Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица - работники организации (в том числе и совместители), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.

Выдача наличных денег под отчет производиться из кассы на основании расходного кассового ордера только тем работникам, которые отчитались по ранее выданным подотчетным суммам. По полученным денежным средствам подотчетные лица строительной организации должны составить авансовый отчет с приложением оправдательных документов и представить их бухгалтеру.

Форма № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55, применяется для учета денежных средств, выданным подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии.

На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы: командировочное удостоверение; квитанции; транспортные документы; чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы; суммы затрат по ним.

На хозяйственные расходы (приобретение материальных ценностей, расчеты с поставщиками) деньги выдаются только тем работникам, которые являются материально ответственными лицами.

Особое место в учете расчетов с подотчетными лицами занимает учет расходов на служебные командировки. Служебная командировка – поездка работника по распоряжению руководителя строительной организации для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы в другую местность. В командировку не могут быть направлены беременные женщины и работники младше 18 лет, а некоторая категория работников может быть направлена лишь с их письменного согласия (согласно ст.259 ТК РФ).

За время командировки за работником строительной организации сохраняется место работы, должность, средний заработок за все рабочие дни по графику строительной организации. Работникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту назначения и обратно (проезд оплачивается по предъявленным билетам, включая услуги по предварительной продаже билетов, пользованию в поездах постельными принадлежностями, расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой города); суточные за время нахождения в командировке; другие расходы (например, оплату услуг связи).

Согласно Закону от 24.07.2007 г. №216 – ФЗ с 1 января 2008 года суммы суточных освобождаются от налогообложения НДФЛ при командировке на территории РФ в пределах 700 рублей, а при заграничной командировке - не более 2500 рублей за каждый день.

С 1 января 2009 года отменено нормирование суточных. Размер суточных, которые выплачивают работникам строительной организации, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя и определяется коллективным договором. Суточные выплачивают за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути (включая день отъезда и день приезда).

По прибытию из командировки или расходования денег на хозяйственные нужды подотчетное лицо в течение трех дней составляет авансовый отчет и сдает его в бухгалтерию. Утвержденный авансовый отчет является основанием для списания задолженности с подотчетного лица.

В бухгалтерском учете НДС по командировочным расходам отражается по дебету счета 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» субсчет «Налог на добавленную стоимость по услугам».

Согласно п.7. ст.170 НК РФ вычетам подлежат суммы НДС, уплаченные по следующим расходам на командировки: на проезд к месту служебной командировки и обратно; на пользование в поездах постельными принадлежностями; на найм жилого помещения; на дополнительные услуги, оказанные в гостиницах в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов).

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном синтетическом с аналитическим разрезом счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». По дебету счета 71 отражается получение авансов или возмещение расходов по авансовому отчету, а по кредиту счета 71 – расход аванса и возврат неиспользованных подотчетных сумм в кассу предприятия.

Остаток может быть как дебетовым, так и кредитовым, а также одновременно и дебетовым и кредитовым. Дебетовый остаток показывает задолженность работника перед предприятием (дебиторскую), а кредитовый – задолженность предприятия перед работником (кредиторскую).

К счету 71 можно открыть отдельные субсчета:

71/1. Расчеты с подотчетными лицами в рублях

71/2. Расчеты с подотчетными лицами в валюте

Пример. Инженер ООО «Строитель» Власов В.Д. с 7 по 14 апреля 2009 года направляется в служебную командировку в г. Москву. Коллективным договором ООО «Строитель» суточные по России утверждены в размере 700 руб.

6 апреля Власову В.Д. был выдан аванс в размере 15 000 руб.

Вернувшись из командировки, Власов В.Д. отчитался, представив в бухгалтерию организации авансовый отчет. К авансовому отчету были приложены: железнодорожные билеты стоимостью 3540 руб. (в том числе НДС – 540 руб.) и счет из гостиницы на 7080 руб. (в том числе НДС – 1080 руб.).

Рассчитать сумму затрат по командировке и отразить хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.

Сумма затрат Власова В.Д.:

1) железнодорожные билеты – 3 540 руб. (в том числе НДС – 540 руб.;

2) проживание в гостинице – 7 080 руб. (в том числе НДС – 1080 руб.);

3) суточные – 8 дней x 700 = 5 600 руб.

Итого сумма затрат составила – 16 220 руб.

Бухгалтер ООО "Строитель" должен сделать проводки:

1) Стоимость железнодорожных билетов без НДС: Д-т 26 К-т 71 – 3000 руб.;

2) Сумма НДС по железнодорожным билетам: Д-т 19 К-т 71 – 540 руб.;

3) НДС по железнодорожным билетам предъявлен к вычету: Д-т 68 К-т 19 – 540 руб.;

4) Стоимость проживания в гостинице без НДС: Д-т 26 К-т 71 – 6000 руб.;

5) Сумма НДС по проживанию в гостинице: Д-т 19 К-т71 – 1080 руб.;

6) НДС по проживанию в гостинице предъявлен к вычету: Д-т 68 К-т 19 – 1080 руб.;

7) Суточные: Д-т 26 К-т 71 – 5600 руб.

После утверждения авансового отчета Власова В.Д. руководителем ООО «Строитель» инженеру компенсировали перерасход выплатой из кассы строительной организации, что соответственно, отражается записью: Д-т 71 К-т 50 – 1 220 руб. (16 220 – 15 000)

Налоговый вычет по НДС производиться на основании счета-фактуры гостиницы. Сумму НДС по расходам, связанным с проездом, принимают к вычету при условии, что пункты отравления и назначения находятся на территории РФ.