Телефонограмма

Документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем

Наименование организации

ТЕЛЕФОНОГРАММА

00.00.0 №

Текст телефонограммы должен быть кратким и ясным. Нельзя употреблять длинные и трудно выговариваемые слова. В телефонограмме должно быть не более 50 слов.

Наименование должности Личная подпись И.О. Фамилия

Передала___________ Приняла_____________________

Время передачи 00.00.0000

Когда телефонограмму необходимо отправить в несколько организаций можно использовать следующую форму записи данных адресатов:

ЗАО»…» 223-77-88 ген. директору Иванову П.П. приняла ____________ время_________

ТОО «…» 111-33-66 исп. директору Петрову П.О. приняла _____________ время _______

И т.д.

Регистрация документов.

Регистрация – фиксация факта создания или поступления на форму документа путем проставления на нем регистрационного индекса с дальнейшей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов:

· централизованная

· децентрализованная

· смешанная

Регистрация должна быть однократной. Документы при регистрации делятся на группы:

· входящие

· исходящие

· внутренние

· контракты коммерческие

· документы с грифом «КТ».

Применяются единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов). Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу регистрации, начиная с 1 января по 31 декабря.

Входящие исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из:

· порядковый номер документа

· условное обозначение структурного подразделения или должностного лица

· номер дела, в которое будет подшит документ

Пример: № 88\01-05 или № 01 –05 –08 или № 01 –05\88, где 01-05 это номер дела по номенклатуре дел.

Для регистрации используются журналы или контрольные карточки.