Реквизит «Текст документа»

Содержательная часть документа чаще всего бывает представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы или анкеты. Для служебных документов возможно со­четание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по

Стр. 33

основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и т.д.).

Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

§ краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

§ объективность и достоверность информации;

§ составление, по возможности, простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

§ структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;

§ широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:

> нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;

> точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);

> краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.;

> употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период..., направляем на рассмотрение и утверждение..., проверкой установлено, что...);

> ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);

> использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);

> безличный характер изложения текста;

> употребление специальных терминов;

> использование сокращенных слов;

> использование универсальных слов с неопределенным значением;

> исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);

> исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать) и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.

Наиболее краткой и наглядной формой изложения сведений в документе является таблица. Над таблицей помещается заголовок, отражающий ее содержание. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные

Стр. 34

именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны согласовываться с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатают только номера граф. Если таблиц в документе несколько, то над таблицей справа пишут слово «Таблица» и указывают ее порядковый номер (без знака №). В тексте документа должны быть ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Реквизит «Отметка о наличии приложения»

Если документ имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

Приложение: 1. Акт сдачи-приемки выполненных