Форма УПД

Поскольку УПД построен на базе счета-фактуры, то форма счета-фактуры, утвержденная Постановлением № 1137, "встроена" в УПД, обведена жирной линией и не претерпела никаких изменений.

Наличие в форме обязательных реквизитов первичного учетного документа, поименованных в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, обеспечивается за счет следующих показателей:

• наименование документа: "Универсальный передаточный документ";
• дата составления документа совпадает с датой счета-фактуры, отраженной в строке (1);
• наименование экономического субъекта, составившего документ, указывается в строках [14] и [19];
• содержание факта хозяйственной жизни отражается как в составе показателей счета-фактуры в строках (2), (2а), (2б), (6), (6а), (6б) и в графе 1, так и в строках [8], [9], [11], [12], [16], [17];
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения отражается в графах счета-фактуры "2", "2а"-"6", "9";
• наименование должности лиц, ответственных за правильность оформления сделки или свершившегося события, указывается в полях [10] или [13] - для продавца, [15] или [18] - для покупателя;
• подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки (события), с указанием их фамилий и инициалов указываются в полях [10] или [13] - для продавца, [15] или [18] - для покупателя.

Согласно п. 6 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137, первый экземпляр счета-фактуры, составленного на бумажном носителе, выставляется покупателю, а второй - остается у продавца. При этом форма УПД, построенная на основе формы счета-фактуры, как первичный учетный документ предусматривает наличие подписей покупателя на обоих экземплярах документа.

В этой связи возможна ситуация, когда при отгрузке товаров (работ, услуг), имущественных прав оба экземпляра УПД будут переданы продавцом покупателю.

Как разъяснила ФНС России в письме от 21.04.2014 № ГД-4-3/7593, у организации, не применяющей электронные документы, факт отгрузки и выставления счета-фактуры в зависимости от применяемого в организации документооборота может быть подтвержден любыми оставшимися в организации документами, зафиксировавшими факт выбытия материальных ценностей от материально ответственного лица (складскими документами по учету материальных ценностей в увязке с транспортными накладными, документами по учету путевых листов или копией (в том числе на электронном носителе) оформленного продавцом УПД, или др., на основании которых ценности обычно "снимаются" с учета конкретного подотчетного лица), а также документами, подтверждающими передачу двух экземпляров УПД в адрес покупателя (реестрами товаросопроводительных документов, расписками курьеров, описями вложений в почтовые отправления и т.п.).

Формирование организацией передаточного документа в электронном виде позволит всегда иметь оригинал отправленного электронного документа.