Классификация документов предприятия

Дело – это совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в твердую обложку. Дела могут формироваться:

· по названию «АКТы». «Приказы по ОД»;

· по содержанию «Документы (акты, контракты, переписка) по поставке фарфоровых изделий за 1995 год»;

· по объектам, фирмам-контрагентам «Документы по совместной деятельности с АО «Успех» за 1995 г.»;

· по корреспондентам «Переписка с АО «Эра» по финансовым вопросам за 1995г.»;

· по грифу «КТ» или «Конфиденциально»: «Протоколы заседаний Совета
директоров за 1995г.»

Могут быть другие варианты формирования дел.

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела. Осуществляется в соответствии заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия или по классификационным признакам.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

· в дело помещаются документы, по которым работа уже проведена;

· документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенной копией;

· документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

· документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

· в дело включается один экземпляр документа;

· в дело не подшиваются документы, подлежащие возрасту или в черновики;

· документы внутри дела располагаются в хронологической или нумерационной
последовательности.

Составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это список заголовков (наименований) дел, заводимых на предприятии, с указанием сроков их хранения. В номенклатуру включаются все дела предприятия, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются научно - технич. документы и печатные издания. Номенклатура составляется секретарем-референтом, архивистом или специалистом, ответственным за работу с документами.

Наименование министерства Гриф утверждения

или ведомства

Наименование предприятия,

организации

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000 Индекс

На 200__________год

Индекс дела	Наименование дел	Количество дел (томов)	Сроки хранения и статьи по перечню	Примечание

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

По срокам хранения	Всего	В том числе переходящих
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого
Подпись