Принято выделять следующие виды деловых писем (можно встретить и другие деления).
По тематическому признаку деловые письма разделяют на:
1. Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся:
· оферта (письмо-предложение) – предложение стороной сделки о заключении договора с указанием основных условий сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, условий оплаты, способа доставки.
Стандартные фразы:
В подтверждение нашей предварительной договорённости...
Зная Вас как надёжного партнёра...
В соответствии с Вашей просьбой...
Согласно контракту №... от...
ООО «Полюс» в связи с... представляет на Ваше рассмотрение следующее предложение...
· письмо-запрос
· Обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки.
· Для получения необходимой информации от адресата по поводу какого-то вопроса: узнать подробно характеристики товара, наличие товара, сроки поставки, получить прайс-лист, образцы товара и т.п. Письмо-запрос побуждает к написанию письма-ответа. Письмо-запрос должно содержать обоснование необходимости разъяснения вопроса.
Стандартные фразы
В целях ознакомления с...
Прошу предоставить информацию...
...просим выслать...
Направляю в Ваш адрес запрос о
Руководство поручило мне обратиться к Вам с запросом о
· рекламация (письмо-претензия) -претензии к стороне, которая нарушила принятые на себя обязательства, и требование возмещения убытков.
При совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. составляется письмо-претензия (рекламация), которое содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.
В договоре купли-продажи, о выполнении работ должен присутствовать раздел о порядке предъявления и способах регулирования претензий (рекламаций).
Письмо-претензия (рекламация) должна содержать дополнительно:
- наименование документа (ПРЕТЕНЗИЯ), номер;
- основание – номер и дата документа: договора, гарантийного письма, который регулирует отношения между сторонами, накладной, по которой был выдан товар, счета и т.п.;
- наименование товара;
- количество товара;
- основания для предъявления претензий (что конкретно нарушено);
- доказательства нанесенного ущерба;
- требования по возмещению убытка (сумма претензии);
- доказательные документы, как приложение к письму.
При получении отказа в удовлетворении требований или истечении установленного срока на рассмотрение претензии (в основном один месяц) необходимо в установленном порядке (общий срок исковой давности - 3 года) заявить иск в арбитражный суд.
Стандартные фразы
К большому сожалению...
С сожалением...
(Официально) заявляем Вам рекламацию на.../в отношении...
Направляем Вам товар /рекламацию/рекламационный акт...
Сообщаем Вам, что...
Мы вынуждены поставить Вас в известность, что...
Ставим Вас в известность, что...
Доводим до Вашего сведения...
Настоящим извещаем Вас о рекламации на
Представляю на Ваше рассмотрение рекламацию на
Направляем в Ваш адрес рекламацию на ненадлежащее
Нами зарекламирована партия товара, высланная в наш адрес накладной № от
Рекламация распространяется на предоставление нашей организации услуги по договору
Продукция или услуга … не соответствует по своему качеству, не отвечает условиям договора, не отвечает уровню, предусмотренному …
Документы: Рекламационный акт, акт приемки, протокол испытаний, экспертное заключение, копия уведомления
2. Некоммерческие письма – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений. К ним относятся:
· благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу.
Стандартные фразы;
Выражаем благодарность…
Выражаем глубокую признательность…
Компания «Х» выражает искреннюю благодарность… и т.п.
· гарантийное письмо –содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки.
Оформлять гарантийное письмо желательно на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя, иногда и главного бухгалтера (в случае финансовых гарантий). При составлении гарантийного письма необходимо дополнительно указать:
· наименование документа (ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО);
- банковские реквизиты, а также размер штрафа в случае нарушения обязательств (в случае финансовых гарантий).
Гарантийное письмо может содержать следующие формулировки:
Гарантируем...
Настоящим письмом гарантируем...
Компания «Х» гарантирует...
Своевременную и полную оплату гарантируем...
Настоящим гарантируем...
· информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) -предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
Информационное письмо содержит в себе сведения официального характера: сообщение, просьбу, напоминание, предложение и прочее. Основная цель составления информационного письма – проинформировать, известить, прорекламировать, просветить о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Часто информационное письмо сопровождается приложениями, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально.
Подписывает информационное письмо обычно руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.
Например,
Уважаемые господа!
Организаторы Международной выставки «Экспо-2003» сообщают об открытии выставки с 10 ноября 2003 года.
Желающие принять участие в экспозиции должны подать заявки в сроки до 1 сентября 2003 года по адресу …. Получить комплект документов для участия можно по электронному адресу …
Ключевые фразы:
Сообщаем Вам о (об изменениях, о необходимости, о фактах, о предварительных результатах, о достижении окончательной договоренности)
Доводим до Вашего сведения
Считаем необходимым поставить Вас в известность
Представляю Вам проект, отчет, перечень, предложения, акт
Например,
заг. Об изменении банковских реквизитов.
Сообщаем Вам об изменении наших банковских реквизитов.
Реквизиты нашего счета:…….
Подпись
· письмо-напоминание -содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
Письмо-напоминание имеет следующую структуру:
- ссылки на пункты договора или другого документа, в которых прописаны основные обязательства сторон;
- просьба выполнить взятые обязательства;
- основные действия, которые будут приняты к стороне в случае невыполнения обязательств (указываются по мере необходимости).
Шаблонными фразами письма-напоминания являются:
Напоминаем Вам…
Ставим Вас в известность …
Обращаем Ваше внимание…
Считаем необходимым уведомить Вас…
Убедительно/настоятельно просим…
Требуем от Вас …
Мы настаиваем…
Если сторона сделки не реагирует на письмо-напоминание, ей отправляется письмо-предупреждение, где в более жесткой форме указываются санкции в случае невыполнения обязательств.
· письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-либо товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю. Написание письма-подтверждения сопровождается следующими шаблонными фразами:
Сообщаем Вам, что мы получили …
Подтверждаем получение …
С благодарностью подтверждаем…
ООО «Х» подтверждает согласие на… и т.п.
Подтверждаем предварительную договоренность или свое согласие на ….
Подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.
Например,
Подтверждаем, что оплата партии товара была произведена нашей фирмой в день поступления товара. Для подтверждения оплаты высылаем Вам копию платежного поручения. от №
Подтверждаем получение письма от № за подписью. Документы согласно письму высылаем до 1 октября 2003 года.
· письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
· письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
Например,
Уважаемый ….!
Фирма … приглашает Вас ознакомиться с продукцией, обеспечивающей удобство и безопасность труда, представленной на выставке «Экспо – 2003»
На стенде выставки такие изделия как:
костюмы для электромонтеров …….
Будем рады видеть Вас в павильоне № 4 -с 15 по 20 октября 2003 г. по адресу:
Подпись
Письмо содержит:
· ключевую фразу о приглашении
· точную и полную информацию о времени, месте и содержании мероприятия
· формулу вежливости, может быть просьба ответить, ссылка на доп. источник информации о мероприятии.
· письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;
Шаблонные фразы письма-просьбы
Обоснование просьбы:
- В связи с…
- Учитывая…
- Ввиду…
- Исходя из…
- В целях…
- На основании…
- Согласно…
- В соответствии с…
Текст просьбы:
- Просим Вас рассмотреть/предоставить/провести/сообщить/проинформировать/направить/ выслать …
- Обращаемся к Вам с просьбой…
- Просим Вашего содействия в…
- Просим Вашего согласия на…
- Также просим Вас….
об отправке в наш адрес
о предоставлении нам - в случае необязательности ответа
Если в письме содержится несколько просьб, то пишется
Так же просим
Одновременно просим Вас рассмотреть
В случае формального обращения за услугами, которые адресат обязан предоставить, обращение может быть опущено.
Особенностью является краткость письма, – как правило, не более 2-3 абзацев, четкость в указании просьбы, если допустимо, указание сроков.
Например,
заг. О предоставлении
финансовой отчетности
В связи с предстоящей аудиторской проверкой просим Вас направить комплект финансовой документации за 2002 год в наш адрес в течение января 2001 года.
Просим Вас подтвердить получение настоящего письма.
Подпись.
Но
Уважаемый господин Поляков!
Руководство нашей компании проявило большой интерес к продукции Вашей фирмы, ознакомившись в ее образцами на выставке «Поволжье-2002». Особенное впечатление произвели образцы малой сельскохозяйственной механизации.
В связи с изложенным прошу направить в наш адрес 3 экземпляра каталога по средствам малой с/х механизации. Желаемый срок получения – до 30 сентября с.г.
С уважением
Подпись
· письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;