Существует стандартная схема пяти модулей – составных частей комплекса подготовки и проведения PR-мероприятий всех основных типов, которую называют четыре «Р» и «F». Рассмотрим ее компоненты.
Первое «Р» – Place / Location (место)
Общие требования к помещению (месту проведения мероприятия). Их можно изложить в виде своеобразной формы («памятки») (рис. 5).
Помещение в котором желательно (возможно) проведение мероприятия | Помещение организации Выставочный центр / конференц-центр Помещение в гостинице На открытом воздухе Другое | |
да | нет | |
Возможность использования помещения в назначенный день | ||
Возможность проведения «генеральной репетиции» | ||
хорошо | плохо | |
Качество помещения и то, насколько оно соответствует тому имиджу, который вам необходимо создать и поддержать | ||
Наличие (или возможность разместить): подиума для презентации и для выступающих; места для: столов и стульев; стола регистрации; гардероба; обеденных столов, столов для фуршета; проведения переговоров в узком кругу | ||
Наличие и близость мест для парковки | ||
Наличие аудиовизуального оборудования | ||
Технический сервис (поддержка работы оборудования и технический персонал) |
-126-
|
|
Наличие телекоммуникаций (телефоны, Интернет, компьютеры, факс) | ||
Соответствие уровня услуг уровню организации | ||
Отопление, кондиционирование воздуха | ||
Обеспечение охраны помещения и посетителей | ||
Возможность размещения гостей в ночное время (гостиница) | ||
Страхование | ||
Проведение других мероприятий конкурентами в то же время в том же помещении | ||
Специальные скидки на аренду помещения в период низкой интенсивности мероприятий | ||
Услуги по поддержанию чистоты в помещении |
Рис 5. Общие требования к помещению. Памятка.
Дадим комментарии но некоторым вопросам, прямо или косвенно связанным с местом проведения мероприятия.
Страхование помогает снизить риски и возместить часть затрат в случае возникновения непредвиденной ситуации (повреждение части выставочной экспозиции при транспортировке, установке, демонстрации; отмена мероприятия по не зависящим от организаторов причинам).
Успех мероприятия в значительной степени может зависеть от правильности организации пространства – размещения экспозиции, стендов, стульев, столов для гостей, участников и выступающих. Сам тип мероприятия определяет, какое именно и каких размеров требуется помещение. Например, помещение в 500 кв. метров можно использовать:
|
|
– для проведения приема с официантами, обходящими стоящих гостей и предлагающими им напитки и закуски (фуршет); в этом случае может быть приглашено примерно 600 гостей (0,83 кв. метра на человека);
– для проведения конференции, на которой все участники рассаживаются рядами, а перед ними устанавливается подиум для президиума; в таком случае число гостей должно быть не более 500 (1 кв. метр на человека);
– для проведения бизнес-завтрака или бизнес-ланча, на котором участников рассаживают за столами; тогда это помещение может вместить в себя максимум 400 человек (1,25 кв. метра на человека). Эти данные приведены без учета установки подиума для президиума (председатель организации, главный выступающий, главный гость; в таком случае полезная площадь помещения уменьшается).
Оформление помещения – важная составляющая мероприятия; должны быть соответствующим образом оформлены:
– зал (комната, арендуемая площадь), где проходит основная часть мероприятия: устройство сцены/подиума, стены (флаги, плакаты, щиты и т.д.);
–- помещения, смежные с главным (перед входом в него): тумбы, указатели, флаги, щиты;
– подъезды, подходы к зданию, в котором проходит мероприятие: наружная реклама, информация о мероприятии, декоративное оформление входа в здание.
При организации мероприятия надо правильно рассчитать количество и качество угощения (питания):
– прием с кофе и чаем – в среднем 1,5–2 чашки на человека плюс печенье, прочая выпечка;
– коктейль-прием – 3 коктейля на одного человека плюс обязательно безалкогольные напитки;
– приемный день – планируется из расчета 6 человек в час: чай, кофе и выпечка, печенье;
– бизнес-ланч (ужин): если время мероприятия не очень продолжительное, то должно быть максимум 3 блюда, а также белое и красное вино к каждому блюду.
Все выступающие на мероприятии такого рода, а также гости должны быть обеспечены минеральной водой.
Контрольный список вопросов при заключении договора с кейтеринговой компанией на обеспечение угощения гостей и участников мероприятия:
1) предыдущий опыт кейтеринговой компании по предоставлению таких услуг, рекомендации (ссылки);
2) ожидаемое число гостей;
3) возможность скидки в случае малого числа заказов у компании («не в сезон»);
4) выбор меню с учетом рекомендаций компании и фиксация цен;
5) горячие или холодные блюда в зависимости от сезона и времени проведения мероприятия;
6) возможность специального меню, учитывающего религиозные, культурные традиции приглашенных, а также ассортимент диетических блюд;
7) согласование максимального количества еды и напитков;
8) принятие решения о возможности включения в меню алкогольных напитков;
9) учет программы мероприятия с тем, чтобы время угощения гостей/участников хорошо в нее вписывалось;
10) договоренность о том, что со стороны кейтеринговой компании будет назначено одно контактное лицо по работе с вами;
11) письменное подтверждение всего вышеупомянутою.