2015-07-04
1275
Выбор формы ведения делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота и т.д.
Существует 3 формы организации делопроизводства:
1. Централизованная. Документооборот маленький, поэтому все работы по делопроизводству выполняет 1 человек или одно подразделение.
Достоинства централизованной формы организации делопроизводства:
ü Освобождение основных структур подразделений от вспомогательных операций с документами.
ü Высокий уровень качества обработки документов.
ü Полная и равномерная загрузка работников.
2. Децентрализованная. Применяется при среднем документообороте. Делопроизводство ведёт каждое подразделение отдельно (самостоятельно).
3. Смешанная. Применяется при большом документообороте. При данной форме часть работ выполняется одним отделом, а все остальные виды работ выполняют структурные подразделения.
Достоинства смешанной формы организации делопроизводства:
ü Полная механизация работы с документами.
ü Рациональное использование технических средств.
В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления: машинописное бюро, копировально-множительный отдел, канцелярия, архив.
Основные функции службы документационного обеспечения управления:
ü Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования.
ü Разработка и внедрение рациональных форм документов, организация работы с документами с учетом ведомственной специфики.
ü Контроль за соблюдением стандартов на документы.
ü Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.
ü Регистрация документов и учетно-справочная работа.
ü Контроль исполнения документов.
ü Формирование, оформление и хранение дел, выдача их для использования.
ü Оформление, издание и рассылка документов.
ü Машинописное изготовление, копирование и размножение документов.
ü Контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.
