Унифицированную форму документа на бумажном носителе рекомендуется проектировать на основе формуляра-образца - совокупность реквизитов, расположенных определённым образом в документе (рис.2.1). Формуляр, характерный для определённого вида документов, называется типовым формуляром.
Формуляр-образец состоит из трёх частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (рис.2.1). В заголовочной части размещают реквизиты, расположенные до текста документа и кодовые обозначения реквизитов. В основной (содержательной) части размещают реквизиты текст и приложения. В оформляющей части размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизитов «Дата заполнения документа», «Подпись» («Подписи») лица (лиц), ответственного (ных) за правильность заполнения формы, «Печать» при необходимости.
Коды
Эмблема фирмы Гриф ограничения
доступа к документу
Наименование фирмы Гриф утверждения
Заголовочная Юридический адрес фирмы
часть
документа Индекс, город Адресат
улица, дом
Тел., факс Резолюция
Расчётный счёт в банке
Вид документа
Дата _____ № _____
На № _____ от _____
К Заголовок к тексту _______________ Начало текста (абзаца) Основная часть ТЕКСТ документа Приложение _______________ Должность лица, подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия Печать Оформляющая Согласование документа часть документа Виза Отметка о Отметка о Фамилия исполнителя переносе поступлении и телефон данных на Отметка об исполнении машинный документа и направлении носитель его в дело |
Рис.2.1. Расположение основных реквизитов (формуляр-образец)
Формуляр-образец должен устанавливать:
- формат бумаги;
- конструкционную сетку;
- служебные поля;
- расположения частей, зон и реквизитов с учётом двусторонней печати.
Для унифицированных форм документов рекомендуется использовать форматы А3 (297х420мм), А4 (210х297мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) по ГОСТ 9327-60.
Конструкционная сетка образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного формата. Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки должно быть следующим:
- между вертикальными линиями – 2,6мм (шаг письма);
- между горизонтальными линиями – 4,25мм (межстрочный интервал).
Конструктивным элементом проектируемых унифицированных форм документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями, она является полем для размещения одного знака реквизита документа, включая пробел.
|
|
Бланки документов должны иметь поля:
- левое – 30мм;
- правое – не менее 8мм;
- верхнее и нижнее – не менее 20мм.
При размещении реквизитов формуляра-образца на нескольких страницах номера страниц рекомендуется проставлять арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.
Разработка единой схемы построения организационно-распорядительной документации (ОРД) на основе формуляра-образца позволяет:
- значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;
- упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;
- облегчить поиск и обработку документов;
- повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники.