Организация делопроизводства. Документ и система документации

Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по

Рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. От объективности, достоверности, оперативности и полноты информации зависят своевременность и правильность принятого решения. Важнейшим носителем информации, т. е. результатом отражения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека, выступает документ. Документ определен как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. История рассматривает документ прежде всего как исторический источник. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, т. е. он много-функционален.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.

Связывая процесс управления с документированием, следует отметить, что он включает такие основные документируемые операции, как: сбор и обработка документной информации; подготовка решения; принятие и документирование решения; доведение решения до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передача информации; хранение и поиск информации.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Документами называются соответствующим образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которые оформляют различные хозяйственные операции, правовые отношения и действия юридических лиц и отдельных граждан.

Корреспонденция – это совокупность писем и документов, предназначенных для оформления деловых (служебных) отношений, для переписки между предприятиями, учреждениями и гражданами.

Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Результатом документирования является документ.

Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. Эти функции отражаются в документах.

Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы:

- документы по общим и административным вопросам, т. е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью;

- документы по функциям управления.

Управленческая деятельность фиксируется в различных видах документов. Их можно разделить на группы:

1) распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы);

2) организационные документы (уставы, положения, инструкции);

3) организационно-распорядительные документы (протоколы);

4) информационно-справочные документы (справки, докладные записки, письма, телеграммы, телефонограммы и др.);

5) претензионные документы (претензионные письма, иски, жалобы).

Для выработки определенных принципов составления и оформления

документов, форм и методов работы с ними производится их классификация. Документы классифицируют по содержанию информации, которую они несут, происхождению, назначению, месту составления, исполнения и хранения, степени подлинности и ряду других признаков. Важнейшим классификационным признаком документа является его содержание. Согласно этому выделяют документы по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, планирования, бухгалтерского учета, подготовки и расстановки кадров, финансово-кредитным, внешнеторговой деятельности и др.

Документы классифицируют по различным признакам.

По способу фиксации информации: письменные (рукописные, машинописные, типографские, напечатанные на персональных компьютерах), графические, фотокинодокументы.

По содержанию: первичные, в которых фиксируются исходные данные, и сводные, в которых фиксируются данные из первичных документов.

По происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными.

По наименованию: приказы, протоколы, акты, справки, письма и ряд других документов.

По месту составления: внутренние, составляемые работниками данного предприятия, и внешние, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц.

По срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен.

По степени гласности: обычные, секретные и для служебного пользования.

По юридической силе: подлинные и подложные.

Что влияет на приобретение документом юридической силы?

1 Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими

документ, положений действующего законодательства.

2 Документирование предполагает соблюдение установленных правил

записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документа и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для

каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т. е. обязательных элементов оформления документов.

По назначению (стадиям создания): подлинники (оригиналы) и копии.

Подлинник – это документ, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный. Обычно это первый экземпляр документа.

Копия – это полное воспроизведение подлинного документа. Копия должна быть заверена подписями ответственных работников аппарата, а также печатью учреждения. На верхнем поле первого листа копии документа пишется слово «Копия». В делопроизводственной практике имеют место такие разновидности копий, как отпуск, дубликат и выписка.

Отпуск – это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя, которая изготавливается одновременно с подлинником.

Дубликат – это вторично воспроизведенный документ, целиком повторяющий подлинник (оригинал). Дубликат выдают взамен утраченного подлинного документа.

Выписка – это копия какой-либо части подлинного документа. При этом на документе пишется заголовок «Выписка» и указывается, из какого документа она сделана, его индекс и дата. Выписку подписывает уполномоченное лицо, затем ее заверяют печатью.

По срокам исполнения: срочные, весьма срочные, несрочные.

По количеству отраженных в них вопросов: простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).

По степени обязательности: информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации: индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носящие обязательный характер.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

По срокам хранения документы подразделяют на три группы: постоянного срока хранения, временного срока хранения (до 10 лет) и длительного срока хранения (свыше 10 лет).

Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации.