Документи первинного обліку в судах та органах юстиції

Як відомо, суди здійснюють облік кримінально-правових, адмі­ністративно-правових та цивільно-правових явищ та процесів. Предметом первинного обліку в судах є злочин, кримінальна справа, підсудний, міра кримінального покарання» адміністративне правопорушення, правопорушник, міра адміністративного покарання, а також цивільна справа, сторони у цивільному процесі, результати вирішення спору.

Переважно, первинний облік у судах будується на журнально-картковій основі, тобто для цього застосовуються статистичні картки та відповідні журнали.

У місцевих, апеляційних та інших судах на кримінальну та цивільну справи, виконавче провадження та підсудних ведуться обліково-статистичні картки. Крім статистичних карток, кримінальні, адміністративні та цивільні справи, що надійшли до суду, реєструються у відповідних журналах.

Проте, у статистиці судів важливим документом первинного обліку кримінально-правового характеру є статистична картка на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу. Дані, що містяться у цій картці, дають можливість поглиблено і всебічно проаналізувати стан.кри­міногенної обстановки на певній території, особу злочинця, причини та умови, що сприяють вчиненню злочинів, розробити на основі аналізу комплекс заходів по боротьбі зі злочинністю, викрити недоліки в роботі судів тощо.

Форма статистичної картки на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, затверджена наказом Державної судової адміністрації

України від 18.03.2004 № 32/04. Основним джерелом для її заповнення є вирок суду та обвинувальний висновок по справі. За структурою статистична картка на особу, стосовно якої судом розглянуто кримінальну справу, складається з п'яти розділів:

• Розділ І – «Відомості про особу на момент учинення злочину»
• Розділ ІІ – «Відомості про злочин»
• Розділ ІІІ – «Відомості про судове рішення»
• Розділ ІV – «Відомості про апеляційне провадження»
• Розділ V – «Відомості про касаційне провадження»

Статкартка містить 26 пунктів, позначених одним чи кількома квадратами.

Кожний пункт складається з показників, що мають цифрові значення. Основний принцип заповнення полягає в тому, що в квадраті кожного пункту обов’язково проставляється цифрове значення, включаючи "0". У тих випадках, коли вказаны ознаки, перелычены в пункті, відсутні, ставиться "0". НАприклад, якщо злочин учинила особа старше 13 років, квадрати пунктів 8, 9, 10, що стосуються неповнолітніх, заповнюються нулями. Якщо злочин учинив військовослужбовець, то військовими судами, в пунктах 4, 5, 6 проставляється цифрове значення, відмінне від нуля, інші ж суди в цих пунктах проставляють "0".

У першому розділі «Відомості про особу на момент учинення злочину» відображаються дані соціально-демографічного характеру щодо підсудного (стать, вік, заняття, посада, рівень освіти, судимість, відомості про попередню злочинну діяльність тощо). При заповненні картки необхідно мати на увазі, що ці відомості вказуються на момент вчинення злочину, а не на день винесення вироку.

У другому розділі «Відомості про злочин» спочатку вказується фабула злочину, де і за яких обставин вчинено злочин. Потім заповнюються показники, що характеризують співучасть у вчиненні злочину, у тверезому чи у стані алко­голь­но­го чи наркотичного сп'яніння вчинено злочин, в галузі господарства. Вказується також сума збитків, завданих злочинними діями.

Третій розділ «Відомості про судове рішення» дає характеристику вироку. В ньому вказуються; дата винесення вироку, статті, за якими пред'явлено обви­нува­чення, винесено вирок (постанову або ухвалу) та враховується особа після набран­ня вироком сили. Наводиться вид та міра основного і додаткового покарання тощо.

Четвертий розділ «Відомості про апеляційне провадження» та п’ятий розділ «Відомості про касаційне провадження» заповнюються у р надходження апеляції чи касаційної скарги або касаційного подання. Розділ п'ятий заповнюється тільки у разі перевірки касаційною інстанцією вироку, ухвали чи постанови апеляційного суду, винесених ним як судом першої інстанції, або перевірки вироку чи постанови апеляційного суду, винесених ним в апеляційному порядку.

Місцеві суди щомісяця до 10-го числа направляють до територіальних управ­лінь Державної судової адміністрації для обробки статичні картки на осіб, стосовно яких судом розглянуто кримінальні справи, вироки щодо яких набрали законної сили.

Спеціалістом із судової статистики на підставі обробленої інформації із статкарток складаються статистичні звіти, що надсилаються до Державної судової адміністрації України для зведення інформації по Україні в терміни та порядку, що нею визначені. Разом із статистичними звітами каналами зв'язку надсилається база даних статкарток за звітний період.

До системи органів юстиції, в широкому розумінні, входять такі право­застосов­ні установи та організації, як Державна виконавча служба, органи реєстрації актів громадянського стану, нотаріальні контори тощо. Ці організації також в установленому порядку ведуть первинний облік і складають статистичну звітність про свою діяльність.

Державна виконавча служба входить до системи органів Міністерства юстиції України і здійснює виконання рішень судів та інших органів відповідно до чинного законодавства України. Статичне спостереження виконавчих документів здій­снюється у картково-списочній формі. Основними документами первинного обліку є:

• книга обліку виконавчих документів, переданих державному виконавцеві, форма № 2;
• алфавітний покажчик до виконавчих документів, форма № 3;
• облікова картка на заведене виконавче провадження, форма № 5.

Виконавчі документи, які підлягають примусовому виконанню, реєструються в книзі передачі виконавчих документів ф. 2, яка заводиться на кожного державного виконавця. На кожний переданий державному виконавцеві виконавчий документ заводиться виконавче провадження (обкладинка, папка) і складається обліково-статистична картка ф. № 5, яка зберігається у справі виконавчого провадження. Крім цього, всі виконавчі документи записуються в алфавітний покажчик виконавчих документів ф. 3.

Акти громадянського стану реєструються у райцентрах, районах у містах Києві та Севастополі відділами реєстрації актів громадянського стану місцевих держав­них адміністрацій, у містах і в районах міст обласного підпорядкування — від­діла­ми реєстрації актів громадянського стану виконавчих комітетів відповідних Рад народних депутатів, а в сільській місцевості і селищах - виконавчими комітетами сільських і селищних Рад народних депутатів.

Реєстрація актів громадянського стану здійснюється в книгах спеціального зразка, які є єдиними доказами засвідчених у них фактів. Книги реєстрації актів громадянського стану складаються у двох примірниках. Крім того, ведуться також журнали обліку заяв для здійснення відповідних актів громадянського стану.

У центральних конторах (у тому числі і приватними нотаріусами) відомості про всі нотаріальні дії (складання нотаріальних свідоцтв, здійснення посвідчуваль­них написів на угодах, засвідчення документів) реєструються в реєстрах (списках), а також у відповідних журналах. Наприклад, заяви про прийняття спадщини, вида­чу свідоцтва про право на спадщину, про відмову від спадщини, повідомленні про накладення заборони відчуження нерухомого майна, повідомлення судових і слід­чих органів про накладення арешту та інші реєструються у журналах вхідник документів.

У державних нотаріальних конторах контроль за виконанням документів може вестись з використанням реєстраційно-контрольних карток. Форми первинних облікових документів з реєстрації нотаріальних дій встановлюються Міністерством юстиції України.

В установах виконання покарань документами первинного обліку є: особова справа засудженого, облікова картка на засудженого, який відбував покарання раніше в місцях позбавлення волі, а також на засудженого, який прибув до установи.

Отже, ми дали загальну характеристику документів первинного обліку, які складаються в судах та органах юстиції.