Система внутрифирменного учета, контроля и анализа

Учет как функция внутрифирменного управления имеет целью сбор и обработку экономической информации о деятельности фирмы и принятие на основе этой информации управленческих решений. Важная функция учета – разработка стандартной системы учета и отчетности.

Система внутрифирменного учета включает в себя три вида учета и отчетности: оперативный или управленческий учет, финансовый учет и статистический. Каждый из них выполняет свои специфические функции и имеет определенные формы отчетности.

Управленческий учет представляет собой важную функцию, которая реализуется прежде всего при внутренних операциях фирмы. Его цель – обеспечить информацией менеджеров, ответственных за достижение конкретных производственных целей. Таким образом, управленческий учет обслуживает текущее повседневное управление фирмой.

К экономической информации, созданной и подготовленной для использования руководством, применяются другие правила, нежели к информации, предназначенной для внешних пользователей. Внутренние аналитические отчеты представляют основную систему коммуникаций внутри предприятия. Содержание этих отчетов меняется в зависимости от их целевого назначения и должности администратора, для которого они предназначены. Примерами таких отчетов могут служить: анализ себестоимости изделия – с целью определения себестоимости продукции; сметы – для планирования будущих операций; текущие оперативные отчеты центра ответственности (рабочего участка) – для оценки результатов работы; отчеты о понесенных затратах – для принятия краткосрочных решений; анализ сметы капиталовложений – для целей долгосрочного планирования и др.

Организация учета расходов относится к важнейшим функциям менеджмента. И ведется он в собственных интересах предприятия: отчеты о расходах дают возможность взглянуть на дебет и кредит; на основе подсчета расходов ведется анализ и контроль; подсчет расходов дает ясную картину экономического состояния предприятия. Возможности оперативного учета в части расходов можно показать на примере метода “direct costing”.

Методы оперативного учета придерживаются «железного» правила: взять за основу полное покрытие всех расходов за счет реализации продукции. От таких непопулярных сюрпризов, как минус в балансе, помогает оперативный учет на основе частичных расходов. Здесь исходят из следующего принципа: выручка от оборота товаров, то есть количество товара, перемноженное на цену продаж, не должна покрывать всех расходов, а только прямые, то есть переменные расходы.

Преимущество этого метода в том, что предприятие может держаться курса, приносящего успех, увеличивая продажу тех товаров и услуг, у которых большая разница между намеченной выручкой и переменными издержками. Представим, что предприятие продает три продукта – артикул 1, 2 и 3. Менеджмент хочет установить, дают ли они вместе сумму, покрывающую фиксированные расходы. Поэтому предприятие применяет калькуляцию по прямым издержкам (см. табл.4.2.).

Таблица 4.2.

Менеджмент теперь знает, что сделки с тремя артикулами себя оправдывают. Каждый дает положительную разницу между намеченной выручкой и переменными издержками, а в сумме дают 564 000 руб. – это больше, чем 487 200 руб. фиксированных расходов.

С первого взгляда видно, что артикул 3 –самый доходный: у него самая большая разница между выручкой и издержками. Можно идти дальше и узнать, в какой последовательности артикулы приносят доход. Для этого берут показатели каждого артикула в отдельности к общей разнице между выручкой и расходами. У артикула 1, например: 180 000, деленное на 564 000 и помноженное на 100, дает 31,9%, у артикула 2 – 27,7%, у артикула 3 – 40,4%. Вычисления показали, что артикул 3 действительно приносит успех. Следующим шагом будет проверка, какой из артикулов самый прибыльный. Теперь вычисления будут выглядеть так: разница между выручкой и расходами каждого артикула ставится в зависимость от его оборота. У артикула 3 соответственно: 228 000, деленные на 480 000 и помноженные на 100, дают 47,5%. Ясно, что фирма будет стараться выдвигать своего лидера (артикул 3).

Финансовый (бухгалтерский) учет представляет собой систему сбора, обобщения и хранения информации о кругообороте всех средств и ресурсов в процессе хозяйственной деятельности фирмы Эта информация выражается совокупностью обобщающих экономических показателей, определенным образом сформулированных, которые отражаются в финансовой отчетности. Финансовая отчетность, в свою очередь, является источником данных для налоговых и статистических органов, инвесторов, ревизоров, акционеров фирмы.

Статистический учет является обязательным для каждой фирмы, однако статистическая информация, в отличие от бухгалтерской, может быть не сплошной, а выборочной. Статистический учет может осуществляться как по данным оперативного и бухгалтерского учета, так и с помощью самостоятельных наблюдений. Статистическая информация дополняет бухгалтерскую, в частности, о тех процессах и явлениях, которые не имеют стоимостной оценки.

Все три вида учета и отчетности объединяются одним понятием «экономическая информация».