Порядок работы с входящими документами

1. Входящий документ — документ, поступивший, на предпри­ятие, в учреждение, организацию.

Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены:

• по почте;

• курьером;

• по факсу;

• электронной почтой.

Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секре­тарем-референтом или работником службы делопроизводства.

2. Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение (разметку);

• регистрацию;

• рассмотрение документов руководством;

• направление на исполнение;

• контроль исполнения;

• исполнение документов;

• подшивку документов в дела.

3. При первичной обработке осуществляют:

• проверку правильности доставки (адресования);

• проверку количества листов поступившего документа;

• проверку наличия приложения.

При неправильном адресовании письмо переадресовывается по­лучателю (отправляется на почту с припиской "Ошибка в адресе").

При отсутствии листов документа или приложения:

• ставится в известность отправитель;

• делается отметка на самом документе;

• делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание").

Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель.

При обработке поступающей корреспонденции необходимо со­блюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма:

• имеющие пометку "Лично" ("Private");

• имеющие пометку "Конфиденциально" ("Confidential"), если не имеет допуск к ним.

При предварительном рассмотрении входящих документов про­водится их распределение:

• на регистрируемые;

• нерегистрируемые документы.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи:

• руководителю предприятия;

• заместителям руководителя предприятия;

• в структурные подразделения;

• конкретным исполнителям.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в ор­ганизацию", который содержит:

• входящий номер документа;

• дату поступления;

• время поступления (при необходимости).

Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, ка­талогах и других сброшюрованных материалах.

Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наи­более важные и срочные документы.

Они складываются секретарем в специальную папку для по­следующей передачи руководителю. При необходимости к ним подбираются дополнительные материалы (предыдущая пере­писка, контракты, нормативные документы и т. д.).

Документы, не требующие принятия решения на уровне руко­водителя, передаются его заместителям, в структурные под­разделения, конкретным исполнителям.

При передаче документов заместителям руководителя или ис­полнителям указываются их фамилии или инициалы.

На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы дело­производства проставляется условное обозначение структурно­го подразделения, например: "ОР" — отдел рекламы или 05 — номер (шифр) этого подразделения.

Без разметки передаются по назначению документы:

• имеющие в адресе указание структурного подразделения;

• фамилию работника предприятия.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с до­кументом.

После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия.

Руководитель, рассматривая входящий документ, должен:

• определить исполнителя;

• дать конкретные указания по исполнению документа;

• указать сроки исполнения.

Эти указания оформляются в виде резолюции на самом доку­менте.

Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполне­ния), дополнительно заносятся секретарем-референтом в реги­страционный журнал.

С резолюцией руководителя документ передается ответствен­ному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколь­кими исполнителями одновременно секретарь-референт может размножить входящий документ и передать копии исполнителям. Отдельные важные или срочные документы руководитель мо­жет поставить на контроль.

Контроль исполнения включает проверку исполнения докумен­та с установлением промежуточных сроков и контактов с ис­полнителями.

Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.

На документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Затем поступивший документ подшивается в дело с примерным заголовком "Переписка с внешними организациями за 2003 г. по вопросам... (входящие)".