2015-07-04
5717
Основными направлениями упорядочения и совершенствования документации становится её унификация и стандартизация.
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава реквизитов и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Унификация документов проводится в целях сокращения их количества, типизации форм, снижения трудоёмкости обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники и ПЭВМ.
Унифицированный документ должен иметь оптимальное число необходимых реквизитов, постоянное место расположения их на бумаге, а также определённый формат бумаги.
Основными принципами унификации являются: от общего к частному; единообразие документов и их сопоставимость; информативность; сокращение количества видов документов; стабильность требований; соотношение с действующими системами классификации и кодирования; экономичность и др.
|
|
|
Работы по унификации документов включают:
- установление номенклатуры действующих форм;
- построение единой модели документов для группы однородных задач с использованием формуляра-образца;
- разработка структур документов;
- создание общих синтаксических правил построения документа;
- определение методов контроля информации документа.
Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположением на носителе информации в определённом порядке, представляют унифицированную форму документа (УФД). УФД должны соответствовать требованиям международных и межгосударственных документов, устанавливающих структуру, состав реквизитов, форм.
Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведённой унификации и уровня её обязательности.
Внедрение стандартизации в управленческую документацию обусловлено неоправданным многообразием видов и форм документов, фиксирующих выполнение идентичных управленческих действий.
