Принципы работы с документами

1. Организация работы с документами — организация документо­оборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

Совершенство организации работы с документами определяется:

• оперативностью перемещения документов внутри организации;

• качеством и своевременностью исполнения документов;

• эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

2. Документооборот — движение документов в организации с мо­мента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работ­никами предприятия. Объем документооборота зависит:

• от значимости организации;

• от ее функций и уровня решаемых задач;

• от связей с внешними организациями.

3. В документационном обеспечении существуют три группы до­кументов:

• входящие (поступающие в организацию документы);

• исходящие (отправляемые из организации документы);

• внутренние (документы, составленные в организации и исполь­зуемые во внутреннем управленческом процессе).

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение службой делопроизводства.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:

• составление проекта документа исполнителем;

• проверка правильности оформления проекта документа;

• согласование проекта документа.

Общими для всех групп являются следующие операции:

• рассмотрение документов руководителем (подписание — для исходящих и внутренних документов и резолюция — для вхо­дящих документов);

• регистрация документов;

• передача документов исполнителям;

• контроль исполнения документов;

• исполнение документов;

• подшивка исполненных документов в дела;

• использование документов в справочно-информационных целях;

• подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).

4. Основными принципами работы с документами являются:

• единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

• четкое разделение функций и обязанностей между работника­ми предприятия, исключающее дублирование документных опе­раций;

• современное техническое оснащение делопроизводства (офис­ные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная поч­та, средства малой оргтехники);

• целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);

• умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том слу­чае, когда это необходимо или установлено нормативными ак­тами).

В организации работы с документами должны быть предусмот­рены:

• инструкция по делопроизводству предприятия;

• образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;

• номенклатура дел предприятия со сроками хранения документов;

• должностные инструкции работников, устанавливающие обя­занности и ответственность за подготовку и сохранность доку­ментов;

• техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;

• методическое руководство службой делопроизводства работой с документами в структурных подразделениях предприятия;

• информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;

• назначение сотрудников, ответственных за организацию дело­производства в структурных подразделениях.