательного, судебного и контролирующего органа. В первой половине XVI в. господарь часто выбирался одновременно и королем польским, что приводило к его длительному отсутствию в Великом княжестве Литовском.

Господарская рада и сейм являлись высшими органами государственной власти в княжестве. Специальных центральных учреждений по управлению различными сферами жизни страны, создано не было. Сложившаяся ситуация была связана с тем, что значительными автономными правами в княжестве пользовались некоторые области (земли Полоцкая, Витебская, Жмудская и др.), и большинство вопросов, возникавших в них, решалось местной администрацией. Это значительно ограничивало поток документов и дел, направлявшихся в центр. Все вопросы, требовавшие вмешательства центральной государственной власти, решались господарем и панами-радой непосредственно или через специально назначавшиеся для этого комиссии или отдельных лиц, а также систему должностей (урядов, или врядов). Наделение в 1566 году земских судов (действовали в каждом повете) официальным статусом главных учреждений на местах по решению дел частноправового характера и закон о свободном владении имениями, принятый Берестейским сеймом 1566 года, ограничили поток в центр не только государственных дел, но и дел частного характера [13, с. 109].

В итоге подготовка всех документов, создававшихся в центральном аппарате управления ВКЛ, а также работа с документами, поступавшими в центр, была возложена на государственную канцелярию – технически-исполнительное учреждение при господаре и панах-раде.

Государственная канцелярия первоначально сформировалась как личная канцелярия великого князя Витовта в XIV в и находилась в Вильно. С течением времени великокняжеская канцелярия приобрела значение государственного учреждения [6, с. 32]. Однако следует отметить, что никаких самостоятельных функций в управлении государством и решении судебных дел канцелярия не выполняла, но оказывала большое влияние главным образом на законодательную деятельность в ВКЛ [12, с. 3].

Основной задачей канцелярии являлось документирование решений господаря, рады и сейма. Во главе ее стоял канцлер, должность которого известна с 1429 г. В обязанности канцлера входило докладывать великому князю и Раде о государственных делах. Он вел переговоры с зарубежными странами, руководил штатом служащих канцелярии, следил за правильным оформлением документов, а также хранил их копии. Канцлеру доверялась подготовка наиболее важных государственных документов. В 1566 г. в связи с расширением делопроизводства в великокняжеской канцелярии и необходимостью постоянного нахождения хранителя печати при дворе государя для утверждения документов была введена должность подканцлера (вице-канцлера) – заместителя канцлера, хранителя малой государственной печати, который должен был сопровождать великого князя во время его отъездов из столицы [17, с. 9]. С появлением должности подканцлера связано разделение государственной канцелярии на главную (лат. cancellaria major), и меньшую (лат. cancellaria minor), однако организационно это разделение закреплено не было. Оно сводилось к распределению книг между канцлером и подканцлером в процессе их ведения. По поручению печатаря документ изготавливался любым из находившихся при нем писарей, скреплялся печатью, и его копия вносилась дьяком именно в ту книгу, которая всегда была при этом печатаре и им хранилась. Таким образом, в одни книги записывались копии документов, создававшихся по распоряжению канцлера, а в другие - подканцлера [19, с. 46]. Канцлер и подканцлер являлись хранителями не только тех книг, которые велись при них, но и вообще всех книг, сформированных при этих должностях.

За канцлером и подканцлером закрепилось название «печатари», так как ни один официальный документ не имел юридической силы без приложения большой или малой государственной печати, которыми они распоряжались. Канцлер и подканцлер принимали участие в подготовке проектов законодательных актов и их окончательном редактировании. Это, а также право канцлера и подканцлера на отказ в подписании и утверждении печатью официальных документов, если они противоречили действующим законам, обеспечили этим служащим весомое положение и влияние в центральном аппарате управления ВКЛ[6, с. 32].

Под началом канцлера и подканцлера в канцелярии работали регенты, секретари, писари, дьяки, переводчики («толмачи») [12, с. 5]. Наиболее существенные позиции занимал регент (конец XVI в.), входивший наряду с канцлером и подканцлером в число высших титулованных сановников ВКЛ. В его функции входила правка и передача на подпись великокняжеских, канцлерских и подканцлерских документов. Регент выполнял также обязанности нотариуса, а в случае смерти канцлера или подканцлера осуществлял их функции [17, с. 9].

Основная работа по организации и ведению делопроизводства в канцелярии была возложена на писарей, секретарей и дьяков. Писари (появились в XIV в.) и секретари (впервые упоминаются в 1407 г.) появились в великокняжеской канцелярии в конце XIV в. Разница между ними заключалась в том, что первые являлись более государственными служащими, а вторые — личными доверенными помощниками господаря. Эта особенность нашла отражение в официальных названиях секретарской и писарской должностей: «Секретар его королевское милости» и «Писар Великого князства Литовского» [13, с. 110]. Для исполнения своих обязанностей секретари пользовались аппаратом государственной канцелярии наравне с писарями, в результате чего постепенно приобщались к государственным делам. Писари, наоборот, будучи постоянно рядом с господарем при решении государственных вопросов, завоевывали его расположение и становились его личными делопроизводителями. Во второй половине XVI в. совмещение двух этих должностей было наиболее удобным в практической деятельности государственной канцелярии. Вместе с тем в конце XV – начале XVI вв. подобное разделение секретарей и писарей не было закреплено. До 1566 года количество писарей в канцелярии было неопределенным. Реорганизация, произведенная Жигимонтом Августом, ограничила их число до пяти, и они получили название писарей «великих» (участвовали в подготовке проектов правовых актов), в отличие от писарей «скарбовых» (занимались документацией государственной казны ВКЛ) и «польных» (вели военную документацию и др.). Упоминаются в документах также писари татарские или арабские для переписки с восточными государями и перевода их грамот. В 1586 году количество писарей было сокращено до четырех [17, с. 9]. Дьяки являлись низшими служащими канцелярии, выполняли большей частью черновую работу (известны в канцелярии со времени великого князя Казимира. До XVI в. их статус еще не был четко определен, смешение функций дьяков и писарей было распространенным явлением. К середине XVI в. дифференциация между писарями и дьяками стала достаточно ощутимой. Некоторые писари получили постоянное место в раде. Они готовили документы, составляя тексты на основании распоряжений радных панов или услышанного на заседании рады. Значение же дьяков сводилось к роли писцов — им поручалось переписывание набело черновиков подготовленных писарями документов, а также внесение их в специальные копийные книги. Окончательное размежевание функций писарей и дьяков произошло после 1550 года, когда назначение на писарство стало осуществляться господарскими привилеями.

При государственной канцелярии несли службу господарские дворяне. В обязанности дворян входило выполнение различных поручений господаря и панов-рады, прежде всего, доставка документов из центра на места. Им поручалось вводить разных лиц во владение имениями по пожалованиям господаря или судебным решениям, они посылались на места для расследования преступлений, доставляли повестки в господарский суд, направлялись на поветовые сеймики в качестве господарских послов и др [13, с. 111]. Многие служащие связывали с государственной канцелярией всю свою жизнь, кадры ее готовились зачастую с детского возраста. При этом будущие писари, секретари, дьяки выполняли первоначально самые разные поручения короля и панов-рад, лишь постепенно приобщаясь к делопроизводственной деятельности, что подчеркивало значение данного вида деятельности в рассматриваемый нами преиод.. Также к работе в канцелярии привлекались личные секретари, писари и дьяки наиболее крупных радных панов, а также работники польской коронной канцелярии (особенно в XV — начале XVI вв.) [3, с. 64-65].

Делопроизводственная деятельность государственной канцелярии не ограничивалась документированием решений господаря, панов-рады и сейма по управлению государством. Большой объем ее работы был связан с обращениями частных лиц. Это было обусловлено тем, что все господарские пожалования, подтверждения, судебные решения готовились в канцелярии, где оформлялись надлежащим образом и вписывались в копийные книги. Значительный объем деятельности канцелярии составляло ведение судебного делопроизводства. В канцелярию поступали жалобы на противоправные действия, через нее велась переписка со спорящими сторонами [13, с. 111].

Подытоживая все вышесказанное можно сказать, что согласно своим функциям, секретари, писари и дьяки изготавливали все письменные акты, выходившие от господаря и панов-рады, а также принимали все письменные документы, поступавшие в канцелярию.

Целесообразно рассмотреть процесс создания документов рассматриваемого периода. Поводом к составлению документа мог служить как личный приказ господаря или канцлера, так и приказ кого-либо из радных панов, уполномоченных на это господарем. Издание приказания о составлении документа называлось «справой», «правлением». Писарь обязательно указывал в документе стереотипной фразой, чье приказание послужило основанием для составления документа. Изготовленный документ переписывался дьяком и, в зависимости от степени важности, скреплялся подписью секретаря, писаря или канцлера. Затем документ утверждался приложением печати. Во многих случаях документ выходил из канцелярии от имени великого князя без его подписи. Господарь до XVI в, подписывал только грамоты, посылавшиеся в другие государства. Начиная с Жигимонта Старого (1506-1548) господарь стал крепить своей подписью и другие документы.

Процессу выдачи на руки или отправлению местным органам управления подлинных документов предшествовала обязательная их сдача в канцелярию. Данный механизм включал в себя следующие элементы:

v документ, имевший важное значение, обязательно вписывался в специальные книги для страхования;

v документы выдавались из канцелярии за определенную плату, что приносило значительный доход государству, канцлеру и писарям;

v подобным образом предполагалась канцелярская проверка правильности составления и оформления документа [6, с. 35].

Подлинники и черновики документов общегосударственного и местного значения, а также некоторых документов, выданных частным лицам, хранились в архиве, который находился при скарбе под присмотром канцлера. Поначалу они тщательно оберегались. В качестве первичных комплексов по формированию документов выступали специальные мешочки (saccus), в которые документы группировались по географическому признаку [18, с. 70]. Однако во второй половине XVI— начале XVII вв. многие оригинальные документы были вывезены из архива, поэтому основу архива ВКЛ составили специальные книги, в которые вписывались копии большинства документов, исходивших из канцелярии. Именно копийными книгами она пользовалась в своей практической деятельности.

Появление копийных книг относится к концу XV — началу XVI вв. Уже во второй половине XV в. в канцелярии велись реестры выданных документов, с указанием кому и когда был выдан документ и его краткого содержания. Параллельно в архиве хранились отпуски и копии документов, выданных из канцелярии, документы, поступавшие в канцелярию с мест, от частных лиц и из других государств. Первоначально в расположении этой массы документации не было никакого порядка, однако по мере накопления количества документов и необходимости работы с ними в дальнейшем возникла потребность в надлежащей организации процесса обработки их по книгам.

Судя по структуре и содержанию древних книг, к их составлению канцелярия приступила в 80-е годы XV в. По мере выполнения этой работы, в канцелярии начали вести текущие делопроизводственные книги, в которые вносились копии документов по мере их составления или поступления в канцелярию. Таким образом, с 1486 г. в канцелярии писарями и дьяками начинают вестись текущие книги, примерно с этого же времени в делопроизводство вносится систематизация по тематически-хронологическому признаку. С июня 1486 г. начинает вестись книга посольств, тогда же выделяются в отдельный разряд книги аренд и книги отправ [3, с. 140-146].

Говоря о развитии следует упомянуть о таком важном элементе документирования того времени, как «Литовская Метрика». Книги, в которые вписывались копии документов, исходивших из канцелярии ВКЛ, а также реестры, в которых кратко фиксировались выданные документы, и составили комплекс, получивший название «Литовская Метрика». Следует отметить, что в книги вносились не все документы. С относительно большой полнотой в книги вписывались документы, исходившие от господаря, панов-рады, сейма. Иногда, особенно на начальном этапе, в книги Метрики попадали документы, поступавшие в канцелярию от должностных лиц центрального и местного управления, а также дипломатические документы. Прочие документы вносились с большим отбором – только те, которые признавались заслуживающими увековечения или длительного хранения. Документы вписывали в книги, как правило, точно повторяя их содержание.

В соответствии со структурой великокняжеской канцелярии и архив делился на Большую метрику, находившуюся в ведении канцлера, и Малую метрику, которая была под наблюдением подканцлера. оба эти сановники назначали зависимых от себя заведующих архивом, именуемых «метрикантами» [25, с. 26]. Количество книг на протяжении XV-XVIII вв. росло. Тематический состав книг, ведшихся в канцелярии, был весьма разнообразным, а их содержание становилось богаче, следовательно, повышалась их информативность.

Типы книг, ведшихся в главной и меньшей канцеляриях, и правила их заполнения были одинаковы. Первые книги вице-канцелярии появляются с 1579 г. [6, с. 38]. Как правило, документ, вписанный в книгу главной канцелярии, не дублировался в книге меньшей канцелярии и наоборот, хотя были исключения. Однако, несмотря на наличие специальных книг, в канцелярии по-прежнему продолжало храниться некоторое количество разрозненных, несистематизированных или плохо систематизированных документов в форме подлинников, черновиков, копий, которые не всегда заносились в книги.

Книги Метрики имели очень большое значение для функционирования Великого княжества. К ним постоянно обращались разные лица за подтверждением выданных ранее привилеев, пожалований на земельные владения и других документов. Частая работа с книгами, а возможно и другие причины привели книги к значительному износу [7, с. 55]. По приказу канцлера Льва Сапеги с 1594 г. с целью сохранения информации содержавшейся в книгах документов началась работа по снятию копий с книг Метрики. Работа продолжалась 14 лет (1594-1607гг.). Снятие копий с книг не сопровождалось их разбором и восстановлением первоначального состава, в результате чего для книг-копий характерна видовая и хронологическая непоследовательность [24, с. 12]. Все наличные на тот момент в архиве книги были переписаны, копии книг сброшюрованы, переплетены, листы пронумерованы. Были сделаны реестры документов, находившихся в каждой книге-копии. С 1607 по 1624 гг. по постановлению сейма была проведена сверка содержания книг-копий с оригиналами, после чего старые книги были сданы на хранение, а новые должны были находиться у канцлера для общего употребления [12, с. 8-10]. Именно копии книг конца XV-XVI вв. с закрепленным в них несоответствием первоначальному составу книг Метрики сохранились до наших дней, большинство же оригиналов было утеряно во время войн XVII ст.

Также нельзя не отметить, что в великокняжеской канцелярии вёлся тщательный учёт документов. Был составлен реестр подлинных документов, учитывавший все наличные подлинники и включавший их краткое содержание [6, с. 41]. С конца XVI в. учету подлежали и документы, вписываемые в книги Метрики.

В результате рассмотрения зарождения и развития документирования на белорусских землях мы приходим к определенным выводам. Свои истоки история развития делопроизводства Беларуси берет в IX-X вв. В XIII – XIV вв. на белорусских землях ещё не сложилась чёткая система документирования, однако установились определённые традиции, которые более широкое распространение получили в XV-XVI вв. В это время уже появились новые виды и разновидности документов. Сформировался специальный институт – канцелярия, служащие которой несли ответственность, как за подготовку документов, так и за их сохранность. В великокняжеской канцелярии велся тщательный учет документов. Развитие документирования в Великом княжестве Литовском тесно связано и обусловлено структурой государственного управления. В исследуемый период термин «документ» не использовался. Его эквивалентом был термин «лист», а до XV в. – термин «грамота». При этом данные термины распространились на все виды документов.