Председатель профкома

Руководитель юридической службы

Заместитель руководителя, курирующий подразделение

Должностная инструкция

Открытое акционерное общество

МОСКОВСКИЙ

КОММЕРЧЕСКИЙ БАНКУТВЕРЖДАЮ

«ИНВЕСТБАНК»Зам.председателя

Правления банка

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯПодписьО.П.Филин

____________ № __ 15 ___ 13.04.2000

секретаря-референта

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт является сотрудником секретариата, выполняющим функции по документационному и информационному обслуживанию деятельности коллегиальных и совещательных органов банка - Общего собрания акционеров, Совета директоров банка, Правления банка и непосредственно подчиняется заведующему секретариатом.

1.2. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом председателя Правления банка по представлению заведующего секретариатом.

1.3. Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации, нормативными актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Банка России, Росархива, Госстандарта России по вопросам документационного обеспечения и архивного хранения, Уставом Банка, решениями Совета директоров банка и Правления банка, положениями и регламентами работы коллегиальных и совещательных органов банка, приказами и распоряжениями председателя Правления банка, Инструкцией по делопроизводству банка и другими нормативными и методическими документами по делопроизводству, положением о секретариате, настоящей должностной инструкцией.

1.4. На должность секретаря-референта назначается лицо, имеющее высшее или среднее специальное образование.

1.5. Секретарь-референт должен знать: структуру банка и распределение обязанностей между руководством банка, функции подразделений банка; организацию документооборота банка; технологию автоматизированной подготовки и обработки документов; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; уметь работать с людьми и владеть нормами делового этикета.

2. Должностные обязанности

Секретарь-референт обязан:

2.1. Совместно с председателем Правления банка готовить годовые (полугодовые, квартальные) планы работы коллегиальных и совещательных органов банка.

2.2. Запрашивать в подразделениях банка предложения к планам работы коллегиальных и совещательных органов банка, доводить до сведения руководителей подразделений утвержденные планы работы.

2.3. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний руководства банка.

2.4. Проводить сбор и подготовку необходимых материалов для заседаний коллегиальных органов банка, их рассылку заинтересованным подразделениям и лицам.

2.5. Готовить повестку дня заседаний, согласовывать ее с руководством банка, рассылать всем заинтересованным организациям, подразделениям, лицам.

2.6. Информировать работников банка, другие заинтересованные организации и лиц о совещаниях и заседаниях, проводимых руководством банка.

2.7. Вести протоколирование заседаний и совещаний коллегиальных органов банка, оперативных заседаний у руководства банка.

2.8. Осуществлять оформление протоколов заседаний, обеспечивать их согласование, подписание и рассылку всем заинтересованным подразделениям и лицам, при необходимости оформлять выписки из протоколов заседаний.

2.9. Оформлять на основе протоколов заседаний решения Общего собрания акционеров и Совета директоров банка.

2.10. Регистрировать и учитывать протоколы и решения коллегиальных и совещательных органов банка.

2.11. Контролировать выполнение решений, принятых коллегиальными и совещательными органами банка.

2.12. Вести справочные и контрольные картотека или автоматизированные базы банных по решениям коллегиальных и совещательных органов банка.

2.13. Формировать дела, обеспечивать учет и сохранность документов и дел, своевременную передачу их в архив банка.

2,14. Вносить руководству секретариата предложения по совершенствованию работы на вверенном ей участке работы.

3. Права

Секретарь-референт имеет право:

3.1. Не принимать к рассмотрению документы, подготовленные и оформленные с нарушением действующих норм и правил.

3.2. Требовать от сотрудников банка соблюдения установленных сроков представления документов на рассмотрение коллегиальных и совещательных органов.

3.3. Вносить предложения руководству секретариата о совершенствовании работы по документационному обслуживанию работы коллегиальных и совещательных органов.

3.4. Требовать от руководства создания благоприятных условий труда.

4. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

4.1. Несвоевременное и некачественное выполнение обязанностей, возложенных настоящей инструкцией.

4.2. Несоблюдение требований правовых нормативных актов при работе с документами.

4.3. Использование предоставленных служебным положением прав в корыстных целях, нанесение материального или иного ущерба банку.

4.4. Нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.

4.5. Разглашение банковской тайны.

5. Взаимоотношения

Секретарь-референт осуществляет взаимоотношения:

5.1. С председателем Правления банка:

Представляет: проекты планов работы, докладные и служебные записки, справки, сводки, предложения, проекты решений, протоколы.

Получает: утвержденные планы работы предложений, подписанные протоколы, решения.

5.2. С подразделениями банка:

Направляет: планы работы коллегиальных и совещательных органов банка.

Получает: справки, проекты решений для рассмотрения на заседаниях коллегиальных и совещательных органов.

Зав. секретариатом Личная подпись О.П.Волобуева

Визы:

Работник

Руководитель юридической службы

Председатель профкома