Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль можно разделить на два вида:

§ контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;

§ контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

§ фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;

§ проверка доведения документа до исполнителя в срок;

§ напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;

§ внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;

§ информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;

§ внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);

§ составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.