Вопрос 3. Приказы по личному составу

Резюме

Автобиография

Автобиография — это документ, который автор составляет са­мостоятельно, пишет разборчиво и аккуратно. Автобиография не имеет типового формуляра и составляется произвольно. Однако отдельные составные части и реквизиты должны быть оформлены обязательно. Автобиография оформляется при поступлении на работу на специальном бланке или чистом листе формата А4, в повествовательной форме изложения (от первого лица). Все све­дения даются в хронологическом порядке и с таким расчетом, чтобы можно было составить представление о человеке; обяза­тельно должна быть указана дата составления и поставлена под­пись автора. Автобиография оформляется в одном экземпляре и подшивается в личное дело сотрудника.

В последнее время широкое распространение получил такой вид документа, как резюме. Его назначение — дать полное пред­ставление о деловых качествах автора. Как правило, этот документ оформляется при конкурсном отборе сотрудников на вакантное место. Акцент делается на деловые качества, организаторские спо­собности, образовательный уровень кандидата. Резюме в личное дело не подшивается. Его основное назначение — заинтересовать работодателя в кандидатуре при конкурсном отборе сотрудников. Резюме может быть отправлено по почте или по факсу. Оно долж­но профессионально выглядеть и быть визуально привлекатель­ным. Оформление выдерживается в едином стиле. Перечисляя ме­ста работы, учебы, их надо указывать в обратном хронологиче­ском порядке. В резюме обязательно указывается дата составле­ния, подпись автора не оформляется.

Приказ по личному составу — это правовой акт, издаваемый по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с адми­нистрацией предприятий, учреждений и организаций.

Постановлениями Минфина России от 18.06.1998 №27н и Госкомстата России от 29.05.1998 №57а установлено, что первичные учетные документы с 01.01.1999 принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России.

Для учета труда и его оплаты Госкомстат России постановлением от 05.01.2004 №1 утвердил новые унифицированные формы первичной учетной документации, в т.ч. формы следующих приказов (распоряжений):

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,

№Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,

№Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,

№Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,

№Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,

№Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,

№Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»,

№Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками»,

№Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,

№Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,

№Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,

№Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Госкомстат России разработал и утвердил унифицированные формы только для оформления основных кадровых операций – приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в командировку и применения мер поощрения. Приказы (распоряжения) по иным вопросам кадровые службы должны разрабатываться самостоятельно.

Приказы могут составлять каждый раз индивидуально (т.е. для каждого работника, для каждого действия), по простой форме, а могут оформляться по разработанным и утвержденным в организации унифицированным формам.

Поскольку приказы по кадрам принимаются к учету бухгалтерией, то при их подготовке должны выполняться требования, установленные п.2 ст.9 ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно названной норме документы, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Приказы по личному составу печатаются на специальных бланках или стандартных листах плотной бумаги, пригодной к длительному хранению, и имеют самостоятельную порядковую нумерацию, отдельную от приказов по основной деятельности, проходящих через канцелярию. Хранятся приказы в папке приказов по личному составу в отделе кадров, по очередности их номеров. Страницы в папке приказов нумеруются. Для приказов по кадрам предпочтительным является формат А4 (210х297 мм).

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных - о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (прием, перевод, увольнение, изменение фамилии и др.).

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях), фиксируется в трудовых книжках работников.

Фамилия, имя, отчество в приказе по личному составу указываются полностью, а наименование должности должно соответствовать наименованию, данному в штатном расписании, без сокращения наименования подразделения предприятия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация, тарифная ставка) и, при необходимости, условия приема: временно (с... по...), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.

При переводе на другую работу - новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов - с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗоТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении - причина увольнения, согласно статьям КЗоТ.

При предоставлении отпуска - его вид, продолжи­тельность, даты начала и окончания.

При командировании - дата и продолжительность командировок, место направления, наименование пред­приятия.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках работников.

При оформлении в качестве оснований для приказов по личному составу таких распорядительных информа­ционно-справочных документов, как приказ по основной деятельности, протокол, факт, письмо, докладная или объяснительная записки и др. следует руководствоваться правилами по составлению и оформлению этих разновид­ностей организационно-распорядительных документов.

ТЕМА «ДОГОВОРНО-ПРАВОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ»

В условиях развития рыночных отношений особенную роль приобретает документация, отражающая коммерческую деятельность предприятий, осуществляющих сотрудничество на договорной основе. Именно разнообразные договоры, кон­тракты, коммерческая переписка, протоколы, акты служат основным доказательством того или иного факта при реше­нии хозяйственных вопросов с партнерами по бизнесу в арбитражном суде и в других инстанциях. Основная схема со­трудничества организаций построена на взаимотношениях поставщика и покупателя, закрепляющих свое деловое парт­нерство соответствующими договорными обязательствами.

Договор — соглашение двух или нескольких лиц (граждан или юридических лиц) об установлении, изме­нении или прекращении гражданских прав и обязаннос­тей. Договоры определяют права и обязанности сторон. Условия, установленные сторонами в договоре, характери­зуют его содержание.

Договор считается заключенным, когда между сторона­ми достигнуто соглашение по всем существенным его пун­ктам.

Порядок заключения договоров и сроки их исполнения регулируются в общем виде законодательными актами, а также рядом специальных нормативных актов.

На практике применяются различные формы типовых договоров, которые в значительной степени облегчают про­цесс составления конкретного договора и позволяют ори­ентироваться в сложных юридических отношениях.

Несмотря на то, что нет универсальной формы догово­ра, а договор — это индивидуальный акт и требует специ­альных знаний, существует базовая структура договора, содержащая следующие основные положения:

1. Преамбула (или вводная часть):

2. Предмет договора. Права и обязанности сторон:

3. Дополнительные условия договора:

4. Прочие условия договора

Договоры заключаются в письменной форме путем подписания сторонами единого документа или посредством обмена письмами.

В соответствии с существующим законодательством до­говоры о полной материальной ответственности могут быть заключены организацией с работниками (достигшими 18-лет­него возраста), занимающими должности или выполняющи­ми работы, непосредственно связанные с хранением, обра­боткой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей, если дол­жности, занимаемые работниками, или выполняемые ими ра­боты предусмотрены в специальном перечне.

По договору купли-продажи продавец обязуется пере­дать имущество в собственность (полное хозяйственное ведение, оперативное управление) покупателя, а покупатель обязуется принять имущество и уплатить за него опреде­ленную денежную сумму.

Право собственности у покупателя возникает с момен­та передачи вещи, если иное не установлено законодатель­ством или договором.

Для приобретения товаров стороны вступают между собой в отношения по поставке продукции организаци­ей-поставщиком организации-потребителю. Эти отноше­ния оформляются договором поставки, который явля­ется разновидностью договора купли-продажи и являет­ся самой распространенной коммерческой операцией в свободном предпринимательстве.

По договору поставки поставщик обязуется в определен­ный срок передать потребителю в собственность или в опера­тивное управление определенную продукцию. Покупатель обязуется принять продукцию от поставщика и оплатить по­следнему стоимость этой продукции по установленным ценам.

Инициатива в заключении договора, как правило, принадлежит поставщику, который после предварительных переговоров и согласования условий сотрудничества обязан составить и выслать указанному в них потребителю подпи­санный проект договора в двух экземплярах. К договору необходимо приложить спецификацию с указанием техни­ческой характеристики, развернутого ассортимента и других данных, характеризующих поставляемую продукцию.

Поставщик и организация-потребитель при заключении договоров должны действовать в рамках существующего законодательства.

Покупатель не позднее 10 дней после получения про­екта договора должен подписать его и вернуть один эк­земпляр поставщику. Договор поставки считается заключенным с того момента, когда обе сто­роны достигли соглашения по всем существенным пун­ктам, а также когда не урегулированные сторонами ус­ловия договора определены решением арбитражного суда по преддоговорному спору.

Протоколы разногласий к договорам поставки

Протоколы разногласий к договорам поставки состав­ляются в тех случаях, когда по предложенному поставщи­ком проекту договора у покупателя имеются возражения. Однако он обязан подписать договор, а по спорным усло­виям составить протокол разногласий.

Протокол разногласий к договорам составляется в трех экземплярах. Два экземпляра направляются поставщику од­новременно с подписанным договором. Поставщик, полу­чивший подписанный покупателем проект договора с про­токолом разногласий, обязан в течение 10 дней рассмот­реть его, включить в договор все принятые им предложения покупателя, а спорные вопросы передать в тот же срок на рассмотрение арбитража, сообщив об этом покупателю.

Если в течение указанного срока поставщик не пере­даст спорные вопросы на рассмотрение арбитражного суда, то условия договора по этим пунктам считаются приняты­ми поставщиком.

Официальная и личная доверенности

Доверенность — документ, который уполномочивает представлять интересы лица, выдавшего доверенность, лицу, ее получившему, перед третьими лицами.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия (юридическим или физическим лицом), доверенности под­разделяются на официальные и личные.

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномочен­ного на это учредительными документами, с приложени­ем печати организации.

Доверенность от имени юридического лица, основан­ного на государственной или муниципальной собственнос­ти, на получение или выдачу денег и других имуществен­ных ценностей должна быть подписана также главным (старшим) бухгалтером организации.

Реквизиты официальной доверенности:

название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

полное наименование организации, выдавшей дове­ренность, и его адрес;

дата выдачи доверенности;

номер;

срок действия доверенности;

должность, фамилия, имя и отчество лица, которо­му доверяется получить ценности, денежные средства;

серия, номер и дата выдачи паспорта получателя до­веренности, наименование организации, в которой долж­ны быть получены ценности, и документ, являющийся ос­нованием; перечень ценностей и их количество;

образцы подписи получателя доверенности;

подписи руководителя организации и главного (стар­шего) бухгалтера, печать организации.

Официальная доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпляре под расписку лицам, которым поручает­ся получение ценностей.

Доверенность выдается бухгалтерией в одном экземпля­ре под расписку лицам, которым поручается получение материальных ценностей. Она должна быть обязательно подписана руководителем организации, главным бухгалте­ром и скреплена печатью.

Срок действия доверенности на получение товарно-материальных ценностей не может превышать 15 дней.

Регистрация и выдача доверенностей работникам орга­низации ведется в бухгалтерии под расписку в журнале «Учет выданных доверенностей». До начала внесения за­писей в журнал необходимо все страницы пронумеровать, прошнуровать и опечатать сургучной печатью организации. На обороте последней страницы журнала делается надпись: «В настоящем журнале всего пронумеровано... страниц». Надпись заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Журнал «Учет выданных доверен­ностей» имеет следующие графы:

Номер доверен-	Дата выдачи	Срок действия	Должность и ФИО	Наиме­нование	Номер и дата	Распис­ка лица,	Отметка о выпол-
ности		доверен-	лица,	постав-	наряда	получив-	нении
		ности	которому	щика	или	шего	поруче-
			выдана		изве-	доверен-	ния по
					щения	ность	доверен-
							ности

Контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей, а также за своевременным представлением соответствующих приходных документов в пределах срока действия доверенности или возвратом дове­ренности, если она не использована, ведет главный (стар­ший) бухгалтер организации.

Реквизиты личной доверенности:

название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ);

фамилия, имя и отчество лица, выдавшего доверен­ность;

фамилия, имя и отчество лица, которому выдана доверенность;

содержание доверенности;

наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности;

подпись лица, выдавшего доверенность;

дата выдачи доверенности;

должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя;

Претензионные письма

Согласно действующему законодательству организации обязаны принять меры к непосредственному урегулированию разногласий путем предъявления претензий. Претензия — это требование о добровольном устранении нарушения зако­нодательства. В целях урегулирования споров виновной сто­роне направляются претензионные письма. В претензионном письме кроме общих реквизитов письма должны быть указа­ны: требования, предъявляемые заявителем организации, которой направляется претензия, и подробный расчет сумм, которые заявитель просит перечислить ему; основания требо­ваний заявителя; срок для ответа на претензии, если этот срок не установлен специальным нормативным актом; при необ­ходимости — банковские реквизиты заявителя.

Руководители организаций, получив претензионное письмо, обязаны своевременно рассмотреть претензии, удовлетворить обоснованные требования и дать мотивиро­ванные ответы при отклонении претензий.

При удовлетворении претензии, подлежащей денежной оценке, к ответу на претензию прилагается поручение бан­ку на перечисление денежных средств с отметкой об ис­полнении (принятии к исполнению).

При полном или частичном отказе в удовлетворении претензии заявителю должны быть возвращены подлин­ные документы, которые были приложены к претензии, а также направлены документы, обосновывающие отказ, если их нет у заявителя претензии.

Ответ на претензию отправляется заказным или ценным письмом, по телеграфу, телетайпу, а также с использовани­ем иных средств связи, обеспечивающих фиксирование от­правления ответа на претензии, либо вручается под расписку.

В случае полного или частичного отказа в удовлетворении претензии или неполучения в срок ответа на претензию за­явитель вправе предъявить иск в арбитражный суд.

Исковые заявления

Исковое заявление — это требование к компетентному органу о защите нарушенного права организации.

Исковое заявление подлежит оплате государственной пошлиной. Оно направляется в арбитражный суд области, края, республики по месту нахождения ответчика (предпри­ятия, организации, учреждения, которое нарушило права или законные интересы истца).

Исковые заявления подаются в арбитраж с просьбой о взыс­кании с ответчиков в принудительном порядке претензион­ных сумм.

Подавая исковое заявление в арбитраж, истец обязан отправить ответчику копии исковых материалов и прило­жить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отсылку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.

Ответчику могут не направляться лишь копии тех документов, которые были высланы ему ранее с претензи­ей и которые должны иметься у ответчика.

Реквизиты искового заявления:

Наименование арбитража.

Наименование и адреса спорящих организаций.

Наименование министерств или ведомств, в систему ко­торых входят спорящие организации.

Изложение сущности спора и обстоятельств, служащих основанием для иска.

Ссылки на нормативные акты и доказательства, под­тверждающие изложение обстоятельств.

Требования истца.

Причины возражения другой стороны.

Сумма иска.

Дата подачи заявления и подпись руководителя.

В конце искового заявления указывается приложение: перечень документов, прилагаемых к заявлению. Для от­дельных категорий споров перечень документов, подлежа­щих представлению в

арбитраж, указывается в инструктив­ных письмах. Исковое заявление направляется заказной кор­респонденцией в адрес арбитражного суда или передается непосредственно в канцелярию суда.

ТЕМА: «ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА»

Под документооборотом понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации документооборота являются следующие:

- прохождение документов должно быть оперативным, чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства (например, раздача копий документов лицам, задействованным в исполнении какого-либо дела);

- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

- порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Основная задача организации документооборота – прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (соответственно – входящие, исходящие и внутренние документы).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при организации документооборота, являются:

- объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

- структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

- режим потока, который определяется периодичностью движения документов через канцелярию.

Процесс	И с п о л н и т е л и
Экспедиция	Канцелярия	Руководство	Структурное подразделение	Секретарь	Нач-к структ. подразделения	Исполнитель
Прием документов
Первоначальная обработка поступающих документов
Предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов
Регистрация документов
Рассмотрение документов
Направление документов в структурное подразделение
Рассмотрение документов
Исполнение документов
Согласование и подписание ответных документов
10. Подготовка документов к отправке
Отправка документов

Рис. 1. Пример маршрутной схемы прохождения входящего документа

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Документопоток входящих документов составляют:

- документы вышестоящих организаций, органов власти;

- документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

- документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

- жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

прием входящих документов;

первоначальная (экспедиционная) обработка;

предварительное рассмотрение и распределение;

регистрация;

рассмотрение документов руководством;

исполнение резолюций;

отправка ответных документов.

Первоначальная обработка входящей документации имеет своей задачей проверить правильность доставки целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению.

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ, на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

- составление проекта документа;

- согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

- подписание (утверждение) документа;

- регистрация и отправка документа.

Подписанные документы регистрируются и передаются на отправку.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, исполнение.

Приказы, протоколы визируются у секретаря-референта, подвергаются размножению, а затем копии их распределяются в структурные подразделения.

К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.

К их числу в соответствии с Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. №188 относят, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.

Под служебной (коммерческой) тайной согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.

Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия:

- работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;

- выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;

- передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.

Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов – в особых помещениях или сейфах.

Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.

Учет объема документооборота.

Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год.

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз.

Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация необходима для учета, контроля, исполнения и поиска документов, придания им юридической силы. Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

Регистрации подлежит не вся информация, поступающая в организацию. Регистрируют документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы – приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, заявления и жалобы граждан, корреспонденцию из других организаций, требующую решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

На документы, не подлежащие регистрации составляется специальный перечень. Не подлежат регистрации первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, извещения, наряды, заявки, заявления о приеме, увольнении, предоставлении отпуска.

Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в организации только один раз. Входящие документы регистрируют в день их поступления, исходящие и внутренние – в день подписания.

В практической деятельности делопроизводственных служб наибольшее распространение получили две формы регистрации документов – журнальная и карточная. В настоящее время начинает внедряться автоматизированная форма регистрации.

Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота – до 1000 документов в год. Существуют журналы для учета входящих; исходящих; внутренних документов; документов конфиденциального характера.

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметки об исполнении

Рис. 1. Форма журнала регистрации входящих документов.

При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков:

нарушен основной принцип регистрации – однократность;

поиск информации усложнен, поскольку инициативный документ, например, зарегистрирован в одном журнале, а ответ на него в другом;

журнальная форма негибка для справочной работы в архиве.

Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке (см. рис. 2):

Лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Корреспондент (организация – автор документа)
Дата поступления и индекс документа	Дата и организации – автора документа
Краткое содержание
Резолюция или кому направлен документ
Отметка об исполнении

Оборотная сторона

Контрольные отметки
Дата передачи	Подразделение или должность и фамилия лица, которому передан документ	Расписка в получении (при необходимости)
Фонд №	Опись №	Дело №

Рис.2. Регистрационная карточка

Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2-3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой – в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную картотечную форму регистрации документов на современную автоматизированную. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

Компьютерная регистрация документов позволяет внести значительно больше сведений о документах, организовать децентрализованную регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях, организовать на основе базы данных информационно-справочную работу, организовать эффективный контроль за исполнением документов.

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов.

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индекс 01/05/89 входящего документа включает:

01 – индекс структурного подразделения;

05 – номер дела по номенклатуре;

89 – индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

Индексы предложений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документов.

К индексам приказов по личному составу допускается добавление буквы «л/с» или «К».

Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 01, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.

ТЕМА: КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Контроль за исполнением документов и принятых решений – важная функция управления организацией.

Работа по контролю за исполнением документов включает в себя проверку сроков исполнения и регулирования хода и анализ результатов исполнения документов.

Большинство документов, срок исполнения которых не установлен нормативными актами, должны исполняться в течение 10 дней.

Категории документов, подлежащих контролю, устанавлива­ются в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики деятельности конкретного учреждения. Они закрепляются в перечне. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включенные в перечень, а также отдельные устные указания. Определяющим критерием по­становки документа на контроль является его содержание.

Срок исполнения — это период времени, который отводится на исполнение документа, или календарная дата, на которую назначено завершение его исполнения.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях: с даты по­ступления документа в организацию (для входящих документов), для внутренних и поступивших из вышестоящих органов государ­ственной власти — с даты подписания (утверждения).

Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения устанавливаются для определен­ных, наиболее массовых категорий документов, подлежащих кон­тролю в соответствии с действующим законодательством и При­мерным перечнем документов, подлежащих контролю за испол­нением, с указанием сроков исполнения. Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов руководством учреждения; они указываются в самом документе или фиксиру­ются в резолюции.

При определении продолжительности срока исполнения доку­мента учитываются его содержание и практические возможности учреждения по решению конкретного вопроса. Срок исполнения документа может быть продлен только лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за три дня до его истечения. В противном случае доку­мент считается не исполненным в срок.

Если последний день срока исполнения документа приходит­ся на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Контроль за исполнением документа осуществляется с момен­та постановки документа на контроль. На документе, поставлен­ном на контроль, в правом верхнем углу первого листа документа проставляется отметка о контроле (реквизит 19) в виде буквы «К» или слова «Контроль». Ее назначение — напоминание исполните­лю о том, что исполнение документа контролируется.

Различают по срокам исполнения следующие виды контроля: текущий, предупредительный и итоговый.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

Суть предупредительного контроля заключается в своевременном, за 2-3 дня, предупреждении сотрудника о необходимости решения, порученного ему вопроса.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительной дисциплины в организации. Формой контроля является составление раз в месяц (квартал) перечня неисполненных документов по отдельным подразделениям или по организации в целом.

В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении в регистрационной карточке поля «Срок исполнения».

Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Аналитические справки по установленной форме могут автоматически составляться и выводиться на компьютер руководителя.

Аналитические справки являются важным источником для оценки эффективности работы отдельных сотрудников и системы ДОУ организации в целом.

ТЕМА: «ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТА»

Важной функцией делопроизводственной службы является си­стематизация и хранение документов. Массив исполненной доку­ментации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, ре­шать спорные вопросы, принимать новые решения.

Для текущего и длительного хранения документы комплек­туются в дела ГОСТ Р 51141-981 определяет дело как «совокуп­ность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». В каждой обложке (папке) помешается заголовок-этикетка типа «Приказы директора колледжа за 2001 г.», «Переписка с организациями о поставке комплектующих» и т. п. Системати­зированный перечень наименований дел, заводимых в органи­зации, с указанием сроков их хранения, называют номенклату­рой дел.

Наличие номенклатуры дел в каждой организации, на пред­приятии обязательно. Она используется как схема распределе­ния и группировки исполненных документов в дела, в качестве указателя индексации документов и дел, а также как схема по­строения справочной картотеки на исполненные документы.

Ведение дел вне номенклатуры не допускается. В номенкла­туру не включаются всевозможные платные издания и другие материалы, не отражающие вопросы основной деятельности организации.

Различают сводную номенклатуру дел организации и номен­клатуру дел структурных подразделений. Сводная номенклату­ра дел состоит из номенклатур дел структурных подразделений.

В целях унификации группировки документов для организа­ций и предприятий определенной категории существуют при­мерные и типовые номенклатуры дел. Примерные и типовые номенклатуры дел являются методическими пособиями и слу­жат основой для составления номенклатуры дел организаций и их структурных подразделений.

В небольших организациях, не имеющих структурного деле­ния, составляется одна номенклатура. Ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации со­ставляет делопроизводственная служба. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответствен­ным за документацию структурного подразделения.

По форме, структуре и реквизитам сводная номенклатура дел организации и номенклатура дел ее структурных подразделений аналогичны. Приведем форму сводной номенклатуры дел орга­низации (рис. 1).

Примерная последовательность расположения разделов в номенклатуре дел может выглядеть следующим образом: канце­лярия, секретарь-референт, производственно-технический от­дел, отдел организации труда и заработной платы, бухгалтерия, отдел кадров, административно-хозяйственный, профсоюзная организация и т. д.

Номенклатура дел организации печатается в нескольких эк­земплярах. Первый экземпляр (контрольный) хранится в кан­целярии (у секретаря-референта), второй — используется в ка­честве рабочего экземпляра, третий — находится у лица, ответственного за архив в качестве учетного документа, четвер­тый — в государственном архиве, в который передаются доку­менты данной организации.

После окончания делопроизводственного года сводную но­менклатуру дел закрывают. Закрытие номенклатуры оформля­ют итоговой записью, в которой указывают количество факти­чески заведенных за год дел по категориям учета и их общее число. О фактическом наличии заведенных за год дел сообща­ется архиву организации. Сводная номенклатура дел организа­ции пересматривается не реже, чем раз в 5 лет. В конце каждого года она уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января нового календарного года.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ УТВЕРЖДАЮ

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование должности

_____№_______________ руководителя организации

на _________год Подпись И. О. Фамилия

______________________ 00.00.0000

(место составления)

Наименование раздела
Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Приме­чание

Наименование должности

руководителя службы

ДОУ организации (подпись) И. О. Фамилия

00.00.0000

ОДОБРЕНО

Протокол заседания экспертной

комиссии организации

от 00.00.0000 № 00

Рис. 1. Форма сводной номенклатуры для организации

Формирование и текущее хранение дел

ГОСТ Р 51141-98 определяет понятие формирования дел как группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела.

Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативности поиска документов; надежности документационного обслуживания управления; сохранности документов. Единые требования к формированию и оформлению дел из­ложены в ГСДОУ. Согласно ГСДОУ, формирование дел долж­но осуществляться централизованно по месту регистрации документов. В небольших организациях формирование дел воз­лагается на секретаря-референта. В крупных организациях эту функцию осуществляет канцелярия.

Работа по формированию дел состоит из следующих опера­ций: распределение и раскладка исполненных документов в дела; расположение документов внутри дел в определенной по­следовательности и оформление обложек дел.

В дело помещают только исполненные документы (подлин­ники или заверенные копии) в одном экземпляре, оформлен­ные в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. В дело не помещают документы, несоответствующие заголовку дела, не­правильно оформленные, подлежащие возврату, черновики, не­заверенные копии. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки. B дело должны подшиваться документы по одному вопросу, имеющие один срок хранения. Документы постоянного и вре­менного срока хранения следует группировать в отдельные дела. В дела группируются документы одного календарного года. Исключение составляют переходящие дела, в которые группи­руют документы за несколько лет (например, личные дела).

Каждое дело должно содержать не более 250 листов (30— 40 мм) толщины. Приложения присоединяются к тем докумен­там, к которым они относятся. Приложения большого объема следует объединять в отдельные тома.

Документы внутри дела следует располагать в хронологичес­кой и логической последовательности. Такая систематизация, как правило, в основе своей совпадает с расположением доку­ментов по их датам подписания, поступления или исполнения. Переписка, например, систематизируется в такой последова­тельности: документ-ответ помешается за документом-запро­сом. Если документ-ответ будет исполнен в следующем году, его прилагают к документу-запросу. Распорядительные документы организации группируются в дела по видам, а внутри вида — в хронологическом порядке, и т. д.

Методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел в структурных подразделениях осуществляют заведующий канцелярией и заведующий архивом. На малых предприятиях эта функция возлагается на секретаря-референта.

Оперативное хранение документов

До передачи исполненных документов в архив организации, они могут находиться в структурных подразделениях на испол­нении и в канцелярии (у секретаря-референта) на хранении.

Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в папках с надписью «На подпись», «К докладу», «Срочно» и т. п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение рабочего дня находят­ся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией.

Хранение исполненных документов текущего года осуществ­ляется в специальных папках-регистраторах. Папки типа «скоросшиватель» здесь непригодны, поскольку в них докумен­ты располагаются в обратной хронологической последовательно­сти. Пригодны для длительного хранения папки с мягкой (шнур­ками) системой крепления документов. Это позволяет группировать документы в прямой хронологической последова­тельности.

В текущих архивах подразделений, в канцелярии, у секрета­ря-референта для размещения укомплектованных в дела доку­ментов применяются стеллажи и шкафы, механические карто­теки элеваторного типа, и т. д. Хранение законченных дел в столах сотрудников запрещается.

Документы, законченные делопроизводством, в конце года сдаются в архив организации.

ТЕМА: «ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ»

Подготовка документов к последующему хранению и исполь­зованию является завершающим этапом делопроизводственного процесса и включает экспертизу научной и практической цен­ности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив организации.

Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хране­ния.

Для организации и проведения экспертизы ценности доку­ментов и отбора их для передачи на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в проведении экспертизы в министерствах и ведомствах создаются постоянно действующие центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В остальных организациях создаются постоянно дей­ствующие экспертные комиссии (ЭК).

Экспертная комиссия организации создается приказом руко­водителя из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

Экспертная комиссия организации в своей работе должна руководствоваться Положением об архивном фонде Российской Федерации, требованиями ГСДОУ, приказами Федеральной ар­хивной службы России, нормативно-методическими докумен­тами, разработанными архивными органами, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения.

Члены ЭК с участием специалистов организации проверяют правильность проведенного отбора документов на хранение и уничтожение путем просмотра описей, актов и других докумен­тов. Отбор производится непосредственно персоналом дело­производственной службы.

Экспертная комиссия работает в контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, которая ут­верждает решения ЭК.

Негосударственные организации самостоятельно принима­ют решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с ЭПК архивного органа при выделении документов к уничтожению.

Результатом работы ЭК является распределение документов на четыре группы по различным срокам хранения:

— постоянного хранения в государственных архивах;

— временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

— временного хранения (до 10 лет);

— подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Пере­дача их осуществляется по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по ис­течении срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации.

Уничтожение документов и дел оформляется по актам.

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы «Секретно», «Для служебного пользования», «Конфиден­циально», производится в соответствии со специальными инст­рукциями.

Оформление дел и передача их на архивное хранение

Оформление дел — это подготовка дел к хранению в соответ­ствии с установленными правилами.

Оформление дел начинается с момента их заведения в дело­производстве и заканчивается в процессе подготовки к переда­че в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумера­ции листов, составлению заверительной надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. д.

Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразде­лений.

Дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку, листы нумеруются. В конце дела на отдельном листе ставится заверительная надпись. Наи­более ценные документы (например, рукописи и т. п.) не под­шивают, а вкладывают в папки или коробки.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) оформ­ляются упрощенно: они не подшиваются, листы в них не нуме­руются, уточнение обозначений на обложках дел не производит­ся, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

Для дел, сформированных по видам и разновидностям доку­ментов, заголовки которых не полностью раскрывают их содер­жание, рекомендуется составлять внутреннюю опись докумен­тов. Внутреннюю опись помещают в начале дела.

Заверительную надпись (лист-заверитель) помещают в кон­це дела. Обложки дел оформляют в соответствии с требо­ваниями ГОСТ 17914-72. Надписи на обложке следует писать четко, тушью.

После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, при ме­тодической помощи архива составляются описи для после­дующей передачи в архив. В малых организациях эту работу выполняет секретарь-референт с участием специалистов подраз­делений. Отдельная опись составляется на дела по личному со­ставу организации.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным поряд­ковым номером. Описи утверждает руководитель организации.

Перед утверждением описи должны получить одобрение ЭК организации, а описи на дела постоянного хранения и дела по личному составу должны быть согласованы (утверждены) ЭПК архивной организации.

Годовые разделы описей дел, предназначенные для переда­чи в государственный архив, печатаются в четырех экземплярах. Описи дел, остающиеся в архиве организации, печатаются в двух экземплярах.

В архив организации передаются дела постоянного и времен­ного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных под­разделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включитель­но) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к доку­ментам прошлых лет и т. д.).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоян­ного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одоб­ренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклату­рам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей работы, архив организации оформляет выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каж­дое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регист­рационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные архивы документы, подлежа­щие государственному хранению, хранятся в архивах организа­ций и предприятий в течение сроков, установленных Главархивом России. По истечении установленных сроков (от 5 до 7,5 лет) документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов организаций и предприятий в го­сударственные архивы.