Третье «Р» – Presentation (представление информации на мероприятии)

Посетители и участники лучше запомнят ваше мероприятие, если в нем используется надлежащее аудиовизуальное оборудование – аудио- и видеосредства. Чем больше органов ощущений вовлечено в процесс получения информации (т.е. и слух, и зрение), тем выше уровень запоминаемости. Хорошее и графически выразительное аудиовизуальное представление материала (слайд-шоу, видео- или компьютерная презентация) не только делает мероприятие более интересным, но и оставляет более сильное впечатление о нем.

При подготовке мероприятия необходимо ответить на следующие вопросы:

Есть ли возможность использовать высококачественную звукоаппаратуру? (Надо ли применять стационарный микрофон, когда выступающий сидит или стоит на одном месте, и мобильный микрофон, когда выступающий перемещается?)

Планируется ли музыкальное сопровождение перед началом мероприятия и в перерывах? Если да, то это должна быть группа исполнителей или запись?

Планируется ли обсуждение с залом/аудиторией? Если да, то необходимо наличие достаточного количества микрофонов в зале.

Необходимо ли осуществлять перевод на другие языки? Если да, то каким он должен быть – синхронным или последовательным?

Планируется ли создание специальных звуковых эффектов?

Будет ли проводиться телеконференция в прямом эфире? Требуется ли система громкоговорителей (оповещения публики)?

Планируется ли осуществлять аудио- и видеозапись презентации и выступлений?

Потребуется ли вам проекционное оборудование, видеосистема, система компьютерной презентации? Какого размера должны быть мониторы или экраны?

Можно ли при необходимости затемнить помещение и сколько времени это займет?

Если вы используете видео- или компьютерное оборудование, то необходимо, чтобы специалист по этому оборудованию был в вашем распоряжении на непредвиденный случай.

Перед проведением презентации убедитесь, что ее можно видеть и слышать с любого ряда и любого места в помещении или на удовлетворяющем вас расстоянии на открытом воздухе.

При проведении слайд-шоу и компьютерной презентации следует выполнить определенные требования:

– не помещайте слишком много информации на один слайд. Используйте правило: если вы можете прочитать (распечатанный) слайд на расстоянии вытянутой руки, то и аудитория сможет прочесть то, что там написано;

– используйте контрастные друг другу цвета для подложки (фона) и текста;

– обязательно просмотрите слайды перед их использованием;

– в начале и в конце презентации лучше использовать слайды с темным фоном – для того, чтобы глаза лучше освоились (в начале) и начали расслабляться (в конце);

– обязательно выключите оборудование по окончании презентации, чтобы не дезориентировать аудиторию, которая может ожидать возможного продолжения.

Выступающие и тексты выступлений – важные аспекты стадии представления информации в ходе PR-мероприятия. Качество» успех любого мероприятия в значительной степени зависит от порядка, в котором проводится представление информации. Как только у вас появится список выступающих и содержание (темы) их выступлений, постарайтесь поставить в такой очередности, чтобы более серьезные темы чередовались с более легкими. Как правило, 20 минут достаточно для любого выступления. Постарайтесь, чтобы у аудитории был небольшой перерыв через каждые два выступления для осмысления сказанного.

Некоторые замечания, касающиеся выбора выступающих:

– старайтесь не включать в список много выступающих с одинаковыми взглядами: не надо избегать разнообразия точек зрения;

– старайтесь включить в программу независимого эксперта – клиента, представителя смежного рода деятельности: это позволит оживить дискуссию, сделать ее источником новой информации.

При работе с будущими выступающими – при выборе и утверждении списка выступающих и тем их выступлений до них надо довести следующую информацию:

а) предмет дискуссии: то, что вы хотите, чтобы они осветили на мероприятии;

б) целевая группа и ее отношение к теме мероприятия;

в) перечень всех выступающих и темы их выступлений;

г) итоговая программа мероприятия;

д) последовательность и длительность выступлений;

е) ожидаемое время прибытия выступающего на мероприятие;

ж) точная дата, когда вы хотели бы получить от выступающих резюме (текст, тезисы) выступления и, если требуется, компьютерные файлы или слайды;

з) конкретная персональная информация – особенно если выступающий прибывает на мероприятие из другого города или страны (например, о размещении в гостинице, о маршруте, по которому надо добраться до места проведения мероприятия, и т.д.);

и) об оплате выступления.

Необходимо задать вопросы самим выступающим:

Требуется ли им для выступления специальное оборудование?

Требуется ли предварительная репетиция на месте?

Кроме того, следует задать вопросы организаторам мероприятия:

Надо ли представлять выступающего (благодарить после выступления)?

Надо ли текст речи выступающего распространить среди участников мероприятия? Если да, то когда и как?

Ожидается ли, что выступающий будет участвовать в дискуссии по итогам своего выступления, а также других выступлений?

По программе выступлений также следует создать, памятку (рис. 6).