Структура делового письма

Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения.

Обращение. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа.

В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов». Никогда в обращении не сокращайте слово «господин» до «г-н». Также нельзя писать «Уважаемый господин Иванов И.И.». Либо «Иван Иванович», либо «господин Иванов». «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении, независимо от того, есть ли в организации женщины.

Если не знаете ни фамилии, ни имени, пишите просто: «Уважаемый господин директор».

Военнослужащим: «Уважаемый товарищ полковник», даже если этот полковник - женщина.

Обращением могут служить ученые звания: академик, профессор, доцент и др.

Помните, что обращение «Дамы и господа» является светским, и его удобней использовать, например, для приглашения на празднование юбилея компании.

Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма. Т.е. письмо начинают с постановки проблемы, а потом оговаривают условия, варианты и т. д. А после этого - какие результаты ожидаем получить и все благодарности и расшаркивания.

Пример: Обращаемся к Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством продукции, которую поставляет нам Ваша компания. Мы рассчитываем на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.

Далее следует основной текст письма (2-4 абзаца), где должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.

В заключении вы кратко подводите итоги всего написанного.

Например: Уверен, что Вы сможете разобраться в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло.

Письмо заканчивается стандартными формулировками: «С уважением», «Искренне Ваш», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» или «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу» и др. плюс подпись (должность, ФИО) адресанта.

Письма на имя первых лиц подписывает только директор или его зам - это принцип субординации и уважение к деловому партнеру. Соответствие рангов должно соблюдаться. Есть еще одна характерная ошибка. Допустим, на документе стоит фамилия директора Смирнова, а сам он уехал в отпуск. Его заместитель Петров ставит косую черту и расписывается за шефа. Это неправильно. Подпись должна строго соответствовать ее расшифровке и реальной должности автора письма в данный момент. Поэтому пишите: «заместитель директора» или «и.о. директора Петров». Между инициалами и фамилией пробел не делают (А.П.Смирнов).

Постскриптум (P.S.) редко используется в деловой переписке и служит для сообщения о важном событии, произошедшем после написания письма, или для информации, имеющей лишь косвенное отношение к основному содержанию.

Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе.

Правила оформления реквизита «Отметка о наличии приложения:

Отметка о наличии приложения (21) располагается после текста документа. Приложения подразделяются на:

· указанные в тексте;

· не указанные в тексте.

Оформление реквизита начинается с указания слова «Приложение» с большой буквы, после чего ставится двоеточие. Далее оформление возможно по одному из следующих вариантов:

1. Если есть приложение к документу, упоминаемое в тексте, то после слова «Приложение:» указывается количество листов и экземпляров документа.

Например,

Приложение: на 2 л. в 2 экз.

2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, после слова «Приложение:» необходимо указать наименование приложения с указанием количества листов и количества экземпляров.

Например,

Приложение: Проект договора на 5 л. в 2 экз.

3. Если приложений к документу несколько, то они нумеруются и оформляются по второму варианту.

Например,

Приложения: 1. Проект договора на 5 л. в 2 экз.

2. Накладная от 12.1.2011 № 55 на 1 л. в 1 экз.

4. Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: Договор о сотрудничестве и приложение к нему, всего на 5 листах в 1 экземпляре.

5. При наличии сброшюрованных приложений количество листов в них не указывается.

6. В распорядительных документах и законодательных документах приложения оформляют на дополнительных листах, где в правом верхнем углу пишется: «Приложение к приказу № … от …..» или «Приложение № 3 к приказу № … от …..».

Например,

В соответствии с Постановлением …. департамент по тарифам Новосибирской области ПРИКАЗЫВАЕТ:

1. Установить тарифы на холодную воду и тарифы на водоотведение для организаций коммунального комплекса Искитимского района Новосибирской области согласно приложению № 1….

Следование перечисленным правилам гарантирует успешное сотрудничество с адресатом послания и зарекомендует вас как тактичного, вежливого человека. Большинство перечисленных правил подойдет и для электронной переписки.

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.