Семинар. Номенклатура дел

Вопросы для обсуждения:

1. Номенклатура дел: определение и функциональное назначение.

2. Виды номенклатур дел, их особенности.

3. Регламентация требований к составлению номенклатур дел в современных нормативно-методических документах.

4. Методика составления номенклатуры дел, разработка структуры. Правила составления заголовков дел.

5. Определение сроков хранения дел. Значение «перечней с указаниями сроков хранения дел» в процессе составления номенклатур дел.

6. Порядок оформления, удостоверения и утверждения номенклатуры дел. Количество экземпляров номенклатуры дел

Источники:

1. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477. См. Гл V. П. 28-29. Знать содержание.

2. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. – Раздел 3.4.. Прил. 7-8. Ознакомиться. Иметь копию приложения.

3. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182.

4. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 25.08.2010 № 558. Режим доступа: http://archives.ru/documents/perechen_typdocs.shtml

5. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28.

6. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом РОСАРХИВА от 23 декабря 2009 г. № 76.

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.– Раздел 3.2.5, Прил. 8. Ознакомиться.

Основная литература:

1. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общей ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С.275-291.

2. Делопроизводство / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина, Л.В. Санкина; под общей редакцией Т.В. Кузнецовой. – М.: ФОРУМ, 2010. – 256 с.

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. И доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. 456 с.

4. Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия. – СПб,: ПИТЕР, 2006.– С. 32-47.

Дополнительная литература:

1. Альбрехт Б. В. Номенклатуры дел и их роль в организации работы с документами юридических лиц разных форм собственности // Секретарское дело. 2004. № 4. С. 33-36.

2. Альбрехт Б.В. Методика и организация составления номенклатуры дел юридического лица // Секретарское дело. 2004. № 10. С. 5-11 – Определить последовательность операций.

3. Боровлёва, З.А. Анализ некоторых функций номенклатуры дел // Делопроизводство.– 2006. – № 4. – С. 24 – 28. – Конспект

Иритикова В. С. Новый перечень документов со сроками хранения: ортветы на самые актуальные вопросы // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010. № 11. Режим доступа: http://www.delo-press.ru/magazines/documents/issue/2010/11/14190/. Ознакомиться в обязательном порядке

5. Иритикова В.С. Разработка номенклатуры дел: классика жанра // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2010. № 12.

6. Маслов, А.А. Примерная номенклатура дел для высшего учебного заведения // Делопроизводство. – 2002. – № 3. – С. 37 – 39.

7. Храмцовская Н.А. Проблемы применения нового перечня типовых управленческих архивных документов // // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2011. № 1.

САМОСТОЯТЕЛЬНАЯ РАБОТА ПО ТЕМЕ

Методические указания по выполнению работы

1. Ознакомьтесь с текстом «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов …» (П. 4 списка источников). Изучите структуру перечня. На основе перечня установите сроки хранения для следующих документов и дел: 1) Уставов и положений организации,; 2) переписки к договорам и соглашениям; 3) приказы по личному составу; 4) гарантийные письма. Внесите соответствующие заголовки в форму номенклатуры

2. Изучите статью Боровлёвой З.А. «Анализ некоторых функций номенклатуры дел». Ответьте на вопрос, какие функции номенклатур дел отмечает автор в своей статье?

3. Изучите статью Иритиковой В. С. «Новый перечень документов со сроками хранения…». Ответьте на вопрос: как можно актуализировать номенклатуру дел и оформить изменение сроков хранения документов и дел?

4. В одной из организаций номенклатура дел была составлена по следующей форме:

5. № п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения
6. 1

Определите, что отличает представленную форму от типовой формы номенклатуры дел. Для чего необходима информация, которая отсутствует в номенклатуре дел данной организации?

5. В течение года у предприятия появились новые направления его деятельности и новые партнеры. Как следствие этого, появилось значительное количество новых документов, которые не были предусмотрены действующей номенклатурой дел.

Руководитель предприятия своим приказом обязал службу ДОУ внести изменения в номенклатуру дел. В итоге это свелось к составлению в середине года новой номенклатуры дел, которую заново утвердил руководитель предприятия.

Насколько правомерны действия, предпринятые руководством и службой ДОУ предприятия? Была ли в данном случае необходимость переработки номенклатуры дел, какие требования составления номенклатуры дел следует учитывать, чтобы избегать подобных ситуаций?

6. Выполните тестовое задание:

1.Завершите начатое определение. Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме называется__________________________

2.Различают следующие виды номенклатуры дел (перечислите):…...

3.Выполните тестовое задание. Номенклатура дел организации составляется:

1) в последнем квартале текущего года

2) в январе предстоящего года

3) в один раз в полугодие

4) после отмены действующей

4.Чем отличается сводная номенклатура дел от номенклатур дел структурных подразделений?

5.Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением

1) не реже одного раза в 5 лет

2) ежегодно

3) не реже 1 раза в 3 года

6.Перечислите документы, которыми следует руководствоваться при составлении номенклатур дел организации.