Регистрация исходящих и внутренних документов

Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются:

§ название подразделения, подготовившего документ,

§ исходящий номер документа;

§ дата документа;

§ адресат, т.е. название организации, куда отправляется документ;

§ краткое содержание документа;

§ фамилия исполнителя, подготовившего документ;

§ контрольная дата ожидаемого ответа;

§ ссылка на входящий документ, если документ является ответом;

§ номер дела, куда подшивается копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправляется по факсу).

Могут быть добавлены и другие сведения о документе, например количество листов» наличие приложений» номер бланка, порядок отправки и т.д.

Исходящие документы обычно регистрируются централизованно на участке отправки корреспонденции.

Внутренние документы часто регистрируются децентрализованно по группам в тех отделах, где создаются и оформляются: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии и т.д.

Регистрироваться внутренние документы должны в день подписания или утверждения.

При регистрации внутреннего документа заполняются следующие данные о нем:

§ порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;

§ дата документа (регистрации);

§ краткое содержание;

§ подразделение, подготовившее документ;

§ исполнитель;

§ срок исполнения;

§ отметка об исполнении (ход исполнения);

§ номер дела, куда подшит документ.

Как и в предшествующие формы входящих и исходящих документов, в форму регистрации могут быть добавлены другие данные: количество листов, наличие приложений и т.д.

Каждый вид документа регистрируется и нумеруется самостоятельно. Порядковый номер, присваиваемый документу в момент регистрации, переносится на документ. К номеру могут быть добавлены буквы. Например, к приказу по личному составу — «лс», т. е. личный состав, или «к» — кадры, к номеру распоряжения-буква «р»-распоряжение и т.д.