Примерные шаблоны фраз для письма-соболезнования

Мы глубоко опечалены известием о … и хотим выразить искреннее сочувствие Вам и другим сотрудникам Вашей фирмы.

Примите, пожалуйста, наши искренние соболезнования по поводу …

Для нас было огромным потрясением известие о …

Хотим выразить нашу глубокую скорбь по поводу …

Мы были глубоко огорчены, узнав о …

Нам трудно поверить печальному известию о …

· сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п. Отдельного внимания заслуживает написание сопроводительного письма к резюме.

Сопроводительное письмо обычно начинается со слов:

Направляем Вам…

Высылаем Вам…

Представляем Вам…

Сопроводительное письмо также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблоны:

Просим подтвердить получение…

Просим передать…

Просим информировать…

Просим возвратить…

Просим руководствоваться… и т.п.

· Письма-ответы (отказы)

Логическая схема такая:

a. повторение просьбы

b. обоснование причины отказа

c. констатация отказа (согласия)

Письмо составляется в ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным. В письмах ответах используется принцип языкового параллелизма – в тексте письма ответа желательно использовать те же обороты и лексику, как и в письме просьбе. Ошибки переносить не следует. Отрицательный ответ должен быть обоснован. В случае отрицательного ответа, желательно указать адресату, кто и на каких условиях может дать положительный ответ, если автор такой информацией располагает. При отказах принято повторять просьбу в тексте письма

В ответ на ваше обращение с

Рассмотрев вашу просьбу о

Например,

Глубокоуважаемая г-жа Ясакова»

В соответствии с Вашей просьбой высылаю 3 экземпляра каталога продукции нашего завода. Буду рад, если это послужит дальнейшему укреплению взаимовыгодных контактов между нашими предприятиями

Приложение. Каталог продукции завода (раздел «Малая механизация» 3 экз.

С неизменным уважением

Подпись

По функциональному признаку деловые письма делятся на:

1. Письма-ответы – ответы на инициативные письма.

2. Инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью.

· Письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение).

· Письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя деловые письма делят на:

1. Циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно.

2. Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку деловые письма бывают:

1. Одноаспектные – рассматривают один вопрос.

2. Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре выделяют следующие деловые письма:

1. Регламентированные – составляются по определенному установленному образцу.

2. Нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления деловые письма могут быть:

1. Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.

2. Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.

3. Факсовые – отправленные по факсу.